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文书档案立卷改革探析 1).1音H}-刍壤f.量毫z军.却午他昝穆?幺,安_事告一吩铷 ? 论坛? 实践活动中形成了许多种立卷方法.解放以后,我 国政府重视栏}案事业的发展.首先建立健全了文书 工作和档案工作制度.以保证各部门各环节的正常 运转;各级机关及基层单位先后建立了相应的档案 机构;砖续颁带了各种文书工作和档案工作暂行办 法,为档案工作的完善和发展奠定了基础.但经过 几十年的社会变迁.特别是1O年文革,档案工作遭 到不同程度的破坏.进人80年代,随着国家改革 开放的探人和工作重心转移翻经济建设上来.现代 化设备在办公领域的普遍应用,给档案工作带柬了 许多变化鉴于实践的发展,国家档案局在l98了 年1O月全国机关档案工作座谈会上.明确提出 机关及所属企事业单位档案工作进行整体建设的 综合化管理思想,并制定了《机关挡案工作业务建 设规范》.此后,全国各级各类机关以及所属企事 业单位广泛麦行档案综合管理的措施,并依据逸一 规范作为文书立卷的标准,使原有的管理方法与保 管模式都有了一定的突破.同时.在垒国大部分地 区开展了机关企事业单位档案工作自标管理考评 和达标升级活动,有力地推动了文书工怍和档案工 作的规范化与标准化. 进人90年代.随着办公自动化和计算机在挡 寨管理中的广瑟应用及国外档案工作思想的影响. 传统立卷方法的不足之处也就越加明显,以至于影 响到档案管理现代化的实现.出现了今后是否仍需 立卷的学术争论.于是部分中央国家机关和地方档 案部门先后开展了各种形式的调研和改革尝试. 挡案界权威人士曾明确提出.档案工作改革的方向 应该是适应计算机管理需要并最大程度保护文件 原始面貌,取消不必要的手工劳动和物力损耗.档 案实行文件级管理等要求.鄢么,文书立卷改革 应先从哪几方面人手呢?改革后与传统立卷有哪 些不同?孰优孰劣?本文就这些问题加以讨论. 一 ,突破案卷的概念,实行文件级管理 取滑寨卷概念.取丽代之的是.件的管理, - l2? 建立在实现计算机档案管理前提下的.更有利于档 案管理现代化的发展和档案管理向信息化方向的 转变. 我国幅员辽阔,各地情况千差万剐,目前多数 基层单位的档案管理还停留在复杂的手工操作上. 传统的立卷方法是将接同题或机构分类的文件材 料组成厚度不同的案卷.在各文件已有页码的情况 下,还要对卷内文件逐页蓦皇码以固定位置.要根据 三要素原则拟写案卷标题,在编写卷内文件目录 的基础上再蓦皇写案卷目录和备考表.使用卷皮和三 孔一线方法进行装订等等.虽然立卷的原卿方法 是统一的,但需要立卷人员有较高的档案专业知 识.有一定的实践经验,还要熟悉本单位的业务,即 使这样,因立卷人员的素质,观念,理解角度不同. 有时也会出现偏差.因此.传统立卷存在着人为的 因素,不利于提高案卷质量,立卷程序繁琐.短时间 培训难以掌握且浪费人力,物力 改革后的立卷方法,取消了案卷概念也就取 消了立卷过程中文件分类,组合等过程;保持了文 件以问题分类特征,再以文件形成的时间为排列依 据;保留文件原有页码.取消编藏,卷皮及案卷目 录.这种立卷方法放宽了对实体挡案形式上的要 求.真正做刊文书档案整理的简化,高教.激发了工 作人员的积极性. 二,随办随归,方便惜阅与利用 传统立卷方法是在文件办理完毕后第二年初 再立卷归档,这期间.文件都存放在各文件办理部 门.这就存在文件利用上的时闻空档,其它部门不 便于惜阅利用如果文件巳组成案卷,又出现或隔 年出现同一问题文件需要撵卷,邢/厶所在案卷就要 拆卷重新进行整理,组卷,装订,不仅大大增加了工 作量,对档案本身也损害较大.同时,传统案卷由 多份文件组成.而利用者很多时候只需要案卷中的 某一份文件.但因不能拆卷,栏}案部门只好整卷提 供,案卷较厚即不利于复印,也扳不利于文件问的 ? 论坛? 保密性.影响了档案的利用效果. 改革后的立卷方法,不局限于一年一立卷,随 办随归,随时可办理借阐,更不存在插卷,拆卷和再 装订的过程.减少了重复劳动,单份文件提供利用 时更加方便.也利于复制和文件之间的保密性. 三,立卷方法立足于计算机文档一体化管理的 需要 传统立卷方法是建立在手工操作基础上的.就 文件检索而言,手工检索不易确定所需文件到底在 哪个案卷内,既要查拄案卷吕录,又要查找卷内文 仲目录,工作量大,效率不高传统案卷如果用计 算机检索,采用案卷级.堋文件级的检索方{去,既增 加丁数据录^壁叉影响检索速度,而且手Ⅱ用者在 进行计算机检索时如没有档案人员的指导,根难 检索到自己所需要的文件另外,传统的立卷方法 和管理形式使档案:理软件的设}趋于复杂,文稿 一 体化汁算机辅助立卷诅难实现直接影响丁计葬 机在档案部门的迅速普技和应用,也不利于挡案佶 在计算机网络上的推r应埘,更谈-6亡办公向动 化与档案管理的