以质量管理的体系审核为抓手助推H市烟草公司基础管理水平提升.docVIP

以质量管理的体系审核为抓手助推H市烟草公司基础管理水平提升 　　【摘 要】H市位居山东省西南部，经济发展水平相对落后，基础管理在全省相对薄弱。山东省烟草公司通过对H市烟草公司开展质量管理体系全过程审核，助力解决H公司存在的部门职责不够清晰、目标管理不够到位、持续改进乏力等实际问题，切实提升企业基础管理工作水平。 　　【关键词】基础管理 质量管理体系 审核 　　H市位于山东省西南部，苏鲁豫皖四省交界处，属于山东省经济欠发达地区，基础管理水平在全省相对薄弱。我们选择采用质量管理体系二方审核方式（由上级单位对其进行审核），对H市烟草公司开展基础管理水平提升方面的专题审核。 　　一、审核基本情况 　　为了全面了解H市烟草公司的基础管理状况，我们精心策划了审核方案，设计了涵盖市县两级所有业务管理过程的44张检查表，明确了审核流程、审核依据、细则、分工、路线、抽样方式等内容，确保审核人员思想高度统一、步调一致。2013年8月19-21日，由山东省公司业务主管部门负责人带队，相关业务部门参加，并抽调全省直属单位业务骨干，对H市公司进行了为期三天的体系审核。审核组以分层随机抽样为主要原则，采取与单位主要负责人、分管领导、各部门负责人面谈、到部门现场查阅痕迹化资料、查看关键工作岗位人员现场操作等方式。 　　二、审核中发现的主要问题 　　（一）制度管理方面。H市烟草公司在制度管理中存在一些问题：一是合规性方面，个别制度文件与上级要求不一致，未能将上级规范性要求完全转化到企业内部制度中，给执行带来风险。二是覆盖度方面，个别制度不健全，对某些关键业务环节存在管理盲区。三是协调一致性方面，存在大量文件交叉、重复现象，或者不同文件对同一事项的管理要求不一致，给执行带来不便。 　　（二）制度执行方面。审核中发现，H市烟草公司存在制度执行不到位的情况，给规范经营、规范管理带来风险。例如：1.营销方面，抽查2013年某日客户订单，两例订单均为当日订货突破300条的“双超”（单牌号超限量、单次订货总量超限）订单，但未见内管派驻办及分管领导的超限量审批证据，不符合《卷烟采购与投放管理办法》第二十条的规定。2.物流方面，查看配送中心仓储及分拣现场，发现卷烟暂存区存放已打码但未送达客户的卷烟，有些时间已经超4个月。3.采购方面，抽查2013年计划内采购项目，某项目采购金额由5万元变更为35万元，采购方式由公开招标变更为询价，采购金额变更理由和采购方式变更理由均不充分。 　　（三）职责管理方面。审核发现，H市烟草公司个别部门职责不是特别理顺，存在缺位、交叉、与制度要求不一致的情况。以综合信息科为例，该部门有17人，人员职数为全省同类科室中最多，但该部门职责中缺失经济运行、价格管理、数据统计和设备管理4项职责。 　　（四）目标管理方面。概括起来，H市烟草公司在目标管理中存在四类问题：1.目标设定缺乏引领作用，对战略支撑作用不足，部分目标值低于去年完成值，并且未进行测算，没有充分理由支撑。例如：物流中心2012年分拣差错率为0，2013年该目标设定为0.5‰，2012年设备完好率为100%，2013年该目标设定为96%。2.目标分解不到位，部门级目标不能支撑公司级目标实现。3.目标测量不准确，目标结果失去意义。例如：市场净化率目标2012年完成情况为100%，但同时符合国家局、公安部标准的网络案件9起，从这个数据反映，净化率100%的测量值不合理。4.目标持续改进不到位，对未达成的目标没有进行有效的原因分析和针对性强的改进。 　　（五）持续改进方面。审核中发现，H市烟草公司在内部审核、绩效管理、管理评审方面还存在覆盖度和深度不够的现象，问题整改的闭环管理有待加强。 　　三、对策和建议 　　（一）进一步明晰管理职责。清晰的管理职责是企业各项经营管理工作开展的基石。建议H市烟草公司根据审核意见，仔细研究上级对口部门职责和公司管理现状，对不适用、不顺畅的职责进行梳理和调整，修改相应部门职责及岗位说明书，职能部门调整体系文件相应职责、权限内容及制度要求，保证职责清晰，不重、不漏、不交叉、接口顺畅。 　　（二）进一步加强目标管理。建议H市烟草公司重点关注目标体系设定的合理性，使公司级目标有效支撑企业战略落地，部门（单位）级目标结合职责合理分解，有效支撑公司级目标达成；关注目标体系的优化整合，结合对标促目标，接轨考核促落地；关注目标体系的测量分析，职能部门对测量结果的真实性负责，必要时改进测量方法，以准确反应企业绩效和服务质量；关注目标体系的定期评审，对未达成目标要进行重点分析，提出有效改进措施并验证效果，以目标改进带动企业管理水平提升。 　　（三）进一步优化制度文件。建议H市烟草公司在文件全面性、合规性、一致性和有效性方面进行专项培训和评审，下大力气进