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商务合同管理平台建设的研究 　　摘 要：采取问卷调查的方法，对公司各相关部门提出需求最关心的业务贡献值、信息化实现难易程度以及其他信息系统关联的必要性等作了统计分析。广泛听取公司各合同承办部门合同管理相关流程及程序的现状、存在的问题及建议的改进办法。通过优化和完善合同管理相关流程和程序，建立符合公司实际业务开展的商务合同管理平台。 　　关键词：商务合同；管理平台；建设 　　商务合同平台建设通过规范程序和业务流程，达到实现合同管理工作信息化的目的，从而推进公司管理方式由粗放型向集约化、精细化转变；平台的建立能够全面提升企业管理水平，提高业务标准化和合规化，同时也能够满足集团管理提升活动的工作要求。商务合同管理平台建设总体实施方法策略为集中部署、稳步推进；符合实际、自主开发；团队人员固化稳定；重点部门业务约谈；流程梳理；关注应用、质量优先；业务测试全面；培训层次合理、培训对象精准。平台的研究目标是建立公司标准化、规范化的商务合同工作流程和工作表单，以信息化手段搭建统一的商务合同管理平台，提升公司商务合同管理效率和业务水平。 　　1 公司的商务合同管理工作存在的问题 　　首先，公司合同管理工作由商务部门、采购部门、建造部门和办公室按照各自业务分工分别承担，各个合同承办部门的工作接口、职责分工不够清晰，尚待进一步梳理及明确；其次，各个合同承办部门分别建立各自的合同管理台账，数据库结构不统一，不利于公司决策层和管理层全面及时地了解公司合同签订及执行情况；此外，各个合同承办部门对合同收入支出掌握的信息不对称，例如资金支付到账情况、项目业主资金审批和拒付情况等信息分别由不同的部门掌握，信息交互效率低下，有时为了对账花费大量的时间和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，产生大量的纸质文件，费时费力，容易出错，急需合同管理信息化手段，提供强大的标准化定制流程，并对合同执行状态进行实时监控。 　　2 研究内容 　　（1）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程 　　梳理公司商务合同相关程序、建立标准化的工作流程旨在明确合同承办部门及相关部门的职责和接口，全面完善合同管理制度。清晰的业务职责，健全的管理程序是建立合同管理系统的基础。通过分别与各个合同承办部门进行面对面访谈，并组织相关部门召开专题研讨会，从而明确相关部门的管理职责，细化实施细则，提高管理程序的可执行性。例如明确各个合同承办部门的业务范围；各合同审批部门的职责；细化合同类型分类标准，完善合同类型分类实施细则，确保合同分类准确等等。通过访谈和研讨，同步完成相关管理流程和程序的新增或升版，从而建立合同管理平台的纲领性程序文件和具体实施文件，完善合同管理制度，使现行程序体系覆盖合同全过程各个阶段的管理内容及标准。例如将合同执行过程中的合同中止、合同解除、合同争议等内容纳入合同制度，并优化合同签约及审批授权制度等；统一合同管理业务表单格式，提高标准表单的使用率；统一合同评审会签表、合同付款申请表等业务单据格式；建立标准合同模板库，提高标准合同文本的使用率等等。 　　（2）以信息化手段搭建商务合同管理平台 　　以信息化手段搭建商务合同管理平台旨在根据合同管理流程和程序以及实际业务特点建立开发合同管理系统。在对业务需求进行详尽调研，认真组织讨论的基础上提出平台建设思路，配合技术人员完成需求分析、软件选型、项目开发等工作，达到信息化管理目标：实现合同全过程、全生命周期管理，覆盖合同准备、合同订立、合同执行及合同关闭各个环节工作；规范固化合同管理业务流程，加强合同执行监控防控风险；实现合同数据多维度快捷查询、统计与分析，为领导决策提供有效支持；实现与公司相关信息系统如财务系统、采购系统、门户系统、文控系统、各成员单位合同相关业务系统等的有效衔接，确保信息共享、数据同源；统一规范管理合同数据，一次管理重复使用。 　　（3）明确商务合同平台的使用责任，加大培训宣传力度 　　培训的成功与否是合同管理系统能否成功上线的关键因素。培训工作首先将系统用户进行细分，然后针对不同层级的用户进行深度培训，从而最大程度确保各层级的系统用户都可以有针对性的了解系统设计理念并熟练操作系统。通过定期组织培训，在公司及项目部营造了学习和使用商务合同平台的良好气氛，亦有助于提高员工的合同意识。 　　3 研究成果 　　（一）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程 　　（1）合同管理平台信息化总体需求分析 　　从问卷调查反馈的统计结果来看，各个合同承办部门普遍认为，尽早实现合同管理平台的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申请/支付管理信息化对工作效率提高最显著，对业务增值贡献最大，也较容易实现，同时也是上线需求最迫切的两项业务，希望合同管理平台的操作能够较为简捷，方便查找和使用。