浅谈水利档案管理工作.docVIP

浅谈水利档案管理工作 安徽建筑2011年第5期(总180期) 浅谈水利档案管理工作 OnManagementof,WaterConservationFiles 万瑾(安庆市花凉亭灌管删局,安徽安庆246400) 摘要:水利档案是水利部门在水利建设与管理等日常活动中形成的具有查考价值的,应当归档保存的各种文字,图表,声像等不同形式的历史记录, 故好这些资科的收集和整理工作,对促进水利基本建设,保障其正常运行,具有十分重要的作用. 关键词:档案管理;归档;保存 中图分类号:G271文献标识码:C文章编号:1007—7359(2011)05—0215-02 0前言 化凉亭灌区续建配套节水改造工程从1999年到2011 年问,大约10个单项程项目已伞部竣,作为一项大型水利 J程,从项,审.ff[,设计到升建设,形成了大量的档案资料, 做好这些资料的收集和整理工作,对促进丁程建设,保障渠道 的运仃和管理,具有卜分重要的意义今年中央一号文件《关于 加快水利改革发展的决定》的台,必将大兴农田水利建设,水 利十当案数量也将会不断增加,急需高素质的专业人上进行有效 管理?水利程档案产生于整个水利基本建设全过程,它历史 地真实地记录了人类改造自然,利用自然资源,兴利除害的全 过程,建完善,系统的水利:【:程档案,对T程建成投产后的管 理,运行,养护,维修,改建,扩建等技术E作的决策,设计起着 重要的凭证和依据作用,对其它工程也起着借鉴与参考的作 用.因此,做好水利工程项目档案T作是着力于眼前,受益于千 秋的犬事 1水利工程档案的特点 水利l一卡,j_i案形成周期长,档案种类多,数量大水利r 程建没经过项『_=l建议,可行性研究,勘测,设计,施准备,施 , 竣r验收,投产使用等多个阶段,在其设计周期内,由于受 资金,技术,施I条件等索的影响,多数项目均需跨年度实 , 这种没计周期的跨年度性给档案管理带来一定难度.~I-L#I,, 水利t狂常常由多个单项程组成,建设周期,投资大,要求 高:因此,在整个呈建设叶I形成的档案种类多,数量大. 2水利档案的价值 水利位是第一手水利资料的记载单位,所掌握的水利 资料是最原始的.水利单位在自身的建设,管理活动过程巾,必 然会产生和形成一些值得供后人查考和取证的各种内容和形 式的材料.这材料是其他单位难以全衙掌握和了解的.因而, 水利单位掌握了第一手水利资料后,并把这些资料整理保存起 来,就会成为该单位最齐备,最宝资的水利资料.在搞好资料收 集,整的基础|,特别要重视这方面资料的鉴定,JJⅡ[,并调 整收藏结卡勾,提高档质量,为开发利用创造重要条件.同时, 水利单的档案具有多疗而的作用一是对水利单位日常f作 起查考作用一水利单位可借助档案,在拟汀汁划,总结作,水 政执法,水利上程设计等厅向作查考凭据:二是在防汛抢险 f『寸期,可借助档案,详细了解历年来的水悄,雨情及水利_I:程的 收稿日期:2O11-06一f】! 状况,为领导决策提供参考.三是在进行水利方面的学术研究 时,可借助水利档案,参考前人所记载的丰富的历史资料,可更 好,更快地取得研究成果.四是通过查找档案,不但能掌握准确 可靠的资料,而且可以节约开支,减少不必要的支出,创造出更 大的经济价值.五是水利档案不仅可以真实地记录水利工程建 设的历史面貌,而且还是全面鉴定工程质量,查明事故原因,追 究事故责任的依据,更可为后人在工程使用,维护,改扩建方面 提供必不可少的依据. 3目前水利档案管理工作中存在的问题 3.1对档案不够重视 一 些单位没有完善健全的档案管理制度.只重视技术工 作,忽视档案管理,档案资料流向制度不健全,使得工程建设中 技术,施工人员调动,变更,出现人走档案走,人走档案没人管 的现象;对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度,对工程档 案专项执法检查工作也没有抓起来;在制度建设,人员配备及 装备投入上都有待于提高. 3_2归档不够及时 水利工程档案不同于一般企事业单位档案管理,从档案 的搜集到归纳整理都具有不确定性.水利工程形成的文件材料 涉及而广,内容繁杂,涉及部门和人员多,经历时间长,稍有疏 忽,就可能遗漏.而小型水利工程大多施工要求急,建设周期 短,形成的文件数量不多,不易引起档案人员的足够重视;加之 施工人员组成复杂,往往造成工程任务难完成;临时机构解散, 而档案材料也随之消失. 3.3档案管理人员非专业化 在水利工程建设中,缺乏专业档案管理人员.档案人员大 都是临时抽调,没有经过专业培训,且兼职现象多.档案人员只 是被动地从工程项目负责人员那接收,移交过来,往往是有多 少接多少,存在着内容缺项,漏项,签章手续不齐,隐蔽工程验 收记录不准,整理不规范等现象. 4对策与建议 4.1制度建设 严格执行责任制,树立全员档案意识,认真抓好档