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第十三讲 项目的监测跟控制
第十三讲 项目的监测与控制
什么是项目控制
计划、监控的比较
项目计划的主要目标是要设定项目目标和方向,分配资源、预见问题以及确定一些激励措施。
在项目的监测和控制阶段,首先要做的工作是指导项目符合目标,就是根据计划对目标和方向进行设定,尽量使项目进展朝着项目计划所确定的目标和方向前进。其次是有效利用资源,进一步提高资源的使用效率。在计划阶段是预见问题、预测问题。在实施阶段是判断问题、纠正问题,对计划要做一些适当变更,使之更好地完成项目目标。在计划阶段我们做出了一些关于团队建设,关于员工激励的方针和措施,在实施阶段就要贯彻和实施这些措施,对员工做出的贡献给予积极的奖励和鼓励。
两者对比如下所示:
计 划 监 控
设定目标和方向 指导工作符合目标
分配资源 有效利用资源
预见问题 纠正问题
激励 奖励贡献
与项目控制有关的问题
1.项目特征
项目本身的特征、大小不一样,则项目的控制难度有所区别。如果是开发一个系统,系统结构、复杂程度不同,则采用不同的控制手段。
2.项目团队
团队的经验以及工作技能、熟练程度与项目的监控有很大的关系:如果项目团队成员对项目工作比较熟悉,在实施当中,控制就显得不那么重要,有些工作依据过去的经验就可以开展;如果项目是个全新的工作,过去从来没有过经验,就要对项目进展加以控制和监测。
3.公司文化
公司本身的传统或者工作习惯、组织的稳定性,都与项目控制有关,也就是采用什么样的控制策略、控制手段,与项目特征、项目人员的经验和能力以及组织本身、公司的问题有关。
4.风险管理
在控制当中,有一个很关键、重要的问题就是对项目的风险管理。风险包括:
_Personnel shortfalls个人错误
_Dynamic requirements需求变化
_Externally provided components外部因素
_Real-time performance 实时绩效
_Development开发
_Unrealistic estimates不切实际的估算
在项目实施过程中,这些问题都可能显现出来,必须按照过去计划中的一些既定方针采取有效的对策,对新出现的问题采取一些新的应对措施和应急计划。
项目的监测和控制过程
监测的过程
1.评价实际和计划的完成情况
项目是不是按计划完成,有什么偏差?该检查的完成情况包括工期和成本,即成本预算和实际花费是不是相符合。
2.检验技术指标的正确与否
检验技术指标正确与否包括质量指标、技术要求,检验它们是否和工作说明相一致。
3.需求和变更批准
在项目实施当中经常发生需求变化,由此产生了一系列变更。需求和变更需要按照正规的程序来展开,而不是随随便便地改变需求和进行变更。
4.工期进展与项目要求相一致
无论是需求变化还是其它因素引起的变更,都要求工期进展情况以及资源使用情况符合项目的计划要求。如果变更对项目目标,如工期和预算有较大影响,这时候需要经过慎重的评审之后,修正项目的基本计划,按照监控手段来实施变更。
5.监视资源的使用
另外,还需要对资源进行监控。主要是对一些绩效标准,包括技术指标、预算成本、工期和资源的需求数量,进行统计估算、比较和评估。在比较的同时,需要将绩效与计划做比较,在比较的基础上预测项目总成本和工期是否符合项目的预期目标。如果产生比较大的偏差,就需要采取适当的纠正行动或进行调整。
6.成本监控
成本监控是为了核实成本支出与项目计划是否一致,如果不一致,就要判断怎样才能消除偏差。
监控策略
在控制过程中通常采用这样几种策略:
1.职责分配
用明确的职责分配表来明确每个人在项目过程中的责任。无论是出现什么偏差,都可以落实到每个责任人身上。这样便于对偏差以及产生偏差的原因进行追溯和项目分析。
2.预算(Budget)
项目预算是项目监控策略的一种,现在通常采用挣值(Earned Value)管理法作为预算的主要控制手段。
现在的控制方法和过去传统的控制方法,两者之间的主要差别是:传统的控制方法往往只是停留于分析偏差产生的原因,显示偏差产生的数量,但是往往缺乏对工作情况的跟踪。现在的控制方法是一个动态的、连续不断的跟踪过程,从项目启动到项目结束,做一个全面的生命周期的集成或者整体的控制,它的分析不仅仅是看一些静态的指标和数量,同时也考虑项目进展本身的一些特性,通过连续动态的控制就能发现问题产生的真正原因。
项目成本监测
成本控制和监测是分不开的,要进行有效的控制,必须要有一个经常性地持续不断地监测,这个监测包括成本的检测、工期的检测和
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