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關貿第 1 期電子報 Topic Story ：家樂福電子發票成功案例 流通業的激烈競爭使獲利逐漸降低， 業者無不竭盡所能地提高供銷、運輸或庫 存的流程效率，以增加或維持一定的 企業獲利。隨著科技的日新月異，網際網路 迅速又經濟的資訊傳遞功能，在上述流程中開始扮演要角，使得處理大量資料不 再麻煩 ，反而更能精確掌握貨物與單據的流通進度。而談到單據傳輸ｅ化，其中 的「電子發票」便是近年政府積極推動的項目之一。 傳統紙本發票的管理成本高 ，又不易掌握時效，若能透過網際網路來傳輸具有 法律效力的電子發票 （e-invoice），除了不需再郵寄發票紙本外，更可省下發票 的倉儲 與郵寄成本，並且透過電腦自動勾稽，減少會計人員查核、對帳、郵寄等 作業時間，系統並提供 24 小時即時查詢，真正達到 「無紙化」發票開立作業 ， 解決ｅ化最後一哩（ last miles）。目前關貿網路在推動電子發票作業已逐步有 顯著成果，尤其在上述提到需要大量發票往來的流通業 ，已有家樂福、名佳美、 台灣菸酒公司、等業者，相繼採用關貿網路的系統進行發票 ｅ化。 以國內目前台灣量販業者龍頭家樂福為例，正是一個運用網路科技將買賣雙方 緊密結合的成功案例。關貿網路目前提供家樂福電子訂單與電子發票解決方案， 已成功協助家樂福降低成本 ，提升競爭力 。 全球總部的ｅ化政策 台灣家樂福走入發票無紙化 家樂福公司組織系統部，是該公司負責電子訂單與電子發票建置的部門。專案 經理張游敏表示，決定導入電子發票，是法國總公司的全球決策，尤其國外已實 行ｅ化的地區，在成本管控與效率提升都已看出實際成效，總公司便指示亞洲地 區發票量最大的台灣，即刻著手電子發票作業，並開始尋找資訊服務的合作伙伴。 在幾經尋訪並評估多家資訊服務業者後，家樂福決定與關貿網路建立合作夥伴 關係。 關貿網路負責家樂福電子發票的專案經理李啟志表示，在導入電子發票之前， 家樂福早已採用關貿網路的電子供應鏈管理服務 ，利用網路讓家樂福的供應商快 速下載訂單與訊息公告作業，幫助接單更快速 ，出貨更順暢。 於是當家樂福再次 決定與關貿網路合作導入電子發票系統，可說是踏在過去的基礎與了解往上提 升，互動更是具備效率。 從電子發票系統建置，到輔導上線，在 94 年第四季開始，關貿網路便開始提 供密集的教育訓練，讓家樂福的供應商對於電子發票得以上手。推廣訓練迄今， 家樂福1,300餘家的供應商中，已有超過 7 成是利用網路與家樂福進行發票往 來，家樂福也計劃在今（96）年要求供應商全數上線使用電子發票。 電子發票使得資訊掌握更精確 成本更節省 導入ｅ化過程，張游敏認為是順利的，尤其關貿網路本身具備報稅背景，對於 會計制度與開立發票等專業知識熟稔，雙方的溝通非常快，彼此很容易了解需 求，立即進入執行；關貿網路在網路報稅的專長是很大的加分，讓他們不只提供 資訊服務而已。 張游敏說，在教育廠商上線使用電子發票的初期，因為對電腦操作不熟悉，的 確有一些廠商表示抱怨；但在關貿網路與家樂福共同合作推動與教育訓練輔助 下，供應商漸漸操作上手後，也開始感覺到電子發票的美妙！例如，以前廠商必 須花很多時間收集訂單，連繫各分店，現在運用電子訂單與電子發票後，廠商可 省下大量的時間與人力，也可以精確地知道家樂福是否已經收到發票，請款流程 走到哪裡，對於各分店的供貨情況也能快速掌握。 而對家樂福來說，最大的好處就是省下驚人的倉儲費用！張游敏指出，家樂福 在倉儲費用下降的幅度非常的高，以前大約每個月有 100箱的單據需要保存在倉 庫內，自從導入電子發票後，每個月只有 30箱左右。此外，以往負責要配送或 校對發票的人力，也從至少1.2個人，降低到現今約 0.6 到0.7個人，此部份的 人力節省，在新設立的家樂福分店最能明顯看出。 處理紙本發票的大工程變簡單了 家樂福以前光處理供應商寄來的發票，就是一個大工程。每天從上千家供應商 寄來的發票，即使是掛號信，都是以大麻布袋送到家樂福，家樂福不可能一一對 照供應商的發票是否順利寄達，每次也只能向郵局簽收：「已收到兩大袋」的發 票，但裡頭是什麼？誰寄來的？事實上並不清楚。在這樣傳統的發票管理之下， 難免在流程中出現疏漏；導入電子發票後，可說完全改善了無法掌控發票的問 題，還另外省下分送發票的人力。您能想像過去家樂福需要特別安排人力，將每 天寄來的發票分類，且交送給所屬的會計人員，才能進行核對嗎？導入關貿網路 的電子發票系統