现代秘书人员工作能力.pptxVIP

现代秘书人员的工作能力 小 组 分 工 案例分析 能力分析 能力分析 综合归纳+PPT 案 例 秘书小林已与张三约好，今天下午2点陪总经理去登门拜访他，商谈明年双方合作的事。正准备动身，值班秘书来电话，说李四来访，正在接待室。而眼下总裁办主任不在，且一时也联系不上，没法向他请示，现在已经1点半了，小林应该怎么办？ 分 析 主动性和判断力 沟通表达能力 组织协调能力 1、给张三去电话，推迟或者取消约会；或向李四解释清楚，改日登门拜访； 应 对 4、在处理好这些问题之后，充分估计取消或推迟约会造成的各种后果； 应 对 What 按秘书人员的工作内容划分 办文 办会 办事 1.处理公文 2.起草文件 3.综合情况 4.处理信访 5.承办会议 6.协调联络 7.信息调研 8.督促检查 9.公务接待 10.机关管理 能 力 一 览 最重要的？ 能 力 一 览 秘书有不同的分类 Examples…… 对某些问题有独到的见解，向上司或有关业务部门提出建议； 探索管理事务时更简便的方法；如达到会议目的前提下简化会议流程； 协助领导判断各部门汇报材料内容的充实或简便与否； 把一些日常工作程序化，最好是制定一些部门内的规章制度。“九段秘书” 在 创 造 中 提高 秘书要做到九段才算成功 1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 递资料 帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作 做提醒 递资料, 把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备 审资料 递资料,排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交 汇工作 递资料,排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来 做分析 递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建议 帮汇总 递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排 追措施 递资料, 做提醒，审资料，汇工作，分析工作结果、给出建议，汇总领导工作结果及工作计划，并下发领导修改完成的工作，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导 追结果 递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总工作结果、工作计划，下发领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导 做流程 把上述过程做成标准化的“秘书”工作流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把工作的结果做到九段。 结果意识强化 结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。 思 考 谢 谢