第七章节组织知识的存储跟利用.ppt

第七章组织知识的存储与利用 组织知识存储的主要问题 在员工方面 员工不知道要记录存储 员工没有意愿去存储 员工没有能力去存储 在组织方面 组织忽视知识存储的重要性 组织没有专人负责管理知识的存储 知识重新归零的问题 所谓重新归零并舍弃经验（Unlearning），就是认为当知识在面临一个新环境的挑战时，应把过去习惯的工作方式与经验尽量地排除遗忘。 离职员工的知识存储 离职员工知识的外化：当一个具有重要知识的员工即将离职时，组织应安排包括主管及其下属和一位知识搜集专家进行一个深度、开明、融洽及具有建设性的访谈，将这位员工所把握的重要显性知识（包括文件、协议、系统流程）和隐性知识（例如重要项目的经验和教训）仔细明确地记录下来。如Skandia公司就利用录像与录音的方式进行访谈和知识存储。 建立离职员工的人际网络：对于有重要知识的离职员工，组织可以聘请其为顾问式讲座；聘请其兼职处理特殊的事件；维持密切联络的人际网络。 （2）组织知识选择的评估准则 在知识支持的方向上 如对价值命题、核心能力、SWOT的知识缺口等 在知识特性的选择上 创新、独特并有潜力特性 最佳实务或最佳标竿且为外部无法获取的特性 重要、困难与创意的特性 成本效益的分析原则 由决策的成效来估算知识的价值 由这个决策成功所获得到的效益来评估这个知识存储保留的价值。 由员工的离职来估算知识的价值 造成对外的人际网络因此断绝，所增加的时间等之成本。 使得项目团队因此找不到所需要的知识，所造成的损失。 使得项目团队因失去这个成员成熟的特殊专长，产生运作困难所发生的成本。 主要顾客因这个人脉的丧失而流失所发生的成本。 当由不同生产线所获得的最佳实践与组织的既有知识有矛盾冲突现象时，或者两个数据库专家的问题解决方案不一致时，再者某些知识的利用并不适用于本机构的文化或理念时，这些问题都在净化（Cleaning）与汇总整理后才能进行存储工作。 此外还可建立一套适用于全公司共同标准的关键名词与用语，即知识的标准化（Standardization）。 如Monsanto公司为了防止全球不同地区各部门对于产品、物料、顾客及一些专用名词定义上的不一致。沟通混淆和误解的问题，建立了全公司的共同标准定义，以利于在同一标准上共享知识。 （2）知识价值的提升 提升知识的价值，指知识的附加值（Value Added）。 对于一些设计蓝图、财务报表、程序手册等显性知识，由专家在这些结构化的知识上加以注释应如何运用、有何含义，并提出分析看法。 如Monsanto公司对于数据库内的一些金融资料，由金融财务专家为这些资料注解所代表的外部环境变化的含义，及对本公司的经营有什么影响，让用户从这些文件中获得更有价值的知识。 7.4 组织知识库的设计 组织在知识管理中，最核心的工具就是知识库 Knowledge Base，KB Knowledge Repository，KR 存储格式：是指此知识单位所存储的媒介与类型，如文件档、设计蓝图、电子档。 呈现类型：是指文件呈现的方式，例如是一个手册、备忘录、最佳实践、项目报告、年度财务报表、新闻稿或外部竞争分析报告等。 相关的产品与服务：是指此知识单位所相关的产品与服务。 时间：该知识单位开发创造的时间 版本：这份文件是否为最新版本，还是原始版本 存储位置：这个知识单位目前存储在哪个地方（Location） 作者：该知识单位的作者、负责人或部门，有助于用户有问题时联系相关负责人，或负责人应负责该知识的质量与更新维护。 3 知识文件的分类存储 （1）知识文件的聚类分析（Clustering Analysis） 利用文本挖掘（Text Mining）的技术对不同的文件归类： 主要词句的抽取：先将文件内主要词句抽取出来（例如一篇新闻稿中的人、事、时、地、物等），去除掉一些主语、介词、形容词和副词等之后，再将文件转换成数十或数百个主要的词句（Term）。 词句权重的设置：根据词句出现的位置、频率和距离而给予不同的权重比率，如一篇文章中电子商务出现的频率非常高，且时常出现在内容的摘要中，因此电子商务这个词句的权重比例就会非常高。 文件的分类：文本挖掘根据主要词句出现的不同权重寻找出最类似的词汇群体，按照其权重比例顺序最相同的文件汇集成不同的群体。 3 知识文件的分类存储 （1）知识文件的分类 利用人类专家已分类好的结构（Taxonomy Schemes），由电脑将“新输入”的文件扫瞄过后，自动地将其“归类”到“最适当”或“最类似”的群组，其主要的步骤如下： 专家的分类：即先制订出一些标准范本。如专家先将部分产业电子化文件阅读后进行分类，如分为销售自动化、供应链管理、企业资源规划等。 机器学习：电脑由分类好的文件中找出