商务技能（二）公文写作..doc

商务技能（二）公文写作 文书礼仪涉及各行各业的礼仪规范，是职业交往中必不 可少的关键环节。在特定的时间内，及时准确的礼貌文书， 可以表现个人及企业的良好风范。文书礼仪还包括一般的书 信礼仪，对个人而言，这体现了其基本的文化素质。因此， 无论从事什么职业，都应该了解文书礼仪，在纸面上做到礼 貌周到、有礼有节。 一、公文的含义 公文，即公务文书的简称，属于应用文。它是一级机关 在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材 料。 公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等 在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中 的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和 商洽国家事务的一种工具。 公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令 作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作 用、交涉作用，等等。 公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③ 催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷；⑧ 销毁。 、公文的分类 公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。 通用公文按行文方向分为上行文、平行文和下行文；按 流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文；按 性质 分为党内公文、行政公文和社会团体公文；按发文性质分为 问文和复文；按内容处理要求分为参阅性公文和承办性公文; 按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机 密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按 特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知 照性公文和记录性公文。 通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。 根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》 规定，行政公文种类包括以下13种：命令、决定、公告、 通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要。事务公文包括：计划、总结、调查报告、领导讲 话稿、典型材料等。 专用公文指具有专门职能的机关在专门的领域中形成、 使用的书面材料，具有专指内容、特定格式。主要包括：财 经文书、司法文书、外交文书及军用文书等。 三、公文的格式要素 公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样 可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的 处理，提高办文的工作效率。 公文的格式要素一般包括： 发文机关 发文机关即公文的 ，发文机关应写机关全称或规范 化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政 府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人 民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几 个机关联合行文，应将主办机关排列在前。 版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以 下三种： 由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以 大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如， “北京市人民政府文件”。 由发文机关全称或规范化筒称加圆括号标注文种名称， 俗称“小版头”。例如，“ X X市教育委员会”。 印有发文机关全称的公函纸，作为版头。 几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也 可用所有联合行文机关的版头。 公文份号 公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位 于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流 向。绝密、机密公文应标明分号。 秘密等级 公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种， 由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实 施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及 其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份 号”之下。其具体标识为“”前标密级，后标保 号”之下。其具体标识为“ ”前标密级，后标保 密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按 3 0年、2 0年、1 0年认定。 紧急程度 紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文 分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级” 下。电报分别标注“特急”、“加急”。 发文字号 发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发 文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。 其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第 1 2号文件，发文字号为“国发〔1998) 1 2号”。发文字 号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标 题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字 号。 签发人 签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长 名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发 人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名 表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明 签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红 线之上发文字号的右侧：“签发人：XXX”。为使公文显得 对称，发文字