第七章节会展场馆配套服务.pptVIP

会展场馆配套服务及现场管理 Lorem ipsum dolor sit amet 目 录 CONTENTS “ ” 7.1展览项目现场管理及流程 7.1.1 基本概念 指场馆工作人员依照办展单位与场馆双方签订的合同，在实施布展，展出，撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。 “ ” 7.1.2现场服务的特点 时间紧 对象多 内容杂 要求高 硬件相对固定，软件尤为重要 7.1.3基本流程 展览服务管理总流程简图 社会化合作单位 展馆 主、承办方 参展方 参观者 由此图可见，展馆的服务对象是全面广泛和多层次的，同时也是其他对象得以完成其所提供服务的关键和基础。 展览现场管理流程分图 展馆现场服务台 各相应部门或人员 指令 展馆现场服务台 各相应部门或人员 反馈 确认 7.1.4承接展览业务服务要点 展馆在展会承办单位签订合同后，至少应于展会前15天（根据展会规模及复杂程度确定提前量）召开对接会，掌握该次展会的接待细节。根据组委会的要求及时下达任务通知书，呈报领导及抄送相关部门，其中涉及的主要服务部门有展馆管理部、展馆部、保卫部、场地部、工程部等。其服务运作程序细化如下： 布展前10—15天 展馆管理部、展馆部、保卫部、场地部、工程部根据展会情况，制订出切实可行的接待方案，并以此为依据进行筹备工作。 “ ” “ ” 布展前7-10天 展馆管理部： 现场服务组：按照消防、保卫部门核准后的展位图划分展位管理责任。 美工组：提供参展商名单制作楣板。 会议接待组：根据展会规模、形式及要求备料，布置各岗位的人员。 保卫部：在此期间进行有针对性的培训。 工程部：按照图纸要求进行布线、备料。 场地部：搭建摊位、清洁展具、备齐展馆清洁物料。 “ ” 布展及展出（整个展会的重中之重） 展场管理部：设立服务台，为展商提供租赁、咨询、解决投诉等服务；现场服务人员进入各厅就位，确保参展商的正常操作，并第一时间了解、解决现场出现的问题。 商务中心：提供打字、复印、传真等服务。 美工室：楣板的改动修正以及参展商的美工制作业等。 展场经营部：开始启动相关项目。 保卫部：保安人员在各个出入口进行巡视，维护现场的秩序，确保参展商及展品的安全。 工程部：保证水、电、空调、等工程设备的正常运转。 场地部：确保布展、展出期间展厅内的清洁卫生。 “ ” 撤展 总服务台、商务中心、美工室整理展会期间开出的单据及各种物品；现场服务人员协助撤展；会议接待组人员整理会议室；展场经营部进行收尾工作；保安控制出入口。对参展商进行放行；工程部依旧保证水、电、空调、运转，并针对些租用的水源、电源线路管道进行拆除，并对设备和器材进行维修；场地部拆除展架，全面清洁展具、展厅。 “ ” “ ” 总服务台 一、根据参展商要求开具工作单，将工程申请单发至工程申请单发至工程部；布展加班申请单发至保卫部；展具租赁单发至库房；监督各项工作的完成状况。 二、对参展商提出的各类相关问题给于答复或协助解决，并对参展商对于展馆工作的投诉及时进行安抚及妥善处理。 “ ” 商务中心 参展商到达商务中心，提出服务要求，工作人员按要求下达工作单，由参展商交到收银处；付款后，由财务人员签字盖章再交到商务中心工作人员；工作人员完成服务后任务，把单据和工作成品交还给参展商完成工作流程 “ ” 美工服务 前期设计会展的展位图 展前与组委会协调制作楣板 布展期间对外承接制作业务 01 03 02 04 05 展厅现场服务点 门票销售（发放）服务点 花卉租售点 展品仓储、搬运、运输现场服务点 餐饮服务点 7.1.5展览现场服务点的设置及提供的服务 展厅服务人员岗位职责 厅长岗位职责 展厅工作人员岗位职责 展会前准备 工作规程 展位搭建 预约租赁服务项目管理 提前到达货物的管理和运输准备工作 保洁管理 绿色植物租摆准备工作 租赁物品管理 布展管理期间规程 LOREM IPSUM 展览期间的管理规程 展览期间管理规范 展厅现场服务规范 租赁服务管理规范 服务项目的退组、更换管理规范 撤展期间 管理规程 LOREM IPSUM 7.1.6展览项目现场服务工作规范 “ ” “ ” 7.1.8展品搬运服务规范 布展前 接运提前到达展品 境外展品的处理 展品运输 综合服务部职责 展会运输服务的准备 布展期间 提前到达展品的领取发放 现场运输服务与管理 运输展品的管理 展览期间 撤展期间 展览结束 会议的规模和种类 小型会议：小于100人 中型会议：100~1000人 大型会议：1000~10000人 特大型会议：大于10000人 国际会议：国际会议相关组织及各国会议协会对国际会议有不同的定义和评定标准。 有会有议：年会、专业学术会议、论坛、研讨会、新闻发布会、文化交流会洽谈会等等。