如何做好轻工设计企业转型过程中的行政管理工作..docVIP

如何做好轻工设计企业转型过程中的行政管理工作 一、行政管理对轻工设计企业发展的重要作用 自国务院深化管理体制改革，勘察设计行业整体改企建 制后，内部行政管理工作为轻工设计企业走上改革创新科学 发展之路创造了良好的环境，提供了有力的保障，行政管理 工作保证了各设计部门工作的顺利、有效进行并协调了相互 之间的关系。行政管理之所以重要是因为其广度和深度涉及 到企业内部的全部运作过程，是管理层、各部门和分支机构、 员工之间的联系枢纽，也是公司与外界沟通的主要窗口。 从“管理、协调、服务”三大职能角度上看行政管理作 用 管理方面，行政部门在公司的短期、中期、长期发展战 略、企业文化、公司及各部门规章制度等重大问题上有自己 的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实。 协调方面，行政部门负责协调公司内部各部门之间的关 系、协调企业与社会其他兄弟单位、协会学会和政府部门关 系，为企业发展争取了更好的生存环境。 服务方面，伴随改企建制，轻工设计企业最终以持续发 展，谋求经济效益为最终目的，因此职能部门为保障各生产 部门的高效运转，提供了办公环境、工作午餐等方面的切实 服务。 从企业发展角度上看行政管理作用 1953年成立的中本国轻工业设计院，经过六十多年的改 制重组、发展壮大，现作为由中央管理的大型科技型设计企 业，通过管理治业，正在向科技型国际工程公司目标迈进。 在轻工设计企业演变过程中，一直通过行政管理来实现更好 的发展，更好地适应外部形势发展的需要。换言之，行政管 理有助于增强轻工设计企业的适应能力。 核心竞争力归根结底是科学技术的竞争。轻工设计企业 在发展过程中始终通过行政管理，努力打造学习型企业，强 化管理者和各专业技术人员的学习，通过举办历届知识竞赛 活动，增强了轻工设计企业的核心竞争力。 由于业务发展、项目备案等实际需要，行政管理部门经 常需要同一些政府部门、办事机构打交道，以争取项目和资 金。同时，作为会员单位，要与国际咨询工程师联合会、中 国勘察设计协会、中国国际工程咨询协会、中国工程咨询协 会等国际及国内100余个协会、学会保持良好关系，从而保 证了轻工设计企业的健康发展。 从日常工作沟通中看行政管理作用 行政部门是公司领导与各部门重要的沟通媒介。一方面， 办公室管理人员要将高层领导的相关决策，通过会议纪要、 红头文件、通讯屏、电话、邮件等形式，及时下迗到各部门 当中去，另一方面，要将部门信息传递给公司领导，让公司 领导对各部门的执行情况有所掌握。 办公室管理还具有一定的参与权力，它给予上级一些建 议或者意见，提高公司领导层决策的准确性，完善管理者决 策，制定好文件方案，监督各部门的执行。当遇到危机公关 时，办公室管理相关人员给予建议，促进问题顺利解决。 二、转型过程中，轻工设计企业行政管理存在的问题 职责不清现象频现 一方面，目前办公室现有办公人员5名，设置岗位2个， 分别为文秘岗和行政岗，办公室人员数量与岗位数量不匹配 相互间职能交叉，易导致部门内部产生矛盾纠纷，工作扯皮 推诿。另一方办公室承担了很多职能外的临时性工作 推诿。另一方 办公室承担了很多职能外的临时性工作 特别是当职责交叉时，办公室作为牵头部门，其他各职能部 门协同办公室开展工作，这直接造成了工作责任难以界定， 引起各职能部门工作的交叉混乱。 考核结果不够客观 在轻工设计企业，领导比较重视经营生产、市场开拓方 面的工作而忽略了行政工作人员工作的综合性，存在行政工 作人员即使是很努力的完成工作任务，也比不上技术人员拿 到一个项目而更容易取得成绩的现象。虽然每年年终都会有 一次员工考核，但个人述职的形式带有浓厚的感情色彩，最 关键的是，因考核指标难以量化，所以并不能对行政人员进 行客观的评价。 工作效率还不高 从设计院改制重组到中央企业，再从以设计、咨询、监 理为主业向项目管理、总承包业务转型过程中，对行政管理 人员的要求也在不断变化，提出了越来越高的要求。目前办 公室人员平均文化水平虽为本科，但所学专业并非行政管理 而且没有及时更新知识结构，对公司目前开展的主营业务工 作还不熟悉，导致了公司在为客户提供满意的服务和优质的 成果时出现了障碍。 信息化管理在企业中的应用价值越来越明显，而目前办 公室行政管理在车辆、通讯费等成本统计、宣传稿件汇总、 报刊订阅等实际工作中仍采用excel表格，或用计算器加减 等传统的人工行政管理方法，信息化技术并没有在行政管理 各个领域工作中深入的得以应用，这势必在加大了人工成本 的同时也制约了工作效率。 三、针对现阶段存在的问题，对轻工设计企业行政管理 工作提出几点建议 完善行政管理体制，明确行政管理职责 从办公室内部管理看，在轻工设计企业转轨过程中，创 建一套能够符合企业目前营运状况、提升员工工作效率的行 政管理制度势在必行。在