推行协同办公系统（A）的实践与探讨.docVIP

推行协同办公系统（0A）的实践与探讨 江苏省交通工程集团有限公司江苏镇江212008 】办公自动化（Office Automation,簡称OA）是将现代化办公 和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。 在行政机关中，大 都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫0A,即办公自动化。 早在进入21世纪之初，国家就提出了 “信息化带动工业化”这一战略 方针。逐步使信息技术和信息化滲透到各行各业，加速各产业、产品的结构调整， 完善企业的管理体制，满足市场和消费者的需求，提高整体竞争实力。 随着经济的高速发展，经济发展格局日趋一体化，行业竞争越加激烈， 企业无时无刻不面对国内外同行业的直接竞争与挑战。企业亟待以业务为支撑点， 以信息化为突破口，通过建设企业自动化系统打造快速沟通平台，通过实现办公 自动化，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上， 增加协同办公能力。 木文针对江苏省交通工程集团有限公司推行协同办公系统（0A）实践 过程进行分析与探讨，总结出不足和弊端，并提出相应的优化方案，促使企业可 以更好地发展。同时，也对其他相关企业推行协同办公起到一定的参考作用。 关键词】协同办公（0A）;实践与应用；江苏省交通工程集团有限公 司 引言 协同0A经过多年的发展，功能己由原先的行政办公信息服务，逐步扩 大延伸到组织内部的各项管理活动环节，0A对企业管理核心表现在：提升企业 办公效率、为企业战略发展和管理服务、规范公司的管理，避免人为的因素、部 门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享、知识的沉淀和痕迹的保留、加强 对员工H常行为的考核。 随着手工的审批在速度和效率上跟不上吋代的发展，手工审批受人为因 素影响较大，对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。部 门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递，同吋企业很多事务需要跨部门运 作，员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而0A是很高的工具， 借助这一平台，将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。 然而0A是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，对于刚刚进行 信息化的企业，前期需要一个过渡期进行缓冲，关键是企业需要把目前最迫切, 最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深座用，然后扩展新的 需求。 江苏省交通工程集团有限公司作为单位项0点多面广、人员流动性非常 大的建筑施工企业。企业信息化是企业发展的必经之路，通过对该企业协冋办公 管理流程现状、存在问题、信息化需求分析以及管理建议与项0成本投入的研究, 遵循“突出重点”、考虑“管理投入与管理效益产出的平衡”、找出适合该企业的 0A方案。推行协同办公系统（0A）实践过程进行分析与探讨，与此同吋，希 望这些方案可以对其他流动性施工企业产生一定的借鉴作用，对整个施工行业做 出力所能及的贡献。 一、协同办公系统（0A）产品概要 协同办公（0A）产品设计理念 协同办公系统0A本着简单、适用、高效的原则，贴合企业实际需求, 实行通用化的产品设计，充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思想，为 用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企业迅速建立便捷、规范的 办公环境，迅速提升企业的管理和信息化应用水平，并降低投资成本。 协同办公（0A）产品技术架构 图1.1为协同办公（0A）产品技术架构图 图1.1协同办公（0A）产品技术架构图 协同办公（0A）产品功能概述 图1.2为协同办公（0A）产品功能概述图 图1.2协同办公（0A）产品功能概述图 二、江苏省交通工程集团有限公司协同办公系统（0A）项0背景和系 统建设效益分析 2.1协同办公系统0 A需求背景分析 协同办公系统0A根据外部环境发展需求和企业内部发展的需要进行项 0背景分析。 2.1.1外部环境发展需求分析 随着经济的高速发展，经济发展格局日趋-体化，行业竞争越加激烈， 企业无吋无刻不面对国内外同行业的直接竞争与挑战。企业亟待以业务为支撑点， 以信息化为突破口，通过建设企业自动化系统打造快速沟通平台，建立企业可视 化管控以提升企业核心竞争力。 这种通过信息化求生存谋发展的迫切需 要，与每个行业面临的生存与发展挑战是分不开的。 早在进入21世纪之初，国家就提出了 “信息化带动工业化”这一战略 方针。逐步使信息技术和信息化渗透到各行各业，加速各产业、产品的结构调整， 完善企业的管理体制，满足市场和消费者的需求，提高整体竞争实力。 2.1.2企业内部发展需要分析 从企业发展的生命周期来看，一般会经历创业阶段（生存、不规范）、 整合阶段（成长、初步规范）、规范阶段（稳定、规范化）、精细阶 段（完善、规范化）四大阶段过程。很多企业在创业阶段，在内部管理建设 方面涉及相对来看会比较少，由创业人独自作战为主，此吋应用协冋办