提高机关事业单位档案管理的信息化水平.docVIP

提高机关事业单位档案管理的信息化水平 伴随着互联网信息化的进步，档案管理现代化己经成为档案 管理的必要动向。档案管理的信息化是全面、长时间的工作，要求档 案管理人员主动参与其中，档案管理人士的管理水T及意识、管理的 软硬件设施等都对档案管理的信息化有着十分重要的作用。本文 结合自己的工作经验并加以反思，对提高机关事业单位档案管理的信 息化水平的相关问题进行了深入的探讨，具有重要的指导意义。 和著作权归原 所有， 己 关键词：信息化技术；机关事业单位；档案管理；创新 1档案信息化建设的含义 档案信息化建设主要指的是由国家档案行政机构来统一规划与管 理档案，并采用先进的信息技术来进行档案整理，从而进一步加快现 代化档案管理的步伐。简而言之，档案信息化即由传统的纸质化实体 模式朝着电子信息模式转变的过程。值得注意是，该过程的转变是需 要一定时间的，并不能一蹴而就。因此，相关单位部分需要积极转变 思想，大力引进与应用先进的信息技术设备，积极提升档案管理效率 与质量。 2信息化技术应用在机关事业单位档案管理工作中所具有意义 2. 1提升档案管理的工作质量 对机关事业单位来说，往往档案管理工作的对象均是数量庞大、 内容繁杂，并且关系到单位方方面面。如若离开了信息化技术，单靠 人力来进行整理与分析，无疑档案的整理与存档均是一项庞大的工程。 采用先进的信息化设备，可以让档案管理部门大幅提升工作效率，并 高效开展档案的整理与存档工作，最大限度的节约了财力、物力与人 力。 2.2提升档案保存的稳定性 以往的纸质档案保存容易受到外界因素所影响。但是相较于纸质 档案而言，电子档案能够保存更长的时间，并且具有较强的稳定性。 一般情况下，都是采用光盘、移动硬盘等电子文件载体来保存电子档 案，并且每份电子档案均会做好2-3份备份。使得电子档案保存的安 全性与稳定性大幅提升。此外，不管是读取或是存储电子文件载体均 极为快速便捷，并且受其他因素影响较小，所以具存较强的稳定性， 能够满足机关事业单位档案长期存储的需求。 2.3提高传递档案的效率与安全性 在传输以往的纸质档案时，通常需要花费大量的物理与人力，如 若做到不到位之处就容易导致档案遗失。但是，选用现代化信息管理 技术，采用先进技术方式则可以通过互联网来实现档案传递。如此一 来，就能够大大缩短档案运输所需要的时间，提高其传递效率，并且 也能有效保证椚案的安全性。 2.4加强档案文件信息的共享与交流 因为在搬运纸质档案时往往存在诸多不便，从而导致了机关事业 单位各单位以及各部门间的档案共享与交流上一直存在不足。而采用 现代化信息管理技术也能够有效弥补这方面的不足。自从才用了信息 化管理技术，让档案管理级别出现了较大的变化，从以往的案卷级转 变为文件级，并逐步形成体系化的管理模式。不仅如此，信息化技术 还能紧密联系机关事业单位的各级部门，并给档案查询提供了更大的 便利，进而促使档案使用效率以及管理质量得到有效提升。 3信息化时代机关事业单位档案管理创新探究 鉴于信息化技术地应用对机关事业单位档案管理所具有的重要意 义，这就要求广大单位必须依托于信息化时代这一背景进行档案管理 工作创新。为此，结合笔者实践来看，机关事业单位应当从以下几个 方面着手： 3.1将管理转变为服务 在以往人们的认识中，认为档案管理仅仅只是一项管理性质的工 作。然而随着时代的变迁，信息时代的到来，让希望觉得不可能实现 的信息传递与共享能够在几秒内完成。在该种时代背景下，人们逐步 提高了对档案材料便捷程度的要求，所以档案管理部门应当由自身出 发，积极转变陈旧的工作理念与性质，并采用服务性的理念来进行工 作指导。如，通过信息化的特点来给服务对象提供更加多样与完善的 档案资料。并通过专门分类电子档案，给用户查询提供便利等。近年 来，随着信息化进程的逐步推进。人们对于档案信息资料的需求逐步 增加，并且种类口益多元化，并对档案的查询与提取速度要求更高。 因此，档案管理部门应当更进一步提高自身管理服务质量。 3.2积极转变传统档案管理方式 结合实践来看，传统机关事业单位档案管理中由于需要面对大量 枯燥的纸质材料进行分门别类登记与保管等工作，这不仅耗费大量的 时间与精力，并且管理人员长时间机械重复地这些工作也会难免出现 差错，如此一来势必会导致机关事业单位档案管理工作效率与质量大 大降低。有鉴于此，这就要求广大机关事业单位应当积极转变传统档 案管理方式。首先，机关事业单位应组织档案管理人员进行学习，从 而使其能够充分认识到信息化技术应用对此项工作中所具有的重要作 用与意义，进而将其传统档案管理工作思维予以转变。其次，在转变 管理人员思维后，机关事业单位还必须根据所引进档案信息化技术与 设备制定出相对应的定期培训计划，从而为快速有效