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公文格式中常见错例剖析及解决对策 　　摘 要:《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》的修订、发布以来,党政机关的公文处理工作逐步向“制度化、规范化、科学化”的目标迈进。在实际工作中,由于种种原因,仍常见公文中的错误,本文在错例分析的基础上,提出解决的对策。 　　关键词:对策 发布 规范化 　　 　　1996年中共中央办公厅修订施行的《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)及2000年国务院办公厅发布、2001年施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)都明确了公文处理工作的“制度化、规范化、科学化”目标。这标志着我国党政机关公文处理工作规范观念和体系的确立,公文处理工作规范化越来越受到重视。 　　与此同时,在长期的社会实践中,一些机关单位出现办文工作落后于形势发展,办文观念严重滞后,办文工作得不到领导、相关工作人员的重视,专门培训缺失,导致机关单位的公文处理工作出现一些问题。本文结合工作体会,对公文中常见的错例进行分析,以供参考。 　　公文的书面格式,是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主题、版记三部分。眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等七个要素。一般机关单位公文中,“秘密等级和保密期限、紧急程度”都省略了,其它要素则在制版时统一制成,因此眉首问题较少,问题较多的则出在主体和版记上。 　　 　　一、错例分析 　　主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注等要素组成。常见主体错例如下: 　　1. 标题不准确、不严谨、累赘、冗长 　　(1)《××学院“12.5”志愿者服务活动方案》,此标题缺“文种”要素。《条例》规定:“公文的标题有发文机关名称、公文主题和文种组成”,此公文的标题应该为:《关于印发××学院“12.5”志愿者服务活动方案的通知》。 　　(2)《关于在院学生会成立创业就业部的通知》,此标题中用“在院学生会”这样的简称,不是规范用语,应该使用全称或是规范的简称。应写为:《关于成立××学院学生会创业就业部的通知》。 　　(3)“关于转发《关于转发省直机关工委〈关于做好第二批学习实践活动整改落实后续工作的通知〉的通知》的通知”,在这个标题中,介词“关于”、文种“通知”反复出现,标题显得累赘、冗长,而且不简明。遇到此种情况,标题可采用省略法,应改为:《转发省直机关工委关于做好第二批学习实践活动整改落实后续工作的通知》。 　　2. 正文中不规范的问题 　　(1)公文中的多层次结构序数的使用不规范。用数字表示多层次结构序数时,正确的标识方法依次:第一层次为“一”、“二”、“三”;第二层次为“(一)”“(二)”“(三)”; 第三层次为“1”、“2”、“3”; 第四层次为“(1)”“(2)”“(3)”。 　　(2)印章使用不规范。位置不居中,印章歪斜等。加盖印章要注意端正、清晰和位置准确,印章要盖在发文机关和成文月份上,即所谓骑年压月;公文中出现“此页无正文”,印章盖在此页。正确的处理方法是公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距来加以解决,务必使印章与正文同处一页。 　　3. 版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、红色反线等要素组成。错误常见于主题词和抄送机关。 　　(1)主题词使用及格式错误 　　① 无主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组,应按照上级机关的要求标注主题词。 　　② 主题词标引混乱及使用不准确。如《关于表彰奖励科研工作先进集体暨优秀科研工作者的决定》该公文原主题词为:职业教育科研 先进通知。应改为:表彰先进科研通知。又如《××学院2008年度工作总结的通知》,主题词标为:学院工作总结通知,此类属生造主题词或简单缩写公文标题,应改为:职业技术教育工作总结通知。 　　标引主题词首先应根据中共中央办公厅、国务院办公厅秘书局编制的《公文主题词表》,结合公文内容,找出行文主题词所在区域;其次,选择最恰当的类别词作为第一个主题词;再次,在类属词中选择最能代表文件主题内容的作为第二、第三、第四个主题词;最后一个主题词为公文的文种。 　　③ 格式错误。在实际行文中,主题词有仿宋字体,也有用黑体字的,有和“抄送”、“印发机关和印发时间”一样左空一格的;词母间顿号或分号分开的。正确格式应是:“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。 　　(2)抄送机关存在的不规范问题 　　① 无抄送机关。抄送机关是公文要素中不可或缺的,应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制。 　　② 排序错误。如抄送:学院领导、厅机