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水产公司采购管理制度
一、目的:为规范采购流程,监督和控制不必要的开支,保证采购工作的正常化、规范化、使各项采购工作有章可循,特制定本制度。
二、适用范围:本公司对外采购的物资(不含大型生产设备)均适用于本制度。
三、采购原则:
3.1 分类采购原则,按业务属性结合公司实际情况,主要分为:原材料(活鱼)、饲料(饲料业务、养殖基地饲料)、包装物、低值易耗品四大类。
3.2 采购招标原则:凡用量较大且经常使用的物品,均应通过询议价或招标的形式,定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格,签订供货协议,以简化采购程序,提高工作效率。对于活鱼等随市场行情变化较快的原材料,应与供应商签订框架协议,并及时了解市场行情,采购时再进行横向比较(价格、质量、付款时间),择优采购。
3.3 询价比价原则:原则上物品采购均应提供两家以上供应商报价,权衡价格、质量等因素后进行采购。零星、临时性应急采购除外。
3.4 一致性原则:采购人员采购的物品必须与请购单所列要求、规格型号、数量,到货时间等一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下,采购人员须及时反馈信息供请购部门更改请购单。
3.5 低值易耗品类物品原则须上在京东直营平台进行采购,未能在京东直营上购买的,须在请购单上注明原因。
3.6 法律保障原则:必须保证原辅料的供应商证照齐全,产品资质合法合规,原则上需签订合同或采购订单等加以约束,达到可追溯、可索赔的原则。
3.7 原则上所有采购均需坚持以上原则,急件除外但须通过电话或微信等方式征得董事长、总经理同意,事后5个工作日内补齐相关手续。急件是指严重影响生产和办公的,即将造成停产的物资。
四、采购流程
使用部门申请——仓库确认库存——采购中心填写供应商、价格等信息——财务中心审核——总经理复核——董事长审批
4.1 采购申请
使用部门填写请购单后先由仓管员填写库存数量(优先领用库存),经使用部门负责人签名后交采购中心跟进,采购员查询系统后填写最近一次采购价格,本次采购单价、金额、供应商等信息并反馈给使用部门确认后,报财务中心审核、总经理复核、董事长审批。(详见附件一)
4.2 采购物品
采购员根据已批准的请购单进行采购,并在ERP系统上录入采购订单。为加强原料活鱼的管理、对目前繁杂的规格进行统一标准。(详见附件二)
4.4 采购验收入库
采购物品到达公司后,根据物品属性由仓管员、技术中心、使用部门等进行验收入库,仓管员根据ERP系统采购订单关联生成采购入库单。
五、供应商管理
采购中心应对供应商的开发、考核等进行管理并制定具体的制度规范。
六、附则
6.1 系统用户权限、基础信息的设置由财务中心统一负责。
6.2 本制度由财务中心负责解释。
6.3 本制度自颁布之日起实施。
附件一:《请购单》
附件二:《原料鱼规格目录》
附件一:
请购单
请购部门:
请购部门填写
仓库填写
采购中心填写
序号
物料名称
规格型号
单位
请购数量
要求期限
用途及质量要求
目前库存数量
最近一次单价
金额
供应商
1
2
3
4
5
6
7
8
申请人:
申请部门负责人:
仓库:
采购中心:
财务中心:
总经理:
董事长:
附件二:
原料鱼规格目录
序号
品种名称
规格名称
序号
品种名称
规格名称
1
七星鲈鱼
400G/-
26
红罗非鱼
600-800G
2
七星鲈鱼
400-600G
27
红罗非鱼
800-1000G
3
七星鲈鱼
600-800G
28
红罗非鱼
1000-1300G
4
七星鲈鱼
800-1000G
29
红罗非鱼
1300-1750G
5
七星鲈鱼
1000-1300G
30
红罗非鱼
1750G/+
6
七星鲈鱼
1300-1750G
31
海红鱼
400G/-
7
七星鲈鱼
1750G/+
32
海红鱼
400-600G
8
尖吻鲈鱼
400G/-
33
海红鱼
600-800G
9
尖吻鲈鱼
400-600G
34
海红鱼
800-1000G
10
尖吻鲈鱼
600-800G
35
海红鱼
1000-1300G
11
尖吻
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