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企业办公自动化系统功能剖析 　　摘#8195;要从企业职能管理角度入手，在分析办公自动化系统的形成与发展的基础上，阐述现代企业办公自动化系统的功能及其对企业管理的影响。 　　关键词企业；OA；办公自动化系统 　　中图分类号TP文献标识码A文章编号1673-9671-(2011)091-0195-01 　　 　　企业的办公自动化（OA）是企业信息化建设的重要组成部分。企业的办公自动化系是以计算机技术、行为科学、系统科学等先进科学技术为基础，不断使企业的办公业务活动借助于各种办公设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统，其目的是使企业尽可能地充分利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，从而达到规定的目标。 　　1办公自动化系统的形成与发展 　　在信息革命的浪潮中，以纸介质为主的传统办公模式显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要，在这样的背景下，办公自动化系统应运而生。 　　从世界范围来看，办公自动化系统建设大致经历了3个阶段。第一代OA系统出现在20世纪80年代中期到20世纪90年代中期，是以个人电脑，办公套件为主要标志的，实现了数据统计与文档写作电子化。第二代OA系统出现在90年代中期，它以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现了收、发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。进入21世纪以后，知识已成为企业成长乃至经济增长和社会发展的关键性资源。在这种背景下，从以工作流程自动化为中心的第二代OA系统提升到以知识管理为核心的第三代现代企业OA系统。 　　可以说，办公自动化的出现是社会生产力发展的客观需要，是当代科学技术并入办公与管理系统的必然结果。 　　2现代企业办公自动化系统的功能分析 　　实施企业办公自动化系统是企业以信息化实现科学管理的必由之路。 　　2.1现代企业OA系统具备的基本功能 　　在现代企业中，一般的OA系统至少应包括以下几项基本功能：1）办公管理功能，包括公文管理、会议管理、档案管理、工作流程控制等。2）内部业务管理，包括计划管理、资产管理、客户管理、车辆管理、工程管理、人力资源管理等。3）企业文化建设，宣传企业形象，加强企业内部员工交流学习的功能，主要包含：企业形象、职工论坛、技术交流、新闻简报、电子期刊、网上教学等。4）个人事务管理，提供给办公人员一个统一的处理平台，包括个人电子邮件、日程安排、个人通讯录、个人文档等。 　　2.2现代企业OA系统是其它业务子系统的联接纽带 　　实现内外信息的有序流动和高度共享是OA系统的核心功能。为适应信息技术和知识经济的迅速发展，现在企业的OA系统具有了开放性和互联性等特征，它能够在保证信息的安全性、及时性和一致性的基础上，通过对企业内部信息流的分析，将其他有关部门和分公司的有关业务系统有机地结合起来，利用email等方式在各部门之间进行联系，最终实现信息在各个业务子系统之间安全、高效和顺畅地流动。当然，也逐步支持经理人员及决策者在异地进行远程办公，实现集团化的异地信息共享。 　　2.3现代企业OA系统成为企业信息系统的决策中心 　　OA系统的建设是以提高企业决策效能为目的的。企业通过0A系统所建立起来的开放性平台，能够快捷地查询企业文件系统、财务系统、人事系统等各个业务子系统的数据，并通过OA系统所具有的数据分类、汇总、统计、分析等功能进行加工处理，使企业管理人员能够及时准确地掌握企业经营各个环节的变化情况，为科学决策提供充分的依据。因此，可以说现代企业OA系统已经成为企业信息系统的决策中心。 　　3现代企业办公自动化系统对企业职能管理的影响 　　3.1有利于企业组织结构的扁平化 　　传统的企业组织是金字塔状的组织形式，决策层和操作层中间层级过多，信息传递较慢。随着经济社会的快速发展，信息的传递方式开始向多层次、全方位的网络互联模式转变。企业办公自动化系统的建设和实施可以实现信息传递由单一化到多元化转变，从而打破企业的各职能机构间的等级森严、条块分割的格局，增加管理幅度，实现金字塔状组织形式向扁平状组织形式发展。 　　3.2有利于提高企业的管理水平 　　现代企业集团一般都包括分散于不同地方的各个部门和分公司，办公场所的分散给企业的有效管理带来了困难。这种情况下，企业利用OA系统并通过现有的Internet网络，将各个部门、分公司紧密联系起来，使得企业内部各个相对独立的机构和部门都被联结成一个有机整体，各部门和机构之间的联系不断加强，信息资源的传输打破了地理位置等因素的制约，让信息流通、文件传递、资料共享、流程管理等各个方面更加方便快捷，实现各种信息和业务活动的无缝联接，最终实现企业的高效管理。 　　3.3提高了企业的工作效率 　　在传统模式下，企业的管理工作主要是由人来完成的