4电子文件归档与整理规范.doc

电子文件归档与整理规范 1总则 1.1为了规范工程归档文件电了版木的制作，提高工程档案的信息化水平，根据《全 国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002] 8号）的要求，以及人赓集团和人赓国际对 工程文件电子版本制作的规定，特制定本规范。 1.2木规范适用于彭水水电站工程归档文件电了版木的制作。设备文件的电了版制作 也参照本标准。 2释义 2.1 “双轨制”：即纸质文件归档的M时归档其对应的电子文件，两种介质的档案M时 保存并提供利用。 2.2文件路径：是指文件在计算机上的存储位S,分绝对路径和相对路径。 本标准中所指的文件路径是绝对路径。（简称.?路径） 2.3纸质目录：即蛣终以纸质形式存在并发挥作用的11录，分为档案移交目录和卷P、J 目录。 4纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD表格，其内容和纸质目录内容 完全一样。 2.5电子目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。电了目录的木质是档案 管现倍息系统数据库的条0信息的表格?1:总型式，每个单元格为一个字段，每个字段反映案 卷（文件）的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷（文件）的全 部特征，这些记录最终要山捫案室导入数据库。电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目 录是相互独立的，且其中的毎条记录也是相互独立的。 3电子文件的归档范围 按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。 4电子文件的制作 4.1凡是内容含手写文字或加盖公章的工程文件，其电子文件均要求为扫描件。采用 电了签章的电了文件，若被写保护或进行丫加密的，可作为正式电了文件存档，不必扫描。 4. 2案卷封血、卷内UI录、卷内备考表不扫描。 4.3电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于200dpi;除大于A3幅面 的阁纸以外，电子文件均耍求彩色扫描。 4. 4电了文件（竣工阁除外），以“件”为单位制作成pdf格式；竣工阁和工程照片以 “张”为单位制作成jpg格式。设备图纸通常要求归档可编辑的CAD格式电子版，但要求加 盖竣丁图章的设备竣工图，则在此基础上要求归档竣工图扫描件。 4.5电子文件的内容和排序必须和纸质文件完全一致，每页都要一一对应，制作时不 得出现漏贞、增页和错乱组件的现象。 4.6A4页面的扫描件单页人小不得超过200K,过人的电子文件必须用软件进行缩小处 理。缩小文件的原则足在保证页面淸晰可辨的前提下尽量缩到最小。 5电子文件的整理 5.1依据《中国人府集团公司水电企业档案分类表（6-9人类）》在计算机里建立文件 路径，用以存放电子文件。 先以工程名称（单位工程或合同工程）为名建立一个文件夹（以下简称根文件夹），在其 卜以项目代号（彭水水电站项目代号：公用部分一 1000、机组部分1001?1005）命名，建 立子文件夹，再在其下以类n（第四级类n）为名建立子文件夹，再往下建立代表案卷的文 件夹，并以档号的第三段一一案卷号为名命名各案卷文件夹。 同一案卷的电子文件放在该案卷文件夹里，丼按照卷内0录中的序号來排序，采川三 位数序号命名每个电子文件。 例：若将某工程电了文件根文件夹存放在计算机D盘根FI录下，则档号为 1000-8179-002的案卷的卷内电子文件所在的文件路径为 D:\110KV 变电站工程\1000\8179\002\ 5.2若该单位工程（或合同工程）冇属于多个项FI代号或多个类目的竣工文件，要根 据实际情况按照以上思路建立树状的文件夹体系，用于存放该工程所有的电子文件。 5.3电子文件移交之前，提倡各单位按照各自已经习惯的方式进行整理、存放。文件 火和文件的名称，也可根据识别的耑要來命名。这样，可避免电子文件在形成、修改、重组 这一阶段，出现浞乱等问题。电子文件经过工作人员反复自检合格后，方可按照5.1和5. 2 所述的方式进行整理，敁后进行移交。 5.4由于电子文件整理的丁作量较人，尤其是对文件和文件夹进行更名的时候费时费 力，推荐使用批量疋名软件进行楝作，以提高工作效率。批量更名软件可到捫案室拷贝。 5. 5工程照片单独建立文件夹存放，文件夹命名方式为“ XX工程+照片”。照片按照 -K编号排序和命名，照片编号规则详见《非纸制载体档案管理办法》。 6目录的制作 6.1电子目录和纸质目录的电子版是不同的，不能互相替代，均要制作。 6.2纸质0彔的电子版，按照彭水水电站对于0录格式的相关规定，制作成WORD文件。 移交时，所科的纸质目录电子版（档案移交目录和卷内目录），放在一个名为“纸质目录” 的文件火里，档案移交0录以“档案移交0录”命名，卷内0录以每卷档号命名，多个案卷 的卷内FI录不得制作在一个WORD文件里。 6.3电子FI录在纸质R录电了版的葙础上制作而成，是xls格式，艽案卷FI录和