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护理系实训中心文件管理剖析 　　前言：文件是实训中心工作的工具和纽带，也代表了管理的水平和形象。提高了实训中心办公文件管理水平，有利于促进实训室工作的规范化、科学化、高效化。本文就把“6s“的管理方法应用于护理系实训中心文件管理进行了探讨。 　　福建卫生职业技术学院是福建省示范性高职院校，护理专业有100余年的办学历史，是全国首批注册的四所护士学校之一。我校护理系开设护理、助产、医疗美容技术三个专业，其中护理专业开设中外合作办学护理班和老年护理班。拥有面积3800平方米、设施一流、设有教学做一体化仿真护理实训基地，2010 年护理现代实训基地被列为中央财政支持的实训基地。完善的实训条件为培养高端技能型医药卫生人才提供良好的学习条件。同时护理系以护理实训基地为平台，以护理岗位资格和认证考核为突破口，成为对外交流的窗口和对外服务的基地。为了统一管理，我们于2009年成立了护理实训中心，负责实训课的安排和实训室的管理等工作，其中包括人财物等众多繁琐的事情，也产生了很多办公文件，如各种申购、维修报告等。因为涉及的种类较多，所以出现文件放置无章的现象，每次寻找起来好很费劲。每个学期要整理归档起来也存在很大难度。为了有效管理和提高工作效率，本学期我们根据“6S”管理方法尝试对实训中心的办公文件进行了有效分类、整理，取得了良好效果。 　　一、利用文书档案整理基本方法进行整理、整顿 　　整理（SEIRI）——将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，除了有必要的留下来，其他的都消除掉。目的：腾出空间，空间活用，防止误用，塑造清爽的工作场所。 　　整顿（SEITON）——把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐加以标识。目的：工作场所一目了然，消除寻找物品的时间，整整齐齐的工作环境，消除过多的积压物品[1]。 　　档案是在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录，是学校的宝贵财富和不可再生的信息资源。在管理活动中形成的有价值的文件，其实就是我们通常所说的文书档案。文件时以自然件为单位运行的，文件处理完毕后，有价值的应保存起来，需要经过系统化的整理，便于发挥档案的作用。对一个单位来说，它收到的和发出的文件，有价值的都需要保存。保存前要进行分类、整理、立卷，有的称组卷、立卷工作，就是将办理完毕的文件组合成案卷。价值鉴定、编目、装盒、归档。案卷是把一组具有密切联系的文件，放在一个卷夹（袋、盒、筒）里，加以顺序排列，拟有案卷标题的文件组合体。案卷是文书档案的基本保管单位。1987年国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》对案卷质量总的要求是“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用”。 　　1.先做立卷类目，再平时归档 也就是立卷人员根据立卷类目，将处理完毕的文件，随时归入有关条款的卷内。这里的卷可以用档案盒，也可以用文件夹。平时归卷的作用，可以避免文件的分散、凌乱、堆积，保证文件的齐全、完整、有序；不安于部门随时利用。但归了卷的文件并不就能直接组卷，肯定要进行检查，并作出一些调整。我们先把文件立卷成七大类，分别是（1）制度的建设；（2）实训中心日程工作；（3）实训中心财产管理；（4）实训基地对外服务；（5）实训基地的建设；（6）实训中心工作人员管理；（7）实训中心教研室管理。 　　2.列出案卷标题 案卷标题是案卷的名称，也叫案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概括。案卷标题应当确切、简明地揭示出卷内文件的内容和成分，从而为以后的查找利用提供线索。案卷标题最好控制在二三十个字以内，最多不要超过50个字。如利用蓝色大资料盒进行整理，实训中心财产管理大类中分别做了如下几个案卷：（1）耗材的申购；（2）设备的申购；（3）设备的验收和合同；（4）报销登记；（5）设备的维护和破损、赔偿登记；（6）物品借出登记；（7）设备的报废 （8）实训中心财产总账。 　　3.排列卷内文件 按时间先后顺序或重要程度排列，卷内文件编写件号或页号。 　　4.编写卷内目录与备考表 卷内目录：就是卷内文件目录，用以揭示卷内文件的内容和成分，是卷内文件的清册，放在卷内文件的最前面，以便于查阅和利用。备考表至于文件的末尾，用以注明卷内文件材料需要说明的情况，并可以保护文件（防止磨损）。 　　5.需归档材料填写案卷封皮与装订，做好排列和编制案卷（移交）目录。 　　二、定期清扫、保持清洁 　　清扫（SEISO）——将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽的环境。目的：稳定品质，减少工业伤害。 　　清洁（SEIKETSU）——将整理、整顿、清扫进行到底，并且制度化，经常保持环境外在美观的状态。目的：创造明朗现场，维持上面3S成果[2]。 　　我们在实训中心办公室靠墙侧摆放了几个带玻璃橱子