《工作规划术(黄上平)》-课件.pptVIP

ABILITY ENTERPRISE CO., LTD Spring huang 2012.12.08 事情一次做對《工作規劃術》讀书心得 Reporter : Spring huang Dept. : MFG-ENG Date : 2013/01/06 規划定義 專家解說:日本知名教育學者與效率專家齊藤孝比喻工作規划術:[現狀]與[目標]兩點之間建立起一道[階梯],透過拆解工作流程,帶領人們一步一步走向終點 定義：預先思考整體計劃,安排好工作執行的程序,創造一個讓所有人都不會白費力氣,而且高效率的工作情況 預先做好工作規劃，才能從容優雅地把事情一次就做對 工作規劃的三大意義 1.每一階與每一階確實銜接 2.階梯的每一階,都必定雙腳 可以跨上的高度與距離 3.階梯能讓距離遠近變得明確, 每跨一階都可以量測距離目標的遠近 任何一步階梯被踩空，都可察覺到規划的疏漏，且可掌握錯誤狀況并及時修正 確保每項工作的大小與分量都可以被完成的狀況 可感受到[進展]，可為工作者帶來成就感及更大干干勁沖向目標! 目標 現狀 階梯 完成工作規划術七步驟 制定明確目標 拆解作業流程 理出優先順序 委派分配任務 精準掌握時程 找出風險因子 總結檢討改善 2個重點: 1.精細到能正確估算單一作業的時間和成本 2.確認工作耗時單位小於進度時間單位 2個關鍵:「任務內容」、「你(委派者)的期許」 2個技巧: 1.將各項任務「轉化成可量化的數字」 2.參照過去經驗,預留緩沖時間 3個角度思考: 目標、時間、資源 3個思考: 預防錯誤再犯、 錯誤偵測機制 錯誤發生也不會造成問題的對策 3個指標: 確定「期限」、確認「資源」、設定「范圍」 2個原則: 急迫性、重要性 七步驟要点及采用工具汇总 序号 步骤 要點及原則 采用工具 1 目標 目標設定的3個指標:1.確定期限2.確認資源:人力/物力/財力3.設定範圍:該做甚麼?做到甚麼程度 1.6W3H系统化分析問題2.SMART原則×目標3要素 2 拆解 將大目標拆成小工作!工作拆解2重點:1.精細到能正確估算單一作業的時間與成本2.確認工作耗時單位小於進度時間單位 1.用WBS工作劃分結構，分割工作項目，以MECE原則檢視工作項目2.系統性列舉法由上而下將工作因素分解，How to展開工作細項，6個問題查核各項工作3.隨想列舉法由下而上歸納出工作脈絡 3 排序 作業順序安排2原則:1.急迫性2.重要性要注重於重要的事,消減臨時急迫性事務! 1.優先矩陣，5个判断基准2.關鍵少數分析法ABC分析(80/20法則) 4 分工 授權2關鍵:1.明確任務內容2.告知期望值(明確開始時間,完成時間,檢核標準) 1.成功委派工作10步驟2.工作模式化，建立標準范本，(标准化) 5 時程  安排時程2個技巧: 1.將各項任務「轉化成數字」，量化抽象的任務  2.參照過去經驗,預留緩沖時間 1.甘特圖2.計劃評核圖 6 備案  預防異常風險3角度:1.客戶提出不同要求(目標)2.進度落後(時間)3.資源不足，人力 物力 财力 1.檢核表法2.FMEA管理模式 7 檢討  檢討改善3层次思考:1.預防錯誤再犯2.錯誤偵測機制3.錯誤發生也不會造成的對策 1.PDCA與CAPD啟動管理循環與改善循環2.奔馳法 工具1：6W3H系统化分析问题 計算投入的金錢、人力等成本以及效益，評估目標的可行性。 工具2：SMART原則×目標3要素 目標 期間 資源 範圍 期間 人力 物力 財力 方針理念 檢驗重點 須符合SMART原則 Specific(明確性): 執行方向明確,方法、手 段具體可行. Measurable(可衡量性): 有度量的單位、可評估成果. Attainable(可達成性): 環境許可,執行者有能力完成. Relevant(相關性、適切性): 符合現況、能被落實,可解決現有困難. Time-bound(時限性): 有明確時間表,可以定期追綜和評估. 工作終點 工具3： WBS工作劃分結構 原則1:將工作劃分至可明確估計細項的作業時間和成本; 原則2:同一層的作業須互相獨立; 原則3:同一層作業總和為100%。 工具4：優先矩陣 II 不急迫、重要的事 ?防患未然的事務 ?有助於思考未來願景的動 ?發掘商機 ?建立人際關系、休閒活動等 IV 不急迫、不重要的事 ?無關緊要、浪費時間的事 ?有趣的活動 ?繁鎖的工作 I 急迫、重要的事 ?危機或日常救火的事務 ?急迫的問題 ?有期限壓