《第章商务信函与商务合同》-课件.pptVIP

第1章 商务信函与商务合同 设计和美化商务邀请函 从样式入手编排文档 使用样式管理文档元素 让Word为合同条款自动编号 使用模板提高合同编写和管理水平 深入了解Word的格式和样式 本章知识重点： 1.1案例教学：开发者大会邀请函 案例描述： 捷风科技（中国）有限公司（这个是杜撰的公司名称）准备召开2006年度开发者大会。假设你是公司的总裁助理，你需要为这次会议做一些准备工作。现在，你需要尽快用Word为此次大会设计、制作邀请函。 制作之前，大家不妨看一下我预先制作的成品。打开“E:\成品\01”文件夹下的“邀请函.doc”文件，单击打印预览按钮，预览文档。 常见的邀请函，需要遵循以下设计制作的三个步骤： 首先，邀请函的外观设计及颜色搭配一定要大方美观，能够激发受邀者参加会议的兴趣，并展示会议和会议主办者的良好形象。 其次，邀请函要快速、准确地传递最为关键的信息，如会议主题、特点、时间、地点、议程等。 最后，不要忘了留下主办方的联系方式，为受邀者提供反馈渠道，如联系方式、联系人、调查表等。 1.1.1从页面开始 简单的说，进行页面设置，就相当于在写字之前先挑选一张尺寸合适的纸，并设计好书写的格式。在这里你要确定，将来打印邀请函的纸张大小是多少，版式要设计成什么样子，做到心中有数，然后再进行页面设置。页面设置包括对纸张大小、页边距、字符数/行数、纸张来源和版面等的设置，这些设置是打印文档之前必须做的准备工作。 开始设置页面： 步骤1 从菜单选择“文件\页面设置”，在“页边距”选项区中设置上面的页边距为8厘米，下面的页边距为4厘米，左边和右边的页边距都为3.17厘米，纸张方向为“纵向”，这样就确定了版心的大小。 设置版心位置时，上边距留出了较多的空间，这是因为我们打算在邀请函的上方设计一个弧形的装饰区域，并打算把醒目的会议名称置于页眉区域内，这样整个版面看上去会舒服一些。 步骤2 切换到“版式”选项卡，在“页眉”数值框中设置页眉高度为1厘米，在“页脚”数值框中设置页脚高度为1.75厘米，单击“确定”按钮，回到文档编辑区。 1.1.2“样式”先行 页面设置完成了，先别着急进入正文内容的编排，接下来还得做一项重要的前奏工作，那就是设计“样式”。 为什么要先设置“样式”呢？下面对“样式”的概念和主要特点做一介绍： “样式”其实就是某一类格式相同或相近的段落、文字、表格的公共属性。比如一本书中的所有章名，都会套用同一个样式，该样式规定了章名的各个文本元素的格式。 每个样式都包含字体、字号、段落格式、制表位、边框、语言、图文框、编号和快捷键等组合，在“样式和格式”任务栏中，点击“新建样式“，在”新建样式“对话框中，单击“格式”按钮，可以看到这些选项。 对样式所做的任何调整都将即时改变所有应用了的该样式的段落、文字的格式。 提前设置样式的好处也是不言而喻的，如果要一次性统一改变文档中某个特定元素的所有文本的格式时，只需改变应用于该元素的样式即可，非常便捷，非常易于操作。 所以，样式在Word中非常重要，同学在使用Word过程中，应该养成良好的习惯，即编辑文档时，要先设置好样式，这一点对编辑中、大型文档尤为重要。 下面先来设置“正文”的样式，这样做的好处是：其他大多数样式都是基于“正文”样式定义的，将大多数样式的公共属性设置在正文样式中可以减少后续的许多设置工作。 步骤1 从菜单选择“格式\样式和格式”，系统将自动在屏幕右侧打开“样式和格式”窗格，单击“正文”样式右侧的下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“修改…”； 步骤2 系统会弹出“修改样式”对话框，我们打算把邀请函的“正文”行距都设为1.5倍，以后所有基于“正文”的样式，也将继承“正文”样式中的所有属性，包括1.5倍的行距。所以下面我们只需要修改“段落”即可。 步骤3 单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“段落”，会弹出“段落”对话框，在“间距”选项区中单击“行距”下拉列表框，在其中选择“1.5倍行距”，单击“确定”按钮回到“修改样式”对话框，再次单击“确定”按钮完成设置。 1.1.3美化页眉和页脚 好了，下面我们就可以正式开始制作邀请函了。我们制作习惯是先设计好页眉页脚再进行正文内容的编排。 步骤1 从菜单选择“视图\页眉和页脚”，进入“页眉和页脚”视图，系统会自动弹出“页眉和页脚”工具栏，此时即处于页眉和页脚编辑状态。 步骤2 在“样式和格式”窗格中也会自动出现两个样式“页脚”和“页眉”。单击“页眉”右侧下拉按钮，在弹出的快捷菜单中选择“修改”，打开“修改样式”对话框。 步骤3单击“格式”按钮，在弹出的快捷菜单中选择“字体”，会弹出“字体