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浅述园林绿化工程档案规范化标准化管理 　　摘 要：园林绿化档案是在园林绿化建设中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片等不同载体的文件材料，是园林工程进行竣工验收和竣工核定的必要条件，是对工程进行检查、维护、管理、使用和改扩建的原始依据。有效地加强园林绿化工程档案收集管理是项重要的工作。 　　关键词：园林绿化 工程档案 规范化 标准化 　　近年来，随着临沂市委、市政府加大对环境保护、环境改善的力度，城市建设进入生态环境建设阶段，绿化事业呈现出前所未有的蓬勃之势，广场绿地、花园小区层出不穷，且规模日渐增大，让临沂这座城市慢慢变成鸟语花香、树木成荫的园林城市。 　　一、园林绿化档案工作是建设“园林城市”的保障 　　城市环境主要部分的园林绿化是城市环境提升的重要部分，园林绿化是城市建设的重要组成部分，城市绿化的成果会成为这个城市永续利用所必不可缺的一部分。园林绿化档案是在园林绿化建设中形成的具有保存价值的文字、图纸、照片等不同载体的文件材料，是园林工程进行竣工验收和竣工核定的必要条件，是对工程进行检查、维护、管理、使用和改扩建的原始依据。有效地加强园林绿化工程档案收集管理是项重要的工作。 　　近年来，随着园林事业的发展，园林绿化项目档案管理的重要性日益显现。园林绿化项目档案资料的管理，直接关系工程质量，关系到城市的可持续发展，为园林发展建设的连续性、周期性提供了不可缺少的凭证和参数。以此为据研究制定园林规划，制定城市的绿化、美化方案，以及园林管理、整修、树木更新换代等，可避免和减少调查、勘测等重复工作，又使计划制定切合实际，取得事半功倍的效果。由于临沂绿化工程的多元化、立体化、现代化，故而建立完善的绿化管理档案管理体系十分必要。 　　二、当前园林绿化档案工作亟待解决的问题 　　近几年来，临沂市十分重视园林绿化工作和园林绿化档案工作。在城市快速发展过程中，园林绿化档案管理也出现了一些亟待解决的问题。 　　综合工作中的见闻，笔者认为目前园林绿化档案管理普遍存在的问题有：项目档案资料质量管理不完善，档案文件不符合相关的规范和要求。在项目建设过程中，有些材料没有审核批准签名、不是原始记录，有些档案立卷时著录项填写不规范；有些单位档案保护意识弱、保护方法少、保护手段滞后，导致档案较早被损坏，难以恢复原貌；项目前期文件、设计文件和监理文件的收集不完整、不系统，多数单位没有收集项目施工前的原建筑旧貌、开工仪式、施工过程、隐蔽工程、施工工艺等声像资料；不少建设单位在项目档案管理方面知之甚少，不清楚城建档案馆对建设项目档案工作有哪些要求，更不清楚项目档案工作的具体做法；项目建设单位本来就没有编制相关的档案管理标准，或者存在不完善、可操作性不强的问题；建设单位对各参建单位的指导、监督、检查、考核力度不够，管理处在松散状态；相当多的项目在实施过程中，档案管理明显滞后，对项目实施全程控制管理的同时，未将项目档案工作的有关要求列入控制管理内容。此外，从事园林绿化的档案收集人员缺乏档案管理知识，最终导致绿化项目档案管理的不规范。 　　三、如何解决园林绿化档案工作难题。 　　园林绿化档案能否发挥作用，关键还是要看其收集的资料是否属实，与工程施工中的情况是否一致。主要工作从以下几点抓起： 　　（一）加强工程开工前档案的收集工作是做好管理的前提条件 　　工程项目一开工，就应该设立工程负责人分管档案工作，并协调好专、兼职档案人员与相关部门的工作关系。及时收集前期文件如立项文件、设计文件、招投标文件及开工审批文件等，及时解决收集工作中出现的新情况、新问题。 　　（二）加强过程控制是保证园林工程资料真实有效的最好措施 　　园林绿化工程档案管理人员，要随时与工程技术人员联系，做到边施工边收集管理。 　　第一、重视工程质量保证资料。包括本合同段绿化工程所需苗木检疫、检验证明：原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告：原材料试验报告等资料。该资料不仅是原材料进场的前提，还将附在分项工程资料上，否则监理方有权不与签证。 　　第二、竣工验收资料要完善：认真填写工程竣工报告，工程竣工验收报告，竣工验收申请报告等验收资料，签字、盖章要齐全，不能敷衍了事。 　　（三）把好园林绿化工程竣工验收关口是重要方面 　　针对园林绿化档案收集难等问题，高度重视，多次带队前往工程项目部、建设单位进行实地调研和考察论证。广泛听取各参建单位反馈意见和工作中遇到的难题。认为要把园林绿化档案收集、归档工作做好，就必须与园林绿化主管部门将工作联系好、协商好，真正在程序上把关。为此馆领导多次前往园林局与该局领导探讨交流。通过研究决定，双方对园林绿化工程档案收集渠道、入库标准，园林档案移交、备案程序达成统一意见，园林绿化工程竣工验收时，必须同时验收竣工档案，只有竣工档案验收合格后，园