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浅述建筑工程企业档案管理 　　企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 　　作为企业档案管理工作者要做到的工作是维护档案的真实性、完整性、档案整理及时性、档案查阅准确快速，提高利用效率，为解决企业发展所需各项问题发挥余力。要做好这几个工作要从各部门档案资料管理和企业档案资料管理出发。企业档案工作需实行二级管理，一级管理是指企业档案管理工作者的统筹管理，二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 　　一、企业档案管理工作者统筹管理 　　1、档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富，为使档案信息资源不流失，企业档案工作者首先要先制定适合本企业的档案管理制度或细则，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。并发至各部门档案管理人员。内容至少要包含：①对各部门归档材料的范围，工程建设档案归档范围可按当地档案局发布的要求来制定，或是行业制定的归档范围经当地档案局审核认可的，在档案局发布范围以外的文件若企业领导觉得对企业今后发展可提供利用价值的资料也要作为归档的范围，其他部门根据各自业务内容，综合考虑对企业今后发展可提供利用价值的资料都作为归档范围，但对财务部门和人事部门，其档案可由各部门自行保管；②对归档材料的质量要求，要求存档的资料原则上必须是原件，如若实在无法收集到原件的，则保存复印件，要求存档的资料必须使用不易褪色的碳素笔，不得使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不易保存的资料，这点一定要提前给各部门档案管理人员进行交底，让其在收集过程中就要注意这方面的问题，发现问题时及早告知档案起草人员，重新制作档案，要求各部门档案管理人员移交档案时使用统一的案卷目录、卷内目录、档案盒，这些格式由企业档案管理人员发给各部门档案管理人员，档案盒可到企业档案管理人员那领取，也可自行到正规档案盒售卖点去购买。要求各部门档案人员要移交资料时，先告知企业档案管理者，企业档案管理者先到部门去检查移交的资料，查看是否有问题，若有问题一一提出，不能一次提出一个问题，进行多次整改，这样会浪费时间和精力，部门整改完成后，若整改内容不多，则可直接拿到公司进行移交，若整改的内容较多，则还需到部门去复查，避免拿到公司移交时发现还有没有整改到位的情况，各部门档案人员移交资料时，还需一并把卷内目录等电子版一起移交；③对归档材料份数的要求，一般要求提交一份即可；④对归档材料移交时间的要求，可根据各部门的业务量来定，多的可选择每半年移交一次，不是特多的可选择一年移交一次，对于工程建设项目，则要求工程完工验收后半年内进行移交，以免时间太久或有人员变动，容易造成档案缺失。 　　2、企业档案管理工作者每年应不定期去各部门检查档案收集整理情况，尤其是对新参与档案管理的人员，其对档案管理要求还不是很懂，若是及早去检查，一则可及早发现问题及时纠正，二则也可进行现场交底，让他们尽早掌握这些知识，这样也可减轻大家的工作量，提高工作效率。如果企业经济状况尚可，则可建议企业领导安排所有档案管理人员进行正规的档案知识培训，如果尚还不能达到每个人员都去参加正规档案知识培训的话，至少也得安排企业档案管理者进行正规的档案知识培训，然后再由企业档案管理者对各部门档案管理人员进行内部培训。 　　3、企业档案管理者对每次收集到的档案还需重新整编，因每个人对资料的整编习惯不一样，而且每个人只移交各自部门的资料，没有统一的编号原则，为了便于企业档案管理者今后能快速查找到所需的档案，对收集到的电子文档，需重新命名，为了以后查找方便，可以按照文件时间、内容进行命名，前面写文件形成时间，后面写文件内容（标题），有较多类似文件时，还可把文件编号也一起命名，如Y-001关于……的会议”。对收集到的所有档案都要分类建立台账，台账尽可能多些的显示档案内容，如收集项目资料，台账里至少要记录收到时间、项目全称、项目类别（如监理项目、施工项目、咨询项目等，根据每个公司的业务内容来定）、移交人、案卷档号（根据公司编号原则对所有档案重新进行编号），这些是基本内容，还可添加一些其他内容，如合同编号、建设单位、总投资、合同金额、工程类别、工程等级、工程规模、开工时间、完工时间等信息，以便将来需利用时能快速查找有用信息（如领导需查找什么类别，投资额大致多少以上的项目或是达到多大规模的工程，那么此时只需查找台账就可以找到所需的信息了）。对收集到的纸质文档，入库前需重新对每卷档案重新编号，因只存储企业档案，所以可以不用编制全宗号，可采用这种编号结构：类别号、项目号、案卷号、件、页（张）号，为了便于直接查找，可在每个档案盒背脊上加上一些内容，如盒内档案的工程名称、盒内档案的大致内容，在档案盒的背脊上尽量的写多些，尽量把盒内文