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档案数字化管理优势与不足问题研究 随着科学技术的不断发展，电子信息化设备逐渐在我国发 展起来。近年来，数字化的档案在各个领域、各个企业中已被广泛应 用，深深影响着我们的工作、生活。而档案数字化管理也适应了时代 需求，利用高科技电子信息技术结合计算机软件技术共同实现档案数 字化管理。目前我国对档案数字化管理还处于技术开发和应用阶段， 有一定的优势同时也存在一些不足。在此，我们阐述了档案数字化管 理的优势、不足及应该采取的对策。 和著作权归原 所有， 关键词：档案；数字化管理；纸质档案 在全球信息化的时代，传统的档案管理体系迎来了新的挑战。面 对日渐增长的电子信息技术，人们的工作、生活都实现了自动化、标 准化、网络化，一些日常的工作可以通过互联网和计算机来完成，这 导致了文件也从纸和笔转变成了电子档案。大量的纸质文件变成了信 息数据，促进了档案数字化，而对档案数字化的管理就显得尤为熏要。 1档案数字化管理的优势 1.1能增强立卷制度执行力。 1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案 工作条例》的规定：“凡机 关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部 门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从以上规定可见，文书处理部 门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案 立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立 卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量， 不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或者制度形同虚 设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室 的相应负责人，以代替部门进行立卷，但档案管理人员由于知识结构 和业务领域的受限，同时每口均有大量工作需完成，对每一个部门的 工作内容未必了解透彻，也就必然的不能保证所上交材料的完整和成 套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到 电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。 1.2不受时间和空间的限制 档案数字化管理改变了传统管理模式，使档案资料在管理和利用 上都不仅限于上班时间。在传统管理模式中，想要翻阅档案资料需要 在特定的场合中，利用办公用具，经过管理人员审批后才可以使用， 在实现档案数字化管理后，只需要在互联网、局域网、计算机网络等 网络平台中就可以翻阅。以计算机、电脑工作台为主要办公工具，通 过档案编码就能精确查找。这样不仅节省了大量的时间，也降低了档 案管理员的工作难度。在企业各部门内部，大量的电子档案、文件被 整理出来，通过有序的编码将资料存在硬盘中。这种方式使得电子档 案可以存贮于不同的载体中，同时易于保存，只需要把档案、文件进 行加密处理，就可以提高文件的准确性。使用者只需要获得允许，就 可以查找所需的资料。有效提高了档案管理部门的工作效率，立卷部 门也只需要将资料、文件输入到计算机中，定期对文件、资料进行更 新，再输送到档案室就可以了。档案管理员通过管理系统将档案卷编 0、整理，同时打印0录，方便查找。整个操作流程节省了大量的人 力、物力、财力，提高了办事效率，促进企业快速发展。 1.3增强纸质档案原件的保护 纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档 案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减 少对档案原件的使用、损坏，可以有效地延长原件的保存时间；特别 是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理将得到更好更长远 地保存。 2档案数字化过程中存在的问题 2.1档案数字化硬件严重不足 档案数字化需要以硬件设备为基础，是以信息采集设备、信息存 储设备和信息利用设备为依托。其中，信息采集设备通常由档案资料 和照片采集设备、声音和影像采集设备以及信息转化设备组成；信息 存储设备通常由磁盘阵列、光盘库组成；信息利用设备通常由计算机、 万维网、打印机、复印机等组成。在选购硬件设备时，应当依据数字 化对象的具体情况确定，但是由于各档案部门财力紧张、认识不到位 等情况的存在，导致很多档案馆、档案室出现硬件设备严重不足，即 现有的硬件设备很难满足档案数字化的实际需要。 2.2电子档案存储受载体制约性强 电子文件的存储、利用、处理均离不开软硬件设备，然而，尽管 计算机存储设备容量越来越大，但电子文件却成几何级数增长。同时， 相关应用软件更新速度非常快，很多早期形成的电子文件在新软件环 境中存在无法读取的问题，而很多不能实现兼容的软件也会造成数据 的无法读取。 2.3档案数字化管理有一定的风险性 在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑 病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威 胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时， 主要利用电子编码技术