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浅述秘书如何做好信息工作 　　摘要：信息工作是秘书工作的基础。面对繁杂的信息，秘书人员必须要具备一定的信息管理能力。本文分别从工作重点、工作能力、工作原则等几个方面探讨了秘书人员如何有效地开展信息工作。 　　关键词：秘书 信息工作 能力 原则 　　2008年9月15日10点，美国雷曼兄弟公司向法院申请破产保护，消息瞬间通过互联网传遍地球的各个角落。10点10分，德国国家发展银行通过计算机自动付款系统，向雷曼兄弟即将冻结的银行账户转账3亿欧元。德国国家发展银行在10分钟里上演了一场令人唏嘘的悲剧，3亿欧元有去无回。德国国家发展银行被媒体指责为迄今“德国最愚蠢的银行”。是什么导致了悲剧的发生？德国经济评论家哈恩说，在这家银行，上到董事长，下到操作员，没有一个人是愚蠢的，可悲的是，几乎在同一时间，每个人都开了点小差。其中董事会秘书史里芬和文员施特鲁克是涉及转账事件的两个秘书人员：史里芬在这关键的10分钟里，打电话给国际业务部催要风险评估报告，因电话占线而未果，打算一会儿再联系；施特鲁克的上司希特霍芬是负责处理与雷曼兄弟公司业务的高级经理，他嘱咐施特鲁克上网浏览新闻，“一旦有雷曼兄弟公司的消息就立即向我报告”。10点03分施特鲁克看到雷曼公司申请破产的网络新闻，马上跑到希特霍芬办公室，可上司不在，施特鲁克留了张便条离开。可见，信息不畅是导致德国国家发展银行决策失误的根本原因。秘书是组织信息工作的主要操手，这两名秘书人员对悲剧的发生有着不可推卸的责任。前者作为高级秘书，信息敏感度十分迟钝，缺少关注信息的主动性；后者虽及时获悉到实用信息，但却对其风险性评估不当，致使即时传达大打折扣，贻误了最佳时机。信息是领导决策的基础，是指导实践的依据，秘书如何做好信息工作是一个大课题。笔者拟就此问题谈一谈自己的理解，以与秘书朋友交流讨论。 　　一、秘书信息工作要与组织中心工作共脉跃动 　　办公室（或秘书处）是组织的综合工作部门，处于组织的中枢位置，上上下下、方方面面的工作任务，都需要做好统筹协调、督查反馈。“广以谋大局，始造而有大作为”。秘书必须要树立服务大局的理念，坚持把秘书工作放到组织工作的全局与大局之中。这就要求秘书根据组织中心的工作，找准自身工作的最佳结合点和切入点，合理安排工作重点，以使每项具体工作与组织部署、领导思路相契合。“不谋全局者，不足以谋一域。”只有秘书人员对组织全局大势做到胸中有数，才不会偏离工作的方向。 　　信息工作服务对象是组织和领导，这就需要秘书人员要站在组织战略的高度和领导的立场来把握关注点、兴奋点。秘书一定要紧紧围绕组织工作和领导决策的重点——中心工作、重点工作，开展信息工作。秘书工作千头万绪，秘书人员必须定期对工作安排进行科学地梳理和研判，分清主次、大小、轻重、缓急，做到统筹谋划，既兼顾组织全局部署和领导决策思路，又力争结合实际情况，准确抓住主要矛盾、始终突出工作重点。德国国家发展银行董事长的秘书史里芬就缺少围绕工作重点开展信息工作的积极性。雷曼兄弟是德国国家发展银行的业缘组织，2008年9月15日是两个组织交易的日子。按管理常识，雷曼兄弟应是德国国家发展银行风险监测的重点。雷蒙破产的信息已到处传播，而董事长的秘书却毫不知情，按正常程序在索要风险评估报告，岂不可笑？没有围绕组织当下的中心工作开展具体扎实的信息工作，是史里芬工作的最大失误。 　　二、秘书应该具备的信息素质和信息工作能力 　　由于信息数量庞大、信息质量良莠不齐、信息渠道多元，信息工作的很大。但随着领导对信息的倚重度、期待值越来越高，信息工作变得越来越重要。秘书人员是组织和领导的“信息库”，为把握好信息工作的方向盘，秘书人员必须要苦下功夫，以高度的责任心提升自己的素质和能力。 　　1.提高信息搜集整合能力 　　除了文件、信访、电话、会议、报纸杂志、调研等传统渠道外，“立体快”的广播电视、网络等传新媒体已成为主要的信息源。新媒体信息容量大、更新快，秘书收集、储存有效有益信息面临着严峻的考验。所以秘书人员必须要创新思维，在组织内部建立横向到边、纵向到底的信息网络，变“个人作战”为“集体攻坚”。只有集合群力，秘书人员才可以搜集到关乎组织的较为全面的信息，实现信息搜集工作的角落化、针点化。庞杂的信息源犹如狼藉杂乱的仓库，对有效有益的材料物品难以辨别，所以秘书人员还要具备整合加工信息的能力。整合加工信息不妨分为两步走：第一步是做好信息去粗取精、去伪存真的工作，确保信息的有效度；第二步是将一个个看似独立割裂、关联不大的信息，以重要程度、时效程度、相联性等维度进行分类，以确保信息的分级处理。收集整合信息是秘书人员基本的信息素质，也是秘书人员开展工作的基础，秘书一定要树立一个观念：收集信息要多多益善，可用信息要精益求精。 　　2.信息预测与信息监测能力 　　1950年朝