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浅述独立院校院系行政秘书工作 　　【摘 要】 独立院校发展创建期的系行政秘书工作要明确定位，把握特点，加强自身建设，树立正确的工作观念，具备良好的职业素质，进一步提高具有统筹、沟通、协调能力。 　　【关键词】 独立院校；转型期；行政秘书；工作定位；特点；要求 　　近年来，独立院校已经在我国高等教育中占有一席之地。随着国家在政策上的大力支持，使得独立院校呈现出快速发展的局面。然而，面临日益激烈的竞争环境，独立院校也在探索着自己独特的发展道路，需要更加明确自身的发展方向。以西安交通大学城市学院为例，经过十年的发展，学校不断总结经验，创新发展，正处于转型的关键时期。为适应学院的发展要求，学院的管理是重要的一环，院系行政秘书的工作不容忽视，行政秘书必须积极适应学院转型期的特点更好地服务于广大师生。 　　一、行政秘书工作职责的定位 　　独立院校由于其自身特点，使得行政秘书这一岗位在面临繁杂日常事务的同时，还要协调好各级领导和师生之间的关系。二级管理体制下，系里的行政秘书一方面需配合院里各项工作，另一方面要结合各系的实际情况从组织、协调等多方面入手处理好系内工作。 　　目前，各系里的主要工作分为日常型工作和外协型工作两类。首先，日常型工作主要包括：第一，人员管理。掌握本系的人员信息，做好教职工个人信息档案登记及更新工作。及时传达学院人事处下达的各项通知，按照要求上报教职工的各项材料，通知教师参加各种培训与职称认定工作；办理职工的入职、离职手续；做好每个月的员工考勤，及时准确上报员工工作信息等。第二，财务管理。行政秘书需要掌握学院的相关财务制度，控制各项经费支出，对系里的科研经费、培训经费、差旅费、办公经费、学生活动经费等逐一审核登记，并及时报销。第三，资产管理。建立资产信息库，掌握系里资产情况，及时统计更新各项资产信息。同时，及时汇总系里教职工的需求信息，购置办公用品，建立日常领购制度，确保账物相符。第四，系内档案管理、公章管理工作。二级行政秘书负责的档案分两部分，一部分是学院下发的各项文件，如党政、教学等各部门下发的通知。另一部分是系内部的资料，如会议记录、专业建设、活动总结等。行政秘书需要分类整理各种文件，定期汇总，按时间段存档。对于系里的公章使用情况进行登记备案，按照学院的要求办理公章的使用。其次， 外协型工作主要是对外联系与协调。针对专业设置情况为更好地促进各种项目、软件的合作交流，协助系领导与就业、实习基地、产学研基地及来访单位、企业进行联系，不仅做好校内师生的服务，也做好校外单位的服务。 　　二、创建期行政秘书工作的特点 　　随着独立院校的发展，人才培养的目标发生了较大的变化，为适应社会的需求，培养实践能力强、综合素质高的学生是独立学院发展的必然趋势。面对日益变化的形势，行政秘书的工作也呈现出新的特点： 　　1、专业性 　　日常事务性的工作行政秘书须将其制度化、日常化、从繁杂的事务性工作中找出时间加强专业性工作的学习，如及时掌握学院、系里的发展动态，掌握系里专业发展的最新信息，了解国家对于独立院校发展的政策文件等。 　　2、统筹性 　　行政秘书负责全系的大小事务，统筹协调各个部门的工作，因此要求行政秘书具有较强的宏观把握能力、沟通协调能力，将自己的具体工作融入到学院各个方面的过程中，处理好整体与局部的关系。 　　3、能动性 　　树立服务意识是行政秘书所应具备的基本素质，在为教师、学生服务的过程中不能单一的、被动的接受任务，应当积极主动，发现问题的同时找出解决方案，创造性地开展工作，为领导提供建设性的想法和意见。主动为系里和学院的发展献言建策。 　　三、创建期对行政秘书综合素质的要求 　　独立学院的发展对行政秘书提出新的要求，为更好地胜任这一岗位必须要不断提高行政秘书的综合素质，这就需要从学院和系的发展角度来考虑，让其在自己的工作范围内更好的展现自身的才能。 　　1、树立正确的工作观念 　　行政秘书首先要从思想观念上有正确的认识和转变。从理论上、观念上和实践中不断加强自身思想政治素质的同时，还要具备以下观念：第一，树立为广大师生主动服务与奉献的观念，工作时要积极主动，全身心地投入。第二，不断学习与创新的观念，面对瞬息万变的今天，行政秘书要根据自身的角色定位不断学习，掌握新的资讯，着重分析研究与学院和专业发展有关的信息，发挥主观能动性，扑捉有用的信息，采取整体、跳跃的思维模式与工作模式，当好领导的助手及参谋。第三，全面参与与高效的观念，全面参与学院和系里的各项工作，不仅做好事前的安排，还要主动参与，并在事后及时查漏补缺，进行改进。正确处理好速度与质量的关系，在及时处理工作的同时，要高标准、严要求，始终贯彻“高效率”的观念，以保证工作的有序进行。 　　2、具备良好的职业素质 　　要更好地胜任