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试谈企业档案管理 　　摘 要:企业档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。 　　关键词:企业;档案管理;信息技术 　　文章编号:978-7-80712-402-3(2010)02-069-02 　　 　　企业档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业新时期的发展需要,树立新的观念,建立新的体制,实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同,不是只局限于某一领域的活动,也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情,而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望,档案工作也是如此。因此,档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。 　　一、企业档案管理的重要性 　　企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应在日常工作中,注意各种文件材料的形成、积累,并按一定的要求进行科学分类整理,统一管理本企业各门类、各种载体的档案,实现档案的有效利用。 　　企业档案的重要性主要表现:(1)企业的档案是企业科技发展的催化剂;(2)企业的科技档案是知识形态的生产力;(3)企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式;(4)企业档案是企业文化的重要部分,是企业成功的金桥。 　　二、企业档案管理的原则 　　1.统一领导,分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导,建立统一的企业档案管理制度,对企业的全部档案实施综合管理。 　　2.维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整,从数量上说,要保证企业档案在内容上齐全配套;从质量上说,要保持企业档案的系统性和内在的有机联系,在范围上,应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书,严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全,对企业档案进行很好的管理和保护,要加强保密工作,严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生,严守企业档案中所含的涉密事项,保护知识产权,维护企业的合法权益。 　　3.便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用,既是企业档案工作的基本出发点,又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展,就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终,并且是检验档案管理工作质量的根本标准。 　　三、信息技术在档案管理中的运用 　　置身于企业信息集成系统中,企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。办公自动化后,将出现无纸办公,企业每个岗位都能形成电子文档,这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料的形成、积累和归档,在各个管理岗位上负好应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后,企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用,对信息的利用和保密等问题,通过新的管理制度和管理方法来解决。 　　首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后,适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此,电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。 　　其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之的是以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令,根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况,分类也将更详细、更科学、更规范。 　　最后是企业档案的接收和保管也发生了改变。以往的企业档案工作者是通过参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收,作为对其企业档案的监督、指导和接收。“在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。”这就是说,企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去