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高校公文主题词标引浅述 　　摘 要 公文主题词是公文格式的重要组成部分，主题词的标注是否准确、规范，将直接影响到人们利用、检索和管理公文的效率。针对目前江西各高校公文主题词标注的中存在的现状，本文从公文主题词的认识、主题词标注的规则和方法、公文主题词标注的常见问题和准确标注公文主题词的措施进行探讨，推进公文主题词标注向规范化发展。 　　关键词 高校 公文主题词 主题词标引 　　为了规范江西各高校公文处理工作，提高公文处理质量，江西省教育工委、省教育厅曾于2007年下发了赣教办字〔2007〕57号文件《关于印发（试行）、的通知》（以下简称教育厅57号文件）。57号文件是根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》及《国家行政机关公文格式》（国家标准）及结合江西省高校实际情况制定的。文件下发至今虽有5年，但从目前江西各高校公文处理工作特别是文件的制作情况来看，仍有很多高校的公文主题词标注不规范，随意性强，或不能准确表明公文主题，或不能按照规定标注主题词等。本文就公文制作过程中主题词标引情况进行简析，希望对江西各高校公文主题词标引起到一定的启示和借鉴作用。 　　一、关于公文主题词 　　主题词是指能够准确表达公文主题内容的规范化名称或名称性词组。公文标注主题词，是为了实现办公自动化的需要，有利于公文和档案的管理，有利于提高计算机公文检索的速度和准确性，从而充分发挥各类公文的信息效益。 　　中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发有《主题词表》，各行业也先后制定了行业主题词表。以江西省教育厅2007年印发的《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为例，该词表共有10类630个主题，分为三个层次，第一层为分类词，是对主题词区域的分类，如“综合”、“教育教学”、“学生工作”等。第二层为类别词，是对主题词的具体分类，如“教育教学”类中的“学历”、“学位”、“学籍”、“教学”、“教学基本建设”、“教务”等。第三层为类属词，如“教学”类中的“教学改革”、“人才培养模式”、“实习”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。 　　二、公文主题词标引一般规则和方法 　　（一）标引主题词的顺序。 　　一般公文的主题词由1-2个类别词、1-4个内容属词、1个形式属词（文种）组成。标引的顺序为：首先根据公文内容和标题提炼公文主题，按照公文主题在公文主题词表中查找类词，看该公文主题属于哪一类；再根据类词查找主题别词；在别词范畴内查找内容属词或组配内容属词；根据文种确定形式属词。如图： 　　提炼主题→查找别词→查找内容属词→确定形式属词 　　（类词） （别词） （属词） （属词即文种） 　　（不作为主题词） 　　（二）公文主题词标引方法。 　　1.一般应在主题词表中选用主题词。公文主题词表应由各级办公厅（室）制定，不得随意更改。下行文以发文机关确定使用的主题词表为准，上行文按上级机关的公文主题词表标引。如江西省人民政府的发文，标引主题词以《江西省人民政府公文主题词表》为依据；江西省教育厅向省政府的行文，标引主题词应以《江西省人民政府公文主题词表》为依据；江西省教育厅向各高校的发文，标引主题词以《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为依据；江西各高校向江西省教育厅的行文，标引主题词应以《江西省高等学校公文主题词表（试行）》为依据。 　　2.一份公文主题词的标引，除类别词以外最多不超过5个主题词。主题词标引在公文的抄送栏之上。 　　3.一份公文如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如：《关于清理整顿城市公共客运交通实施意见的通知》，根据《国务院公文主题词表》先标反映第一个主题内容的类别词“城乡建设”，再标类属词“城市”；然后标反映第二个主题内容的类别词“交通”，再标类属词（组配）“整顿”；最后标文种“通知”。 　　4.确实没有专指的主题词时，可根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如《教育部卫生部关于举办高等医学教育的若干意见》，可标“高等教育 医科 办学 意见”。科技部教育部《关于充分发挥高等学校科技创新作用的若干意见》，可标“教育 学校科技 意见”。 　　5.当词表中找不出准确反映公文主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。 　　三、公文主题词标引常见问题。 　　高校公文主题词标引起步较晚，具有灵活多变的特性，再加上有些高校对公文主题词标引作用认识不足，尚未引起重视，存在不少问题，主要有： 　　（一）将公文标题的关键词当作主题词。 　　这种方法在江西各高校公文制作中标引主题词最常见，基本采用短语或句子，主要依据公文标题的关键词当作主题词标引，误认为主题词之间还有语法联系，并按语法规则排列。