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电子文件归档与管理;电子文件归档与管理;一、电子文件的概述 ;(一)电子文件的含义; 电子文件（ Electronic Records）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持；以数码形式存储在外存储器上；读写、操作、传递需设备。 ;(二)电子文件的分类 ; （4）视频（影像）文件（Video，代码为V)用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （5）音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音频设备获得并经计算机处理的文件。 （6）数据（库）文件（Database，代码为D)采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （7）程序文件，亦称计算机文件(Program,代码为P） （8）多媒体文件（Multimedia,代码为M)用计算机多媒体技术制作的文件。 ; 2.按作用类型分： ——草稿类电子文件，以纸质文件为主，一旦纸质文件发布后，通过打印起草的电子文件还具有查找作用，现在多数不保存； ——辅助类电子文件，为提高办文效率，先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文