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档案管理“双轨制”变“单轨制”的探究 【 】在信息时代，从手工图板绘图到CAD二维平面设计，再到今 天的Revit三维设计，每一次都是设计质量和速度的飞跃。如何利用 现代化的高科技来提高档案的利用率，来提高档案管理者的技术水T， 是推动档案管理“双轨制”向“单轨制”的必然转变。 和著作权归原 所有， 匕 【关键词】单轨制；档案管理；信息技术 进入21世纪，档案管理随着科学的发展和信息时代的到来发生着 极大的变化，档案学术界一直在关注和讨论传统纸质档案的将来和电 子档案的发展趋势。目前大部分档案管理处于纸质档案和电子档案共 存的状态，这就是档案的“双轨制”。管理部门应对电子文件与电子档 案的概念予以区分，明确电子文件归档责任，加强对前端控制结果的 包容性，以维护电子档案真实性为核心职责，同时强化对电子档案的 “维护性”管理，档案管理应从双套制管理转向电子档案单套制归档 与单轨制管理。 一、档案管理“双轨制”转变的意?X 档案管理的“双轨制”是指纸质档案和电子档案同时存在。在整 个设计过程中形成的文档在归档时，同时把纸质档案和电子文件一并 交给档案室。档案人员要对两套档案同时进行复核验收。首先纸质档 案是最基础和最原始的。管理者要对纸质档案进行系统和专业的管理。 其次是离开传统的纸质档案管理，研究出一种符合现代信息化的电子 管理方法，有利于提高管理者的工作效率。最后，更为关键的一点则 是随着信息时代的不断更新变化，纸质和电子两种方式共同存在性存 在相对的重复和繁琐，最终将会演变为单一的单轨制管理。 二、纸质档案和电子裆案的差异 纸质档案是以纸质为记录载体的档案。电子档案是通过计算机技 术形成的，所谓数字文件在物理形态上都是电子文件，都是通过0.1 形式存在，存储于特定的介质（例如光盘、磁带、磁盘）的档案。因 此电子档案和纸质档案都有着自己不能替换的优点，同时也有很多差 异。 第一，档案的体积。纸质档案体积大，要占很大的存储空间。电 子档案容量超大，体积小，能够节约很大的空间，尤其是在寸土寸金 的大城市不得不考虑的因素。 第二，档案的原始性和凭证作用。纸质文件的内容与载体是不能 分离的，文字、图表、印章及签署等等都附在载体上，任何人都难于 篡改，因此传统档案具有原始性和凭证的作用。而电子文件内容没有 特定的载体，是可以复制、修改、粘贴、剪切的，在传输的过程中人 为篡改不留痕迹，任何人都难于辨认其真假。在法律上纸质文件优于 电子文件，就算是原始的电子文件其凭证作用在法律上未必会认定;K: 真实性。 第三，档案内容的保密性和可操作性。巾于“黑客”的入侵破坏 和网络本身存在的各种缺陷，常常会造成信息内容的不安全，所以在 公共网络发布的档案信息是不重要和利用价值不高的。权威性强、保 密性好的档案用纸质档案文本的方式提供服务或者只是在网络上提供 目录服务。纸质档案利用起来不方便，可操作性较差。电子档案利用 起来方便快捷，利用者直接可以在计算机上对电子文件进行统计分析 利用，马上可以进行复制，打印传输，快速满足利用者的需求。 第四，档案信息资源共享。电子档案可以不限时间地点，只要有 一台联网的电脑就可以利用开放的档案。同吋还可以多人同吋访问同 一个电子档案，实现资源共享。这些都是纸质档案做不到的。 所以电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，相互不能取代，只 能发挥各自的优点，取长补短，有机结合，这样就产生了档案管理的 “双轨制”模式。 三、“双轨制”变“单轨制”的可行性及问题 我单位从2010年就开始档案信息化工作，对利用率较低的历史档 案全文扫描电子化，将原有的实体档案降级保管。2000年前的工程设 计档案全部扫描及并上传档案信息库，设计人员实现了用档不出门， 档案人员管档不用笔。全院的合同文件通过扫描实现电子化，管理系 统权限设置，供全院经营管理人员利用。 随着业务的扩展，办公自动化的快速普及和无纸化设计的全面推 开，我院与现代化技术接轨，实现CAD电子文档操作。随着电子文件 的成倍增长，相应的纸质文件大量产生，在实际操作中也存在了众多 问题：一份纸质档案同时对应多个版本的电子文件，有些纸质档案又 没有对应的电子文件，又或出现电子软件不兼容或其他软件原因造成 图纸与电子版不符的情况，往往在实际工作中因为诸多客观因素造成 了图纸与电子版不符，这就是“双轨制”的矛盾与冲突。 在“双轨制”的情况下：我单位每年新出图归档为11万张左右， 调晒图纸为20万张左右，扫描图纸7万张，作废图纸1万张左右，修 改图纸2000张左右。这些工作是庞大的。特别是作废图纸要仔细认真， 每一张图纸都要经过3人3次复核检查确保准确再进行替换最后盖章 作废。扫描工作也相当繁重，由于条型码打印不清楚或油墨厚薄不一， 只能改用手工输入。由于图纸图号的唯一性，有