会议活动的组织及管理.ppt

* * 　　 会议的组织与有效管理 2015年 李克实 中国人才研究会副会长。曾任国家人事部党组秘书、部长办主任、秘书处长、中国行政管理科学研究所副所长，原中国人事科学研究院正司级副院长。曾担任《国家行政机关工作流程研究》课题组长，并多次担任大型会议活动的一线指挥，长期在清华、北大、人大、国家行政学院等多所高校任教。 讲述概要 会议的常见类型和基本概念 会议组织的基本流程和管理 常见会议案例以及问题处理 会议的常见类型和基本概念 会议基本概念和要素 会议组织管理的原则 会议的类别及其特征 会议基本概念和要素 会议——是为了解决与会者共同的问题，聚集在一起进行的宣讲、交流等活动。 会议规则。工作规则的重要组成部分。 会议计划。会议必须有依据会议规则并经过批准的计划。 会议主旨。会议必须有明确的目的、主题和方法。 会议要素 构成会议的必需条件，一般包括： 1.会议主题; 2.会议形式; 3.会议议程;4.会议人员; 5.会议时间;6.会议地点;7.会议时长;8.会议场所；9.会议器材设备;10.会议宣传;11.会议食宿;12.会议交通;13.会议经费……。 会议组织管理的原则 会议效率最大化原则 严格控制会议数量，可开可不开的不开； 严格执行会议计划报批制度，预先精心筹备； 注重会议实效，主题突出，力求效果最大化。 力求会风朴素，会议时间能短不长，人员能少不多。 会议安全保密的原则 场所、交通、食宿等各环节必保安全无事故； 涉密会议必须符合涉密管理的有关规定。 会议的类别及其特征 会议级别：一类、二类、三类； 会议范围：内部会议，行业会议，涉外会议； 会议性质：工作会议，研讨会议，宣教会议，展示会议；礼仪会议；商务会议；复合会议； 会议规模：小型会议，中型会议，大型会议。 会议组织的基本流程和管理 会议计划 会务筹备 会议通知 会议接待 会议议程 会议分组 大会交流 会议总结 会后工作 会议计划 会议计划一般应在前一财政年度做出，由单位领导批准后纳入财政预算。需说明以下内容： 主办承办单位和会议的基本形式； 会议的主题和目的； 会议规格。根据参加会议人员情况确定会议级别； 会议的大致时间和时长； 会议总人数。参加会议的人员以及工作人员。 会务筹备 会议应根据会议规模和性质提前启动会务筹备。一般邀请上级机关领导和嘉宾参加的会议应至少提前一个月；评选类会议应在半年以上。 内部会议应严格遵守会议规则，会前做好议题协调并报会议主持人批准后列入议程。 大型会议需成立会务筹备秘书处，可根据情况设置会务组或综合组、文件组、简报组、宣传报道组等等。 筹备应以会议专业内容为重点，会务服务尽量采取社会化服务方式解决。 会议通知 会议预通知。重要会议应发布预告性的通知，以便与会者提前做好准备。预通知除具体时间、地点、员额分配等信息不确定外，会议内容应与正式会议一致。 会议通知。所有会议要素确定后的正式通知。通知一般应提前一周以上发出。 主办单位对下级或业务指导、归口主管单位可以直接使用通知格式，以主办单位办公部门名义通知或主办单位对同级相关单位通知，需有经上级批准的说明。邀请嘉宾应使用邀请函或请柬。请上级机关领导出席应事先请示。 会议接待 公共部门会议应按照国家有关会议的标准和要求执行。 商务、外事会议也应本着简约求实的原则，反对铺张。 除集体前往会议地点或公共交通条件不便等特殊情况下，召开各类会议原则上应使用公共交通工具。 专人负责会议报到登记，认真记录人员姓名、职务、性别、民族、到会离会时间等内容。 本地人员参加会议原则上不安排驻会。 除外事接待等经批准的情况，会议不得安排任何娱乐、旅游内容，不发送任何形式的礼品。 参会人员与会议无关的费用不得纳入会议费用。 会议议程 会议应预先制定清晰明确的议程。 会议议程必须经过会议主持人或上级领导批准后施行，应随会议通知发送。 会议应严格按照议程顺序进行，临时变更应作出说明。 议程时间分配要精确到分钟，会议主持人要善于把握会议进度，防止拖延、冷场等情况发生。 承担议程任务的人员要事先做好准备，接近议程时间时不得离场。同时应在议程规定时间内结束任务，不得推延。 会议分组 为提高和深化会议效果，利于人员交流和会议管理，学习贯彻性会议、研讨性会议可以安排分组管理和分组研讨。 根据到会人员情况，按照每组8-12人分成小组。由主办方指定小组负责人。 分组可以根据相同相近原则，也可以典型交叉原则，以有利于取得会议成效为原则。 主办单位在各组应安排联络员，重要的会议还应有记录或速记员。需要出会议简报的，联络员、记录员每天要向简报组汇报情况并提交文字材料。 大会交流 为强化会议效果，可以组织大会交流。 大会交流可以按小组汇报交流，也可以根据研讨情况由主办方选择和指定典型发言。