现场考察 - chei.pdfVIP

会议策划统筹贴士专栏|第四篇 ：现场考 察 2017-01-19 Joy Dong 董佳 MarriottCHEI ★ 会议策划统筹贴士专栏上线啦 ！ 第四篇 ：现场考察 ★ 在我的上一篇博客中 ，主要与大家介绍了征询方案书(RFP) ， 这是一份针对提供会务服务的酒店、会议中心或者其他服务 机构竞价的意向书。当然这一步骤不仅仅是帮助会议策划者 最终选址 ，也是对各个不同服务提供机构竞价的有效评估。 当这些服务机构把填写完整的征询方案书发回给您的时候 ， 作为会议策划者要仔细阅读 ，考虑每份方案是符合会议的需 求 ，把问题记录下来。在截止 日期之后 ，将所有的方案比 较、对比并就方案进行排序。当然接下来一步也是这篇博客 的重点 ：针对优先考虑的场地进行现场考察。 现场考察是获取一手信息的关键一步 ，同时也让会议策划者 有机会与提供服务组织的团队进行会晤。当然现场考察的确 费时费力 ，有时候还需要去到不同城市考察不同会场 ，但是 建议不要省略这一步骤 ，因为身临其境 ，才能获得您意想不 到的信息。 以下是根据我的经验向大家介绍现场考察的几个步骤。 第一步 ：考察之前的接洽 在现场考察之前 ，您需要接洽意向书里指定的会议组织联系 人 ，就考察的日程与安排进行沟通 ，包括以下一些因素供您 参考 ，当然根据情况不同 ，也可以进行调整 ： ✔考察 日期与时间 ✔会议策划者的住宿安排 ✔抵达与接送服务 ✔参观会议场所的路径安排 ，例如 ：酒店的宴会厅、会议设 施、客房、餐厅、会议中心等。 ✔会晤的目的与参会者的名单 ✔其他特殊要求 第二步 ：抵达 要留意您的抵达经历 ，因为 日后您邀请的嘉宾们会有相同的 体验。所选场地将决定参会者对于整个活动的第一印象。记 住 ，我们只有一次机会创造第一印象 ，所以要留意细节哦。 例如 ：在抵达的时候 ，有没有酒店的员工欢迎并问候您 ？有 没有管理层与您相互认识 ？房间里有欢迎卡或者给重要客户 的小礼物以表殷勤好客之意 ？ “ 还有一个重要的因素是会场的便捷性。很多时候 ，您邀请的 客人从其他城市而来 ，对于会议举办的城市比较陌生。所以 要注意观察举办会议的城市有无动车、飞机进出 ？地面交通 出行是否方便 ？感同身受 ，从客人角度考虑出行难易也是会 议选址的重要因素。 第三步 ：会议场所参观 参观会场非常重要。我试图在上楼下楼的时候找寻开会时参 会者的感觉 ，在与酒店员工一起步行时 ，他们会介绍会议、 活动设施、餐厅、包厢、健身房、酒店不同房型等。在整个 过程中 ，如果有营运部门与宴会统筹部门的参与 ，一起为会 议的需求出谋划策 ，那对于策划者而言将是脑洞大开的好方 法。 在参观中 ，我喜欢注意一些细节 ，往往细节之处见分歧。这 里我简略介绍一下在我考察万礼豪程年会过程中的细节。 ✔酒店有无内置液晶显示器、投影仪等固定设施 ？记得要问 清楚 ，因为如果有的话 ，这将很大程度节省了租赁费用。 ✔如果是几百人的会议 ，午餐有没有几种不同的方案 ？例如 如果酒店可以提供一个开放的场所让小部分参会者在午餐时 间互相认识交流 ，这样可以减轻咖啡厅拥挤的程度。 ✔当我们的年会要求五个分会场的时候 ，销售与宴会统筹团 队给予我们几个不同的方案与会场布置 ，启发我们的思维如 何更有效进行分会场安排。 ✔我们在参观的时候也留意到 ，酒店在标示牌甚至是宴会厅 的液晶大屏上打出万礼豪程的标志 ，倍感重视。 第四步 ：正式会晤 参观之后 ，坐下来面对面的正式会晤可以有效的回顾一下意 向书中的细节 ，就具体要求进行沟通。同时会晤可以让双方 提问、阐述细节、交涉价格、讨论菜单、茶歇主题等。如果 会务组织方能够提供以往开会的照片作为参考 ，那将事半功 倍。在会谈之后 ，作为策划者 ，您应该评估一下这个组织方 如果承办会议的话能否符合您的需求、能否提供卓越的客户 服务、能否给参会者学习交流的机会 ，关键是您对于会议在 这里承办的自信程度会打多少分。 作为万礼豪程年会的组织与策划者 ，在考察之前 ，我期望有 意向承办的酒店能够在正式会晤之前去官网上对我们的项 目 与背景有所了解 ，阅读新闻、观看往届年