做中学 学中做-Excel 2010案例教程-模块01 Excel 2010的基本操作—制作公司员工人事信息表.pptVIP

模块01 文档的基本编辑方法——制作会议记录 你知道吗？ Excel 2010是一个优秀的电子表格软件，主要用于电子表格方面的各种应用，可以方便地对数据进行组织、分析，把表格数据用各种统计图形象地表示出来。Excel 2010是以工作表的方式进行数据运算和分析的，因此数据是工作表中重要的组成部分，是显示、操作以及计算的对象。只有在工作表中输入一定的数据，然后才能根据要求完成相应的数据运算和数据分析工作。 应用场景： 某公司人力资源部为了能了解员工的基本信息，利用Excel 2010制作了一个员工人事信息表，如图所示。 背景知识 员工人事信息表一般是对公司员工的基本情况进行了解后所制作的表格，一般包括员工的姓名、性别、入职时间、所属部门和职务、身份证号码和联系方式等部分，制作时应对照相关资料进行填写。 设计思路 在制作人事信息表的过程中，首先要创建工作簿并在工作表中输入数据，最后保存工作簿，制作员工人事信息表的基本步骤可分解为： （1）创建工作簿 （2）输入数据 （3）保存与关闭工作簿 项目任务1-1 创建工作簿 单击“开始”按钮，打开“开始”菜单，在“开始”菜单中执行“Microsoft Office” → “Microsoft Office Excel 2010”命令，可启动Excel 2010。启动Excel 2010以后，系统将自动打开一个默认名为“工作簿1”的新工作簿，除了Excel自动创建的工作簿以外，还可以在任何时候新建工作簿。若创建了多个工作簿，新建的工作簿依次被暂时命名为“工作簿2、工作簿3、工作簿4……”。 启动Excel 2010后的工作界面，如图所示。工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、动态命令选项卡、功能区、编辑栏、工作表和状态栏等组成。 项目任务1-2 在工作表中输入数据 在表格中输入数据是编辑表格的基础，Excel 2010提供了多种数据类型，不同的数据类型在表格中的显示方式是不同的。 动手做1 定位插入点 用户可以利用鼠标定位输入数据位置，用户只需将鼠标移到Excel 2010的工作表区域，当鼠标变成白色的十字形状 时，单击所需的单元格，则此单元格将成为当前活动单元格，用户可以在当前单元格中输入数据。 动手做2 输入字符型数据 如果要输入中文文本，首先将要输入内容的单元格选中，然后选择一种熟悉的中文输入法直接输入即可。 动手做3 输入字符型数据 如要在单元格中输入正数可以直接在单元格中输入。 如果要在单元格中输入负数，在数字前加一个负号，或者将数字括在括号内，例如输入“-50”和“（50）”都可以在单元格中得到-50。 输入分数比较麻烦一些，如果要在单元格中输入1/5，首先选取单元格，然后输入一个数字0，再输入一个空格，最后输入“1/5”，这样表明输入了分数1/5。如果不先输入0而直接输入1/5，系统将默认这是日期型数据。 项目任务1-2 在工作表中输入数据 动手做4 输入日期和时间 输入日期，应使用“YY / MM / DD”格式，即先输入年份，再输入月份，最后输入日期。如2013/7/5。如果在输入时省略了年份，则以当前年份作为默认值。 如果要在单元格中输入时间，需要使用冒号将小时、分、秒隔开。如“15：51：51”。如果在输入时间后不输入“AM”或“PM，Excel 2010会认为使用的是24小时制。即在输入下午的3：51分时应输入“3：51 PM”或“15：51：00”。必须要记住在时间和“AM或PM”标注之间输入一个空格。 动手做5 输入特殊的文本 我们在输入例如员工编号、邮编、电话号码、身份证号码学号等这些纯数字文本时默认情况下Excel会把这些数字认定为数字格式，例如我们要输入001，则输入后Excel会显示为1。在这种情况下，我们可以把这些数字以文本的形式输入，首先选中单元格，单击“开始”选项卡“数字”组中单击“数字格式”右侧的箭头，打开“数字格式”下拉列表，在列表中选择“文本”，此时再输入数字，则显示文本效果。 如果用户想让输入的纯数字转换为文本，也可以在输入时先输入“’”，然后再输入数字，这样Excel 2010就会把它看作是文本型数据。 项目任务1-2 在工作表中输入数据 动手做6 自动填充数据 在Excel中输入数据时，有时需要输入一些相同或有规律的数据，如公司名称或序号等，这时就可以使用Excel中提供的快速填充功能来提高工作效率。 例如用快速填充功能快速输入员工的序号，具体操作步骤如下： （1）首