领导如何开好企业会议.doc

定期召开会议能激励您的团队！ 成功召开团队会议的5个好处：良好的团队会议，能够节省大量的时间，因为管理者可以将信息同时传达给多人。 成功召开团队会议的5个好处： 良好的团队会议，能够节省大量的时间，因为管理者可以将信息同时传达给多人。 降低工作中出现错误的频率，因为团队成员可以利用会议互相交流，从而更好地相互理解。 良好的信息交流能够避免重复劳动的发生。 将来会受到会议结果影响的人得以参与决策，他们的认同感得到提高，工作积极性也会增加。 管理者能更好地了解员工的想法、他们的沟通能力和团队精神，从而更有针对性地对他们进行管理。 员工和参与决策的其他人将改变自己作为下级的角色，得以运用自己的知识和经验为提高工作质量出谋划策。此外，会议还能让员工在工作中感到更满意。这种满意感反过来又会促进工作质量的提高。这样他们就身处在成功螺旋的中央了，这条螺旋是优秀团队的标志，并为团队的长期成功提供保证。 成功召开会议的5个前提 确定召开会议的频率成功召开会议的9条规则 确定召开会议的频率 成功召开会议的9条规则 设计会议结构、 正确的做记录 检查执行约定的情况 确定召开会议的频率 确定召开会议的频率对您的团队非常重要。最理想的开会日期是每周的星期一或星期五。 您可以在这每个星期一召开一次会议，和您的团队一起确定在这一周内要完成的工作。也就是说，您应该在会议中做好这一周的工作安排，分配好各项任务，检查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息，并针对特殊情况（如有人生病）和根据具体工作环境进行深入讨论，做好计划。 周一召开会议尤其适用于那些经常面临新挑战的团队，比方说推销员团队和进行改组后要开拓全新工作领域的团队。 只要能够保证在周一会议上解决工作任务问题，可每周召开一次会议，也可以隔更长时间才召开一次，但至少每月必须召开一次团队会议，否则团队的团结无法得到促进。 实践提示：如有可能的话最好每周召开一次会议。可以缩短会议的时间。如果没有需要讨论的主题，不要取消会议，可以让大家一起喝杯咖啡，做些简短的交谈。有规律地召开会议，对维持团队的团结非常重要。千万不要低估意见交流对您的团队正常运作的作用。 实践提示：如有可能的话最好每周召开一次会议。可以缩短会议的时间。如果没有需要讨论的主题，不要取消会议，可以让大家一起喝杯咖啡，做些简短的交谈。有规律地召开会议，对维持团队的团结非常重要。千万不要低估意见交流对您的团队正常运作的作用。 与周一的会议不同，周五召开会议的作用是对一周内发生的事进行反思，也就是说它是一个大盘点、一种对目标的调整和评判。在这里每个人开诚布公地告诉大家自己一周以来都做了些什么，哪方面是成功的，哪些方面还需要改进。 最理想的时间:星期五的午休后！这个时间召开会议夜班都是很简短而有效。而且，团队里的每个成员都能够经过思考后将一个星期的工作做个总结，带着轻松的心情跨入周末。这样，每个人都能把精力留到下一周，带着明确的目标开始新一周的工作。 您应该和您的团队一起讨论：什么样的开会频率适合你们，不能由您一个人说了算！ 最为重要的一点是：一旦与您的团队确定了召开会议的频率，就一定要按照约定，定期召开会议。这有这样，开会的作用，才能得到充分的发挥。 成功召开会议的9条规则 在召开团队会议时，最关键的是您要从一开始就制定好严格的规则，并且您自己也要遵守这些规则！ 召开会议的黄金规则是：永远不要超过两个小时！如果您很难遵守这个时间限制，您可以试试站着开会，比方说大家都站在较高的桌子旁边参与讨论。您将发现即使您在一个 小时后稍做休息，要把会议时间控制在2个小时内页不会有困难。 规则1：准时开始。即使与会人员还没有到齐，您也应该开始会议。这对于迟到的人来说是一个明确的信号，告诉他您不接受这种不礼貌的举动。坚持一段时间后，这种做法就会取得明显的效果。 规则2：在会议开始时，您应该咨询各位与会者，是否接受已经准备好的日程。您可以做一些补充，但前提是与会者已经预先做好充分的准备。否则应该把这项工作推迟到下一次会议。您必须在会议开始时，再次明确会议的目标。 规则3：您应一次对议事日程上的各项内容进行分析，但必须保留出充分的时间用于讨论。如果您发现某一项内容所需的时间比您计划的要长，就要和与会者共同商议解决的办法。检讨一下，哪些问题必须马上进行讨论，哪些内容可以延后！ 规则4;会议召开45分钟到60分钟时应该休息一次。这样能使与会者重新高度集中注意力。如果讨论陷入僵局，也可以采取中间休息的办法。休息时间会带来奇迹。气氛缓和后您能够更快地找到解决问题的办法。 规则5：如果您发现会议将超过2个小时，就应该安排一个休息时间，让与会者有机会推迟他们后面的约会。 规则6:在会议中尽可能的多运用视觉手段。议事日程、重要的问题和建议都可以用活动挂图呈现出来。幻灯片则适用于说明复