发票作业规定细则.docVIP

發票作業規定細則 一、主旨：因為發票須報稅，所以有時效問題，是公司重要憑證，故要求相關人員作業規定。 二、大綱 步 驟 作業單位 表 單 時效點 1.開立 廠商 發票 當月發票，最慢隔月底前要送交至東陽。 發票勿釘在交貨單上交給驗收人員。 2.代收 採購 驗收人員 發票 代收發票時要先確認發票是否過期。 代收發票要立即轉交資帳。 發票移轉要做簽收。 須附發票呈案時用COPY本，正本不可以隨案送呈。 月底收到資帳提供有帳款無發票之廠商，要確認採購或驗收是否有積壓廠商之發票，並於隔月5號前回饋資帳。 3.作帳 本部室 資帳人員 發票 發現發票過期要立即電話通知廠商，並將發票以掛號郵寄退給廠商。 做帳當月月底若有未結之發票，隔月5號前要將扣抵聯抽出給財務先報稅。 發票移交財務時要簽收。 每月月底25~E前彙整當月有應付帳未收到發票之廠商，並通知採購確認。 4.逾期 採購、驗收 、資帳人員 1.發票 2.進項憑證逾期聯落單 1. 過期發票事件承辦人員須填寫進項憑證逾期聯絡單呈核至 區域主管。。 三、發票過期定義 1、廠商、採購或驗收人員： 當月發票，隔月底前尚未交給資帳即為過期。 例：102/1月開立的發票，102/2/E前要轉交給資帳人員，否則即為過期。 2、資帳人員： 作帳月未結帳之發票，作帳月隔月5號前未將發票扣抵聯轉交財務即為過期。 例：102/1月開立的發票，102/3/5前要將扣抵聯轉與財務，否則即為過期。 四、作業注意事項 （一）、廠商注意事項 1、廠商當月發票，最慢須於隔月月底前送交東陽，資帳若收到過期發票，而責任為廠商時 ，資帳人員須先電話聯絡廠商後，將發票以郵寄方式退還廠商，請廠商重開發票；若責 任為東陽人員時，東陽須自行處理。 2、廠商交貨時切勿將發票釘在交貨單上隨貨交給驗收人員，若因此造成發票遺失或過期， 除非有簽收憑證，否則東陽將不負遺失、過期責任。 3、廠商發票若採郵寄或遞交時請直接對應到供應本部本部室資帳人員，若不知道資帳人員 ，可先詢問採購。 （二）、驗收、採購人員注意事項 1、驗收或採購人員若要代收廠商發票，須先確認發票是否過期，若為過期之發票，須當場退還給廠商，以免後續有爭議。 2、驗收、採購人員若代收廠商發票，應立即（最好當天）轉交給本部室資帳人員，不可積 壓發票，發票轉交時移交人員須填寫發票簽收單（附件一）給資帳人員簽名，以免發票 遺失或積壓過期時有所爭議。 3、發票簽收單本部室有file可提供使用，採購或驗收等相關人員需要時可到本部室填寫，驗收 亦可自行copy並做file。 4、採購人員若需要發票作業時，請COPY副本，正本一定要立即轉交本部室資帳人員， 不可將正本發票隨作業案送呈，以免造成發票過期。 5、資帳每月月底前mail應收帳無發票之廠商給採購部主管，部主管需指定專人確認： eq \o\ac(○,1)詢問相關採購人員或驗收人員是否有積壓發票未轉交給資帳。 eq \o\ac(○,2)採購決定是否要與廠商確認發票是否已開立。 ，若有最慢須於隔月5號前回饋本部室，以利財務報稅。 三、本部室資帳人員注意事項 1、資帳人員收到廠商發票須先確認是否過期，若過期須馬上通知廠商並以掛號郵寄方式退回 給廠商。 2、資帳人員當月結完帳，若有未結之發票，須於作帳月隔月底5號彙整將發票扣抵聯先轉 交財務，並主動與財務做簽收（附件二），以免爭議。 3、資帳人員當月結完帳款，若廠商當月有應付帳但無發票請款者，彙整廠商明細於結帳月 25~月底前mail給採購各部部主管。 四、發票積壓超過稅額扣抵期限 1、相關作業人員若有收受廠商當月發票，因個人疏忽造成發票過期，事件之承辦人員須填 寫進項憑證逾期聯絡單（附件三）及改善對策，敬會本部室主管並呈核至區域主管後， 由本部室轉財務作業；當次發票須先轉本部室給財務作業。 五、懲罰作業 若因承辦個人疏失造成以下情形，本部室將提報發票逾期損失扣款（附件四）呈區域主管 核決，是否要從當事件之承辦人員之績效獎金中扣款： 發票過期財務無法扣抵稅額，造成公司損失。 同一承辦已多次積壓發票使發票過期，造成財務困擾。 採購/驗收人員發票簽收簿 （附件一） 送