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综合档案室整体搬迁的问题及对策_以慈溪市供销合作社联合社为例 　　文 / 卢亚君 　　综合档案室整体搬迁的问题及对策 　　——以慈溪市供销合作社联合社为例 　　由于档案数量众多，进类管理色彩化。 随着新城、新区的建设及办公用 的搬迁，必须结合实际，调查研究，制 房的清理，很多单位的综合档案室面 行全文扫描的工作压力太大，改为录入 定切实可行的搬迁方案。一是统计档案 　　28家改制单位的档案门类和 电子条目。为了便于快速查找档案实 临着整体搬迁的命运，在搬迁的过程 情况，对 　　体，档案室对案卷目录和存放档案实体 数量建立台账，做到心中有数。二是制 中，如何制定科学的搬迁方案，如何 　　定一个统一的鉴定标准，根据相关法律 的档案柜实行了色彩化管理，即在档案 清理改制单位的遗留档案，如何保证 　　法规制定文书档案和会计档案的鉴定标 档案的安全、完整，成为很多档案员 案卷目录上分别用红色、绿色、橙色等 　　不同颜色进行一种或几种搭配色彩的标 准，供具体的档案整理人员把握。三是 甚至分管领导面临的重要问题。慈溪 　　预测工作量，预测一个人一天的工作 识，同时在对应的档案柜上也用相同的 市供销合作社联合社的档案室顺利搬 　　迁具有一定的代表性，本文以此为例， 量，根据时间倒推算出总的工作量。四 颜色进行标识，做到分门别类、色彩鲜 　　明、一目了然，以便档案员分类管理， 就单位综合档案室整体搬迁的问题及 是制定搬迁预算，把人工费、消毒费、 　　搬迁费等列出一个具体的预算供领导参 快速查找，在以后的档案利用中发挥了 对策进行阐述，希望能为机关、企事 　　考。五是采取实体整理与电子条目的录 巨大的作用。 业单位提供档案室整体搬迁的策略及 借鉴方法。 入同期进行，为后期的档案利用创造便 三、档案室整体搬迁的体会及 利条件。 借鉴意义 一、档案室整体搬迁面临的问题 (二)领导重视，人力物力财力予 市联社的档案室整体搬迁为我们 档案室的搬迁是一个系统工程， 以保证。市联社领导对本次档案室整体 提供了一个基层档案室，尤其是有大量 稍不注意就会造成档案的丢失、损毁， 搬迁给予高度重视，多次召开专题会 改制企业档案的档案室搬迁成为指导借 给国家财产造成损失。市联社在档案室 议，讨论搬迁策略，对搬迁过程中可能 鉴的范本，为后来指导贸粮局、公共资 搬迁过程中同样面临着许多困难，制约 会出现的突发情况研究预警方案，并成 源交管办等单位的档案室整体搬迁起到 着搬迁工作的进程。 立了以主任为组长，分管副主任为副组 了借鉴的作用。 ( 一 ) 全宗数量众多，档案数量 长，专兼职档案员为成员的档案工作领 (一)领导重视、积极参与是搬迁工 庞大。 市联社历史悠久，系统庞大， 导小组和鉴定小组，落实搬迁经费、整 作的基本保证。市联社档案之所以能在 2003 年前，28 家改制企业的档案主要 理场地，配备必要的档案装具，做好档 规定时间内顺利完成搬迁，是得到了 是文书档案和会计档案，其中有案卷 案整理人员的后勤保障工作。 领导的鼎力支持，落实人力、物力、财 目录的文书档案 1700 0余卷，会计档 (三)监督指导，事前事中事后全 力，聘请专业整理人员，配备设施设 案 5800 0余卷，另有未整理、无案卷 程跟踪。档案局对市联社的档案室搬迁 备，提供经费保障，还多次亲临整理 目录的档案约 3000 0卷，时间跨度长 给予大力支持。一是事前对所有档案提 现场，帮助解决实际问题，同时加强 达 50余年 。 出整理指导意见，进馆单位的档案经整 与档案行政管理部门的沟通联系，共 (二)搬迁时间紧迫，工作任务繁 理鉴定后安排进馆，其他改制单位档 同探讨、制订、修改搬迁方案，为搬迁 重。由于单位的整体搬迁计划、时间已 案整理后搬迁到新办公大楼，经鉴定 工作的圆满完成提供了组织保障。 经制定，为了保证整体搬迁工作的顺利 失去价值的档案按规定预以销毁。二 (二)全程监督指导是保证档案质 进行，档案室必须根据市联社统一要 是事中对整理过程中的具体情况加强 量的必要措施。 档案局对本次搬迁整 求，在两年内完成本级及下属单位部分 业务指导，制定分类方案、档号编制 理提供事前事中事后全程跟踪指导， 档案的重新整理、鉴定、销毁、进馆和 方案，做好档案软件的维护及案卷质 无论是宏观的方案的制定、制度的建 搬迁工作。 量的把握。三是事后对档案进行评估， 立、标准的修改，还是微观的检索工 二、制定搬迁前各项工作措施 提出处置意见。对符合进馆标准的 5 具、统计台账的建立，编研材料的撰 个进馆单位的 2161卷档案及时接收进 如何保证搬迁工作的保质、保量、 写，档案实体的搬迁、上架、保护，都 馆，对其他改制单位未到保管期限的 按期完成，成为市联社和档案局共同关 从专业角