管理学案例PPT教学课件 第三章 计划工作的具体实施.pptVIP

计划工作的具体实施 模拟测试 总经理要秘书安排会议 总经理要求秘书安排次日上午9点开一个会。在这件事上，什么是任务？什么是结果？通知到所有需要参加的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但是我们想要的结果是什么呢？ 一共有九种不同的做法，我们将其分为九段。 一段秘书的做法： 发通知—— 用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并且参加会议。 二段秘书的做法： 抓落实—— 发完通知后，再打一通电话与需要参会人员确认，确保每个人被及时通知到。 三段秘书的做法 重检查—— 发通知落实到人之后，第二天在会前30分钟提醒需要参会的人员，确定有没有变动。如果有人临时有急事不能参加，立即向总经理汇报，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定想缺席的人是否必须参会留下时间。 四段秘书的做法 勤准备—— 发通知，落实到人 ，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天9点有会议。 五段秘书的做法： 细准备—— 发通知，落实到人 ，会前通知，也测试了设备，还事先了解这个会的性质是什么、议题是什么，然后给需要参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。 领导通常都是很健忘的，否则就不会经常为过去一些决定了的事或者记不清的事与人争吵。 六段秘书的做法 做记录—— 发通知，落实到人 ，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一份录音备份） 七段秘书的做法 发记录—— 会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。 八段秘书的做法 定责任—— 将会议上确定的各项任务一对一地落实到相关人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向总经理汇报。 九段秘书的做法： 做流程—— 把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程把会议服务的结果做到九段，形成一个不依赖于任何人的会议服务体系！ 结论： 每位同学自己给自己评定是几段。 从以上9个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大变化。 * *