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企业标准化管理制度规范
REV. A0
《档案管理规定》
主要起草人：yangzhi129
审核人：
会签人：
标准化审核人：
批准人：
2012-9-XX发布 2012-9-XX实施
有限公司 发布
GY DEVELOP CO．，LTD.
REV.A0
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修订记录
技术要求号
版本号
更改说明
主要起草人
主要评审专家
AO
新归档
杨志勇
1. 目的：
对公司系统集成中心的工程项目竣工需提交的资料、文件进行归档控制管理，确保各工程项目文件、资料的可控性、保密性、可追溯性，为档案资料的收集、鉴别、整理、保管，充分发挥档案资料的作用，作一指引，也为营销规范化管理奠定扎实的基础。
2. 档案范围：
对系统集成事业中心已与甲方签订正式合同的工程项目，竣工需提交的资料、文件（光碟）进行归档控制管理。
具体内容详情参见附件：《工程项目竣工资料归档目录总清单》。
*工程项目财务资料不纳入此制度范围内。
3． 档案命名、分类及编号
3.1 档案命名:
档案命名可用项目名称命名。
*如同项目名，多期工程时可备注（一期、二期、三期进行识别）。
3.2档案性质：
机要档案编号后需在档案背后注明：绝密、机密、秘密。
具体划分规则见本制度第4.2条款标准执行。
3.3 档案归档编号及原则
档案归档编号用7位数标识：年号（4位）+流水号（3位）进行标识：例如：2012001、2012002、2012003。
编号原则以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。 归档后须填写《档案管理登记表》。
机要档案
4.1 机要档案分级：
按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
4.2 机要档案分级标准： 绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营
决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。 机密档案包括： 1、公司经营情况； 2、公司管理重要会议纪要； 3、人事档案、薪资性档案、劳动合同； 4、技术资料； 5、金额在10万-100万元的合同。 秘密档案包括： 1、重要项目资料； 2、项目合同协议。
5． 档案装订、标识要求
5.1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。
5.2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。
6．?保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：
6.1 永久保存：
1、工程管理制度章程；
2、公司证照；
3、各级批文；
4、印鉴；
5、公司年度经营计划；
6、公司年度经营总结；
9、技术资料；
10、不动产所有权状及其他债权凭证；
11、人事资料；
12、其他核定须永久保存的文书。
6.2 十五年保存：
1、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
6.3 五年保存：
1、期满或解除的合同协议；
2、完结后的项目方案；
3、其他经核定须保存五年的文书。
6.4 一年保存：
1、项目经理部门工作计划及工作总结；
2、项目完结后的部门转交请求报告；
3、完结后无长期保存必要文书。
*由各部门自行保存。
6.5 公司规章制度由人事行政部和总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。
7． 保管提交部门
档案其内
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