企业办公自动化计算机信息系统.doc

企业办公自动化计算机信息系统建设 解决方案 一、 前言 为了加快企业办公自动化的信息化进程，需要实施建设现代办公自动化计算机信息系统。 办公自动化信息系统的总体设想是:基本实现电子无纸办公， 互相配套,互相联网,资源共享,具有决策支持、执行、监督和信息服务等综合功能和Intranet/internet网络环境。 二、办公业务现状分析及系统建设目标 1、现行公文收发处理方式及问题 现行企业公文，收发处理基本上处于手工方式，文件抄写、传递、查找和保管的工作量很大，而且文件易丢失、损坏、影响了办公质量和效率。目前，部分企业采用电脑文字处理软件（如WPS、CCED、MS OFFICE等）进行公文录入、编辑、打印和归档，虽然在一定程序上提高公文打印质量和查找效率，但是未采用完整的公文收发处理系统、仅仅用电脑完成一些零散的工作（录入和打印），所以依然无法解决下面许多问题： (1) 提高办公机构整体的办公效率，而不仅是个人或零散工作的效率。 (2) 加强各办公机构间、机构与个人间、个人与个人间的相互沟通和协调。 (3) 扩大信息安全传递的范围，实现远程数据共享和远程移动办公。 (4) 对各种信息数据的集成、管理、分析，为科学决策提供依据。 (5) 对重大问题动态地指定人员进行电子讨论，做出决策。 (6) 提供企业信息协调所需要的信息安全机制。 (7) 在分布全国各地、多种复杂的计算环境下的数据传递和共享。 2、现行档案管理方式及问题 现行档案管理基本上处于手工方式，文件目录抄写、分类、查找和保管的工作量很大，而且人工抄写既费时，又不美观，也易出错。现行档案管理和公文收发处理脱节，把公文处理和档案管理视为互不相干的两项工作，造成两个重复劳动，影响了企业办公效率。 3、解决办法 采用电脑进行公文收发处理和档案管理，将二者有机的结合起来，使电脑文档管理一体化。首先，编写公文收发录入程序，录入的内容既满足公文收发的需要（包括文件去向、传阅、复印单位等），又要为档案立卷准备（文档号、保管期限等），即文件体式要素、文件办理情况，又要有“卷内文件目录表”所需的内容。二是录入文件的属性，按企业对档案立卷类目划分的要求分成多个类目，把每个文件编类目号录入电脑，文件输完毕，按类目号存放，按类目号移交档案室，整理档案卷时，就在这个类目的基础上进行调整（类目是否合理）、筛选（是否有保存价值）组卷，这样辨别文件属性的范围就很小，组卷就容易多了。三是录入文件的内容。收文处理由于文件内容可以用扫描仪把公文扫入电脑，用中文识别（OCR）软件进行识别，然后经过人工较对和修改，再并入收发处理系统。发文处理文件内容主要采用人工录入。 4、实现目标 为了彻底改变企业办公业务的落后状况, 适应企业办公业务需要,迫切需要开发或移植一套适合地方企业办公业务实际情况,能高速高效处理办公业务信息的计算机办公自动化系统, 并且为其他兄弟单位实施办公自动化提供一个参考的范例。系统具体实现目标如下： (1) 提高办公效率，减少公文收发和档案管理中的重复劳动。 (2) 解决完全依靠人工上传下达办公文件的低效率问题，加强同事间相互沟通、共享信息、讨论问题、为决策提供有效的信息支持。 (3) 真正实现远程数据共享和远程移动办公、实现无论办公人员身在何处，都可迅速得到所需要的信息。 (4) 简化档案管理工作，使档案工作与公文收发有机结合，自动归档、整理、分类，使文档管理一体化。 (5) 提供安全可靠的文档管理机制，以满足企业对数据严格保密的要求。 (6) 提供方便、简捷而迅速的查找工具和检索手段。 三、系统功能分析 根据企业办公自动化信息工程的总体布局和要求，结合单位办公业务的实际情况, 企业办公自动化计算机信息系统主要应包括两大部分:办公自动化应用软件系统 和Intranet内部互联网络信息系统. （一）办公自动化应用软件系统 该系统通过采用21年代世界上最先进的计算机系统技术和软件开发工具,开发出基于Intranet/Internet网络环境下运行的全套办公自动化应用软件系统。实现从公文收发、办理、审核批示到签发、 发文、归档等一系列办公业务的自动化作业，实现电脑网络化的电子无纸办公和各类信息的自动采集和浏览。 具体功能如下: 1、公文收发子系统 主要功能：对与企业办公业务有关的文件和政策法规进行归档管理，实现计算机自动存档、分类、检索、统计、查询和打印等功能。按办公室对档案立卷类目划分的要求划分文件类目,需手工录入的公文按类目编号录入电脑，电子数据结构的公文件则按类目号整理,然后存放和移交