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时间管理理论在高校秘书工作中的运用 　　时间管理理论在高校秘书工作中的运用 　　摘要：高校秘书在日常行政及管理工作中具有一定的地位和作用，负责上传下达的工作任务，因而常常承担了大量较为繁重、琐碎的工作。随着各项改革及创新政策的推行，高校秘书也应从中找到切入点，在激烈的社会竞争中，不断提升自我素质，寻求更好的发展空间。因此，充分利用高效时间管理理论，合理改善工作流程不失为高校秘书发挥自我潜能的有效方法。本文将结合实际，分析目前高校秘书工作现状，探讨工作中时间管理的重要性，以期提升高校秘书的工作效率。 　　关键词：时间管理；高校管理；秘书工作 　　中图分类号：G647 文献标志码：B 文章编号：1674-9324（2012）02-0226-02 　　 　　时间管理这门课程已经延续到了第五代，其意义在于使我们实现个人效益和社会效益的同时，还能够享受更加舒适的生活。通俗地说就是要在辛勤工作中享受人生、创造价值，在创造价值的过程中，追求自身发展的最大化。高校秘书在日常行政及管理工作中具有一定的地位和作用，尤其是院系、各行政职能部门秘书，负责上传下达的工作任务，而常常由于编制紧缩等各种因素，承担了大量较为繁重、琐碎的工作。随着各项改革及创新政策的推行，高校秘书也应从中找到切入点，在激烈的社会竞争中，不断提升自我素质，寻求更好的发展空间。因此，充分利用高效时间管理理论，合理改善工作流程不失为高校秘书发挥自我潜能的有效方法。本文将结合实际，分析目前高校秘书工作现状，探讨工作中时间管理的重要性，以期提高秘书的工作效率。　 　　一、高校秘书在高校管理中的作用 　　高校秘书作为高校管理中必不可少的人群，人数往往不多，却承担着较多的行政及管理工作。理所当然地成为部门与学校其它部门对接人，起着枢纽的作用。根据层级、分工、岗位编制的指定与划分，直接导致高校秘书工作的专一性或是多面性。高校秘书既非教师系列，也非行政编制，因此，实际工作中，往往在日常工作外，存在一些突发性工作。例如，评估、接待、申诉及处理等。高校秘书在部门、学校及师生之间是一个必然存在的联系，在各项决策中，不仅可以起到记录、拟定、传达的作用，更可以起到收集意见，进行反馈，提出折中意见的作用。对政策的领悟及传达能力，也将直接影响到本部门的工作效率及最终的质量。这就需要各秘书，学会对大量的信息进行加工、处理，确定轻重缓急、突出重点。在教工、师生关系中，往往要起到一个协调作用，一旦出现问题，便要主动、积极地去解决。同时，秘书也是部门的门面，工作的态度也代表着部门的形象。因此，高校秘书的工作能力，将直接影响到部门乃至校级层面的办事效率及工作质量。在高校管理工作中，不可忽视，起着至关重要的作用。 　　二、时间管理理论应用的必要性 　　时间对于每个人来说，都是不能因个人意志而改变的，都是相对公平的。因此，能够被管理的，实际上是个人以及个人的选择。如何选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情，也就是时间管理的关键所在。在这个快节奏生活的社会里，每个人都必须不断地提高自己工作的效率。学会提高对自己时间的管理，势在必行。从纵向来看，每个人的时间都是有限的，而我们就要学会横向来拓宽一定时间内的工作的实效性。高校秘书往往会有同感，即工作是永远也是做不完的。事实上，有些人能轻装上阵，应对自如。而有的人，却是怨声载道，疲于应付，最终身心疲惫，不得要领。学习时间管理的目的并不是要在相同的单位时间内做更多的事情，而是在单位时间内能够轻松自如地实现自我的价值。时间管理理论就是指引大家从繁琐的工作中，找到切入点，逐个击破。减少失误、提高效率，创造最大价值。同时，能够为自己赢取更大发展的空间。相反，如不能合理地进行时间管理，则可能出现事倍功半、个人成就感不断降低，直至影响工作情绪，严重者将失去此份工作机会。由于秘书工作的重要性，对工作的把握及处理，不仅仅代表着个人的能力，而将可能影响到整个部门的工作运作的成功与否。因此，高校秘书更应该学习并掌握高校时间管理理论，在有限的工作中，不断突破自我。　 　　三、时间管理理论在高校秘书工作中的具体表现形式 　　时间管理可以有效地提高秘书的工作效率，合理安排好时间，可以在相同的时间长度内，完成加倍的任务。因此，学会管理自身的时间，对高校秘书而言更加重要。 　　1.改变传统的时间观念。传统的时间观念有一个误区，即希望在最短的时间里，完成更多的任务。而第五代时间管理理论认为，（1）依照重要性程度来安排顺序，即先重后轻，先急后缓。高校秘书的工作，理应以高校的正常运转为首要前提；（2）不轻易因紧急情况改变计划，尤其涉及面大的工作，不能反复变动，会给人以抓不住要点的感觉。对高校秘书则要求在制定一系列制度、流程、规章等时，务必尽量考虑周全，切忌反反复复、粗制滥造，以免使人