第三章 展会筹备 1(进度条-预算-展品-报价).ppt

第三章 展会筹备 张 帆 提问：展会筹备工作有哪些环节？ 参展计划书 一、参展计划书 制定计划书的目的：把握筹展进度和节奏，控制成本。 计划分类： 宏观计划 微观计划 长期计划 短期计划 展会相关的各个方面都要纳入计划 包括： 1、参展目标、参展重点、展会的调查计划； 2、展会财务预算计划、展品准备计划、人员培训计划、物流准备计划等； 3、 展前准备、展中活动、展后跟踪。 作用：使决策层宏观把握参展目标和方向 宏观计划 把宏观各环节展开 作用： 1、使执行部门了解职责范围； 2、推进准备工作； 3、掌握筹展节奏、准备质量、完成情况、及时反馈问题。 微观计划 长期计划：展会前一年到半年开始算起。 短期计划：展前的六至三个月开始执行。 长期计划、短期计划是结合宏观和微观计划一起设置的。让整体计划立体呈现。 长期计划和短期计划 日期 样品到位 装修到位 人员到位 费用预算 4月13日 从仓库运到展会现场 现场布展，放置样品 参展人员到位 　 4月4日 样品配备：1、样品完成后，记录重量体积2、通知物流公司 装修材料准备 1、开始订酒店；2、买车票或者机票 　 4月3日 　 4月2日 　 3月26日 1、样品制作情况汇报2、制作样品清单3、选择物流公司 装修公司确认 制定人员行程表，提供酒店、交通备选项 酒店费用确认/总体费用确认 3月25日 3月16日 确认样品内容1、样品型号和图片；2、各子公司优势产品 装修费用报价 1、参展人员确认2、报备给展会公司，做参展证 装修费用确认 3月15日 参展海报设计 展位租金费用确认 宏观计划 微观计划 短期计划 筹展进度条 1、监控筹展各项目、各步骤的完成进度。 2、以表格的形式详细列出每一环节、每一天或每几天要完成的进度。完成的用不同颜色表示。没按时完成的要标出问题、解决方法以及更新完成时间。 3、每个项目的每个步骤要列出负责人，以便及时跟踪到位。 4、进度时间采用倒推的方式。 日期 样品到位 装修到位 人员到位 费用预算 4月13日 从仓库运到展会现场 现场布展，放置样品 参展人员到位 　 4月4日 样品配备：1、样品完成后，记录重量体积2、通知物流公司 装修材料准备 1、开始订酒店；2、买车票或者机票 　 4月3日 　 4月2日 　 3月26日 1、样品制作情况汇报2、制作样品清单3、选择物流公司 装修公司确认 制定人员行程表，提供酒店、交通备选项 酒店费用确认/总体费用确认 3月25日 3月16日 确认样品内容1、样品型号和图片；2、各子公司优势产品 装修费用报价 1、参展人员确认2、报备给展会公司，做参展证 装修费用确认 3月15日 参展海报设计 展位租金费用确认 展会预算 二、展会预算 预算包含以下要素： 摊位租赁费用： 1）摊位租赁费用 2）展具租赁费用 3）是否有政府补贴 摊位设计装修费用：材料费和设计费 人员费用：住宿费、餐饮费、交通费、国外参展人头费用 宣传公关费用 物流费用 各环节成本相互关联、相互制约。需要在筹备初期全面考量。 展会预算制作注意事项 先做市场调查 开支需由专人负责，公开透明 考虑展会的投入产出比 预算要留有余地，最好多于总预算的10% 项目 说明 费用 实际费用 展位租赁费 1、租赁费用：￥12000元/9m2 2、计划租赁4个摊位 ￥48,000.00 ￥48,000.00 展位装修预算 1、初步询价为￥17000 2、费用包含展台设计、制作及材料成本费用 ￥17,000.00 ￥16,200.00 物流费用 1、初步询价为￥1700/吨 2、初步估计展台及样品重量为2吨以内 ￥3,400.00 ￥2,700.00 酒店 1、计划预订三星级酒店，房间费用为￥250/间 2、初步决定参展人数为8人 3、入住时间为7天 ￥7,000.00 ￥8,000.00 餐饮费 1、午餐标准伙食费为￥25/人，晚餐标准伙食费为￥30/人 2、初步决定参展人数为8人 3、参展时间为8天 ￥3,520.00 ￥3,700.00 交通费 1、交通工具：火车、地铁以及出租车 2、火车往返票价为￥500元/人，共8人 3、当地的地铁费用估计为￥10/人/天，共8人，7天 ￥5,016.00 ￥5,500.00 宣传广告费 1、广告费用：￥3000（整个展会期间的展馆广 告费） 2、产品手册：￥2000/（共1000本） 3、小礼品：￥1000 ￥6,000.00 ￥5,000.00 总预算 在以上预算的基础上加10%的杂项费用 ￥98,929.60 ￥89,100.00 展品准备 展会期间吸引客户的要素 1、创新性。