《商务秘书实两务》复习指南.docVIP

一、商务活动的基本特点： （1） 交易性 （2） 利益性 （3） 竞争性 二、.商务秘书工作的特点： （1） 辅助性 （2） 中介性 （3） 综合性 （4） 机要性 三、职业道德是指人们从事的特定的职业范围内所需遵守的一切行为规范的总和，包括职业责任、职业情感、职业纪律和职业能力。 商务秘书职业道德的内容 （1） 爱岗敬业，忠于职守，自觉履行自己的职责。 （2） 诚实守信，恪尽职责，把握分寸。 （3） 积极主动，当好参谋助手。 （4） 遵守纪律，严守秘密，守时守信。 （5） 谦虚谨慎，团结互助，踏实细致。 （6） 实事求是，保持默契。 （7） 勤奋好学，不断进取，开拓创新。 四、秘书知识构成层次 （1） 基础知识 （2） 相关知识 （3） 专业知识 五、.礼仪，是礼节和仪式的总称。仪式是使用在正式场合有固定程序的一整套礼节。 六、礼仪的特点 （1） 规范性 （2） 差异性 （3） 变化性 七、举止优雅的意义首先在于体现了自尊自信，而不是要显示自己多么有教养。举止优雅的人 一般动作幅度都不会太大，不靠张扬的动作来确立自己的信心、展示自己的重要。其次，举止 优雅的人表现了对于他人的尊重，即能够约束自己，不用粗俗的动作冒犯他人、想他人示威。 八、着装的基本特点 （1） 着装要与场合相适应 （2） 着装要明确目的 （3） 着装要符合自己的社会角色 （4） 着装要适合自身的条件 九、接待礼节有三个步骤：迎客、待客、送客。 十、R．S．V．P“敬请答复” 十一、西餐的座次安排 中西方请客的礼节有很多差异，其中明显的一点就是座次的安排不一样。西餐的经久是主客间 隔而坐、男女间隔而坐、夫妻分开而坐。目的是为了让大家都有结交新朋友的机会。即使餐桌 上放有座签，也不能擅自入席，必须等主人带领才可以，这一礼节与中餐相同。 十二、构成办公环境的要素 （1） 空气 （2） 光线 （3） 声音 （4） 空间 （5） 绿化 十三、办公管理程序的概念 办公管理程序，是指为了实现某项秘书工作目标，对工作中具有多个环节、步骤，且这些环节 、步骤间有规定性的时间顺序的活动或事务流程，进行科学有序地安排和管理，以优化工作流 程，使其逐步成为处理某项工作的固定模式和方法，以指导今后所有同类或类似的工作。 十四、办公管理程序的构成要素 （1） 时间因素 （2） 空间因素 （3） 事项因素 （4） 资源因素 十五、办公管理程序的特征 （1） 择优性 （2） 稳定性 （3） 可操作性 十六、办公程序管理的必要性 企业中的秘书人员具有从属性、辅助管理性和职能补助性的特点，因此，商务秘书的工作和职 责是具体、琐碎、繁杂，其操作过程、步骤、方法往往是重复性的。通过对于这些步骤和程序 的归纳和整理，总结出一套秘书事务工作的管理模式，将有助于秘书掌握最佳的工作模式和方 法，提高工作效率，避免重复劳动，减少工作疏忽。 十七、办公用品的管理 办公用品是办公的必备工具，秘书了解、熟悉办公用品的种类、采购方式、进出手续、库存管 理等相关知识。 （一）识别办公用品和易耗品 （二）办公用品的采购 要提高办公室的办公效率，就要保证办公用品适时、适量。按需求购进和发放，这项工作对保 证正常的管理和提高效率很重要。 （1） 合理计划 （2） 正确选择办公设备和办公用品的供货商 （3） 加强库存记录和库存监督，加强保管 十八、拨打电话的技巧 （1） 尽量选择合适的时间打电话 （2） 打电话前的准备工作 （3） 准确拨号，耐心等待 （4） 及时自我通报 （5） 要求对方做好电话记录 （6） 替上司拨叫电话 （7） 拨错了号码要道歉，绝不可一挂了之 （8） 如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话 （9） 运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话 十九、邮件接收程序 （1） 签收 （2） 拆封 （3） 登记 （4） 分类 （5） 及时处理邮件 （6） 将与自己有关的工作记录下来 （7） 呈送邮件 二十、值班工作的要求与管理 （一）值班工作的基本要求 （1）监守值班岗位 （2）认真处理事务 （3）热情接待来客 （4）加强安全保卫意识 （二）值班工作管理制度 （1） 岗位责任制度 （2） 交接班制度 （3） 信息处理制度 二十一、商务文书工作特性 （1） 纪实性 （2） 实效性 （3） 规范性 （4） 事务性 二十二、商务文书工作原则 （1） 准确 （2） 及时 （3） 安全 （4） 统一 （5） 简便 二十三、收文办理 收文办理是指商务秘书对来自本单位外部的文件所实施的处置与管理活动。其过程是接收文件，从中提取有用信息，解决其所涉及的有关问题。商务秘书通常负责处理涉及上司和相关职权范围的各类文书。 收文办理程序包括文书的签收、拆封、登记、分发、传阅和拟办、批办、承办、催办、注办。 （1） 签收 歉收时至收件人