第4章 Acess数据表视图应用.pptVIP

第4章 Access数据表视图应用 学习并掌握Access数据表视图结构与功能 掌握在数据表视图中进行数据编辑的操作方法 结合“教材征订管理信息系统”数据库应用系统完成Access表数据编辑 掌握在数据表视图中进行数据查找、替换的操作方法 掌握设置数据表视图格式的操作方法 了解隐藏数据列、冻结数据列的操作方法 掌握数据排序、数据筛选的操作方法 掌握数据导入、导出的操作方法 4.1 Access数据表视图概述 对Access表中数据所进行的所有操作都在Access数据表视图中进行。Access数据表视图形式如图4-1-1所示。图4-1-1所示为“教材征订管理信息系统”数据库中的“课程信息表”的数据表视图。 在Access数据表视图中，显示的不再是这个表的结构属性，而是这个表中存储的数据。数据表视图的每一列称为一个字段，每一行称为一条记录。例如，“课程信息表”拥有7个字段，目前拥有11条记录。如图4-1-1所示。 4.1 Access数据表视图概述 4.1 Access数据表视图概述 应用Access数据表视图进行数据操作，需要使用相关的菜单项和工具栏。 1．菜单栏上增加的功能 【格式】菜单如图4-1-2所示。【记录】菜单如图4-1-3所示。 4.1 Access数据表视图概述 2．工具栏上增加的功能 工具栏上增加的功能按钮，如图4-1-4所示。 4.2 Access表中数据编辑 4.2.1 增加记录 在关系数据库中，一个数据表被称为一个二维表，一个二维表的一行称之为一个记录，增加记录也就是在表的末端增加新的一行。可以有4种操作方法来实现在一个Access表中增加记录： 1．直接添加 直接用鼠标将光标点到表的最后一行上，键入所需添加的数据。即完成了增加一个新记录的操作。 4.2 Access表中数据编辑 2．应用“记录指示器”按钮 单击“记录指示器” 上的“增加新记录”按钮“ ”，光标自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 3．应用工具栏按钮 单击“工具栏”上的“增加新记录”工具按钮“ ”，光标也会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 4．应用菜单栏功能 单击“菜单栏”上的【记录】|【数据项】，光标就会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。 4.2.2 删除记录 当一个Access表中的一些记录不再有用时，可以从中删除它们，这称为删除记录。可以这样进行操作： 首先，必须选中需要删除的那些记录。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。 接着，可以有两种不同的方法删除被选中的记录：单击工具栏上的删除记录工具按钮“ ”；或单击鼠标右键，在随着出现的快捷菜单中单击【删除记录】。 4.2.2 删除记录 不论采用哪一种删除记录的方法，Access都会弹出一个删除确认对话框，如图4-2-1所示。在删除确认对话框中单击“是”按钮，即完成了选定数据记录的删除操作。 4.2.3 修改数据 Access数据表视图是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处，键入新的数据，就可以键入的新数据修改光标所在处的原有数据。 4.2.4 查找、查找并替换数据 1．查找数据 数据库中保存的记录通常都是很多的。若需查找某一个特定数据，靠操纵数据表在屏幕上下滚动来实现将非常困难。可以借助Access提供的查找功能来实现快速查找。在一个Access数据表视图中，单击菜单栏上的【编辑】|【查找】，或单击工具栏上的查找工具按钮“”，即可弹出“查找和替换”对话框如图4-2-2所示。 4.2.4 查找、查找并替换数据 在“查找和替换”对话框的查找卡上，有4个选项将直接影响查找的结果。“查找内容”组合框用于输入所需查找的数据；“查找范围”组合框可列出当前表的所有字段名，选择一个以确定将在哪一个字段中查找数据； “匹配”组合框可列出各种匹配方式；“搜索”组合框可用于设定查找进行的方向。 4.2.4 查找、查找并替换数据 2．查找并替换数据 时常会有这样的需要，表中的某一字段下的很多数据都需要改为同一个数据。这时就可以使用“查找并替换数据”功能。单击菜单栏上的【编辑】|【替换】，或在图4-2-2所示对话框中单击“替换”卡片，即可弹出“查找和替换”对话框如图4-2-3所示。 与图4-2-2相比，图4-2-3所示对话框中多了一个“替换为”组合框。在该组合框中应填入将要替换成的值。 4.2.4 查找、查找并替