第八讲项目沟通管理.pptVIP

项目沟通管理 学习目标 一、项目沟通管理的重要性及其内容 在1995年，斯坦迪什集团研究发现，与IT项目成功有关的三个主要因素是：用户参与、主管层的支持和需求的清晰表述。所有这些因素都依赖于拥有良好的沟通功能，特别是非IT人员。 沟通与社交技能是IT人员的“软技能”，它经常与技术技能交织在一起，但是在传统教育当中对这方面重视不够。 IT沟通管理的目标及内容 IT沟通管理的目标是及时而适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的信息。 这个管理过程包括：沟通计划的编撰、信息发送、绩效报告和收尾管理。 二、沟通计划编制 描述信息收集和文件归档的结构，这一结构用于收集和保存不同类型的信息。如成员参与会议的信息、供应商产品样本信息、新产品信息等如何传递和保存等。 描述什么信息送给谁、什么时候和如何发送的发送结构。如报告的状态是口头还是书面的？实施者是不是收到不同格式的报告？ 沟通计划 传送重要项目信息的格式。是口头或书面报告的格式？是否所有的缩写词和定义都有一个列表？模板和主要报告的实例等？ 用于创建信息的日程表？是否已经分配资源去创建、聚集和发送关键项目信息？利益相关者是否知道在什么时候期望不同的信息？什么时候他们需要参加重要的会议等。 获得信息的访问方法。文件查阅的权限、文件保存的形式？谁能出席会议等。 沟通计划 随着项目推进和发展，更新沟通管理计划的方法。做出变更时谁来更新沟通管理计划？新的计划如何发送？ 利益相关者的沟通分析。知道什么信息发给哪一个利益相关者；项目组织结构图是识别利益相关的出发点。 项目沟通利益相关者的分析举例 三、信息发送 在适当的时间，以有用的格式送给适当的人，这与在第一点采集信息同样重要。 使用技术改善信息发送。 如借助于一个管理信息系统，可以把项目文件、会议记录、客户要求及变更请求的状态等等组织起来，做成电子格式使用，也可以保存在一定的存储设备，或放在企业内部网、外部网上使用。 信息发送 发送信息的正式和非正式方法。 非正式的口头沟通是一种发送信息的有效方式，但技术人员有忽视它的倾向。项目的非正式讨论可以建立和发展人员之间的关系。 有效地发送信息依赖于项目经理的团队成员的良好的沟通技能，沟通的方式可以是说、写和听等。开”站立“会议，发送电子邮件、电话　、网页等。 媒介选择表 沟通复杂性的确定 沟通渠道的数目＝n(n-1)/2 信息发送 信息发送中的另一个重要方面是项目中人员的数目。沟通的复杂性会随着项目里人数的增加而增加。 提供一个多种沟通方法和一个能促进坦诚对话的环境是很重要的。 地理位置和文化背景也会影响到项目沟通的复杂性。这来自于语言和文化的差异。 四、绩效报告 绩效报告使利益相关者知晓为了取得项目的目标，是如何使用资源的。 项目计划和工作成果是绩效报告输入的重要内容。 绩效报告的主要输出包括状态报告、进度报告、预测和变更请求。 绩效报告的输出 状态报告（status reports）：介绍项目在某一特定时间点上所处的位置。它要说明的的，从达到范围、时间和成本目标上讲项目所处的状态。如已经花费多少资金？完成某项目任务要多久？工作是否如期完成？ 绩效报告的输出 进展报告（progress reports）:介绍项目团队在某一特定期间内所完成的工作。许多项目的做法是要求每个项目团队成员准备一份月度报告进展报告，有时是每周进展报告。 绩效报告的输出 项目预测（project forecasting）：是在过去资料和发展趋势的上，预测项目未来的状态和进度。根据当前事情的进展情况，预计完成项目要多长时间，完成项目需要多少资金？ 绩效报告的另一种重要方法是状态评审会议。 五、管理收尾 项目或项目的阶段需要收尾。管理收尾包括验证项目的成果并归档。这个过程就是发人和客户对项目产品的正式接受。 项目收尾的重要输出是项目档案、正式接受和取得的教训。 六、改进沟通管理的建议 利用沟通技能解决冲突 布莱克和摩登描述了5个基本的处理冲突的模式：面对模式、妥协模式、圆滑模式、强制模式、撤退模式。 发展更好的沟通技能 召开有效的会议 使用项目沟通模板 建立沟通基础结构 项目描述模板 月度进展报告模板范例 七、使用软件辅助沟通 使用软件辅助沟通 * *