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一、光盘档案的记录原理与种类 （一）光盘的记录原理 光盘技术是利用激光束的发射和反射来记录和读取信息的技术。光盘信息存储是通过记录介质在激光作用下产生物理变化而实现的。其记录方式有烧蚀记录、变形记录、相变记录、磁光记录等，目前光盘的记录方式较多采用烧蚀记录。 第三节 光盘档案管理概述 第八章 声像档案管理概述 第二节 文档管理系统简介 D B C A 二、功能与特点 三、模块设计 四、基本使用方法 Add Your Text 一、系统的目标 第七章　文档管理现代化 一、系统目标 保证电子文件的行政有效性和法律证据力度； 确保电子文件最大程度地支持机构的职能活动； 保护电子文件的完整、真实与可靠，维护系统内的记录长期可读； 保证机构内、外在线文件的检索和利用； 保证系统中所存储的信息安全、可靠； 确保系统的各个环节符合相应法律法规的要求； 保护系统内的电子文件中涉及的个人隐私与知识产权； 确保文件在完成现行期后的归档与线移交。 第二节 文档管理系统简介 基本概念：文档管理系统，是为了存储与检索文件而开发的信息系统，它控制着记录的创建、存储与被存取的功能，它保护着记录的真实与可信。文档管理系统，是为了存储与检索文件而开发的信息系统，它控制着记录的创建、存储与被存取的功能，它保护着记录的真实与可信。 第七章　文档管理现代化 二、系统功能与特点 档案接收 档案整理编目 档案利用 全宗管理 查阅利用 多媒体文件管理 目录管理 案卷级档案管理 卷内文件管理 自动归档处理 数据录入 一键扫描 全文录入 数据统计报表 利用效果分析 档案编辑 光盘打包管理 开放档案鉴定 …… 文档管理系统具有两大特点：一是全面性；二是连续性。 第二节 文档管理系统简介 第七章　文档管理现代化 三、模块设计 第二节 文档管理系统简介 第七章　文档管理现代化 文档管理系统 文档管理系统 文件收转 系统模块 文件管理 系统模块 信息利用 系统模块 信息安全 系统模块 四、基本使用方法 进入系统 文件归档 档案整编 文档检索与利用 系统设置 文档管理系统的主界面 第二节 文档管理系统简介 第七章　文档管理现代化 系统使用方法举例： 　　　进入单件归档的目录管理界面后，可进行针对单件文件的添加、刷新、查询、打印、分件、归档、调序等相关操作。如下图所示： 第七章　文档管理现代化 第二节 文档管理系统简介 第三节 电子文件管理 D B C A 二、电子文件的采集 三、电子文件的传送 四、电子文件的鉴定 Add Your Text 一、电子文件生成阶段的管理 第七章　文档管理现代化 E 五、电子文件的最终处置 一、电子文件的生成 生成，指电子文件产生的过程，它是电子文件生命周期的开始。一般说来，电子文件来源于两个方面：一是职能部门自身创建的；二是从工作网络上采集的。 电子文件生成阶段的两个重要任务：一、电子文件的命名；二、文件夹的命名。 第三节 电子文件管理 第七章　文档管理现代化 唯一性 概括性 关联性 规范性 电子文件命名原则 二、电子文件的采集 采集，指在一个文档管理系统中对文件进行捕获、登记、分类、添加元数据和存储的过程。电子文件形成后要及时进行采集，以防信息损失和变动。 电子文件的采集范围可按照国家关于文件归档范围的现行规定执行，使有保存价值的电子文件得以留存。由于电子文件不同于纸质文件，在采集时除考虑文件自身价值外，还应考虑到文件的复杂程度和文件的管理要求两大因素，以保证被采集文件的完整性。 元数据可以充分描述文件的特征，为用户提供多途径检索，精确定位系统内文件被保存位置，并支持文档管理系统的各种管理功能。元数据的采集来源是多样的，有的可以直接从原文件内容中提取，有的来自软件程序的自动记录，有的由文件的传送路径和存储服务器来提供。 第七章　文档管理现代化 第三节 电子文件管理 三、电子文件的传送 电子文件的传送，是指电子文件在机构业务活动中的发文、文件流转和收文等过程。 必须重视两个问题： 文件格式问题：必须充分考虑文件的传送与读取，选择一种规范的文档格式，使电子文件能实现跨平台、跨软件的无障碍流通。 信息安全问题：可采用加密、信息隐藏、防火墙、虚拟专用网、反病毒等安全保障措施等措施，保障传输过程中的信息安全。 第七章　文档管理现代化 第三节 电子文件管理 四、电子文件的鉴定 内容鉴定 技术鉴定 　　　 电子文件的鉴定，是指鉴别电子文件的价值，确定其保管期限的过程。鉴定工作应由文件形成部门与档案部门合作完成。 鉴定至少应能回答三个问题： 是否需要保存？ 应在哪里、如何保存？ 保存多长时间？ 各机构应根据相关的政策法规、自身需求和条件，确立“电子文件保管期限表”。 第七章　文档管理现代化