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第七节 通讯工作 第一节 日常工作 一、值班工作 1、值班的类型：（1）按职责范围：综合值班、专项值班（2）人员分工：固定值班、轮流值班（3）按时间特征分：永久性、临时性 2.值班工作作用：联络作用、过滤作用、应急作用、窗口作用。 3.值班工作任务：承接上级指示、负责电话应对、接待来访人员、掌握领导的行踪、承办临时事项、确保机关安全、编写值班材料。 4.值班工作制度：岗位责任制度、请示报告制度、交接班制度、保密制度、安全防范制度。 5、值班人员的要求：认真负责、待人热情、高度警惕 二、印章管理 1.印章的作用：权威作用、代表作用、凭信作用 2.印章刻制：法定组织的成立，由批准该组织的上级领导机关刻制并颁发公章，本组织无权刻制公章。印章的规格，一般由现状、尺寸、字形、图形、排列等项目组成。刻制印章，必须慎重选择合适的承制单位，履行正式审批手续，实行严格的监督。 3.印章的颁发：由上级领导机关向其所属下级领导机构颁发。 4.印章的使用：一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不要擅自作主。建立用印登记簿。 5.印章的保管：专人保管、在办公室内使用、文秘人员亲自盖章、保持印章清洁、防丢失防盗。 案例：1998年2月27日下午1时许，上海市某区某养鸡场会计于某拿着一份该场拖欠某粮油公司52万余元债款的“还款计划”急匆匆走进镇政府办公室，找镇政府秘书姚某，于会计是受单位负责人丁某之托来盖担保章的。姚某稍稍瞄了一下就毫不犹豫地打开抽屉盖了章。第二年6月，养鸡场由于经营不善，未能履行还款义务，法院判决镇政府承担赔偿责任。 三、领导日程安排 1.领导日常活动的范围：接待、走访慰问、庆典仪式、会议、考察、商务旅行、会见会谈、其他日常活动 2、日程安排的原则：统筹兼顾，有急有缓；围绕中心，突出重点；力戒排场，求真务实 ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务； 再做重要而不紧急的任务，即 B类事务；后做紧急而不重要的工作，即 C类事务； 再处理就是 D类，可做可不做的事务，这样安排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。 练习： 某单位领导班子构成情况如下：李某，总经理，主管全面工作；张某，副总经理，主管财务；孙某，副总经理，主管办公室行政；王某，副总经理，主管业务。根据一周工作安排和临时活动，周二的工作有：1、与某乡政府洽谈征地建厂事宜，总公司准备投资2000万元；2、一家外资企业洽谈产品代理事宜；3、总公司年度审计工作总结表彰会；4、新扩建的食堂竣工 2.领导日程表的种类和编制：年度计划表、月计划表、周计划表、日志；日程表应简单明了，由领导意向决定，留有余地，备忘录，等等 3、约定及其注意事项 4.日程表的落实、变更和调整：提前、衔接 5.OA管理：日程管理自动化 练习： 一位没有事先约定访谈时间的客人要求将自己的到访由李秘书通知单位的王局长，而王局长全天活动已有安排。王局长指示李秘书想办法解决这—-问题。你能否提供三个方案使李秘书顺利解决此问题? 参考： A委婉答复客人：局长今天没时间，可否记下来访的内容及要求日后答复。 B请示局长能否请别人代为接待，并让询客人意见。 C热情但坚定地回复客人：对不起，今日不能约见，请另约时间再来。 四、领导交办事项 1.特点、范围：广泛性、临时性、具体性、紧迫性；文书工作、会务工作、信访工作、信息工作、调研工作、督查工作、联络工作、协调工作、接待工作和其他交办事项10项 2.原则：积极主动，千方百计；既要符合政策，又要灵活变通；件件有着落，事事有回音。 3.注意的问题：态度和蔼，协商解决；坚持原则，按章办事；一视同仁，不分亲疏。 五、机要工作 1.机要工作及其特点：处理涉及党、国家和军队等“机密的事”，称为机要工作。具有保密性、内部性、实务性、时间不确定性的特点。 2.机要文件打印要求：打字，对机要文件进行登记，专人打字校对，防止泄密；付印，登记付印时间和份数，专人承印，防止泄密。 3.机要秘书的工作事项：分类登记传阅反馈收文、查办领导的电话事务、替领导查阅资料、收存资料、了解领导去向、印章管理和内收发等。 六、安全保卫工作 1.安全保卫工作的任务：宣传教育、内部治安管理、要害部门安全、保密、领导本单位安全工作、监督本单位刑释人员。 2.机关保卫工作的范围、重点：文件资料和机要室、档案室、章印保管室、会计室、计算机室等12个部位。重点范围是省以上机关的高级领导。 ? 七、宴请活动 1、工作程序（1）准备阶段：确定对象规格范围；确定时间地点；通知；现场布置（2）进行阶段：迎宾、等候休息、入席、宣布宴会开始、介绍主要来宾、致辞、祝酒、就餐交流（3）结束阶段：