接待中心职责及管理办法.docVIP

双欣环保材料股份有限公司 接待中心管理方案 一、主要职能： 1．接待中心隶属于行政部管辖。协助行政部管理公司的接待工作 2．负责研究制定公司接待工作的管理制度和实施方案，并组织实施。 3．协助行政部对重大活动的策划、组织、实施，并负责来公司考察、调研、指导工作的上级领导的接待服务工作。 4．为公司领导提供准确的接待信息。 5．负责公司领导外出考察活动的组织筹备。 6．负责各种大型活动和重要接待的内外联络和服务工作。 7．协助行政部完成公司交办的其他接待任务。 二、主要职责： 1．严格遵守接待规范，为领导、宾客提供热情周到服务。 2．发扬勤俭节约的优良传统，坚持厉行节约，反对铺张浪费。 3．详细掌握本地区酒店联系方式，服务接待能力和特色，建立健全接待信息库，为领导选择会议场地和接待用餐提供准确数据。 4．准确掌握来宾的具体情况，包括性别、职务、级别，做出接待标准。若有变动，及时向有关领导汇报。 5．一般接待尽量安排在公司内进行，重要接待必须制定接待预案，精心策划，周密安排，做到疏而不漏。 6．根据来宾的身份和抵达日期、地点，必要时安排有关领导或人员到车站、机场迎接。 7．任何业务部门接待必须向接待中心提前申请，经审核确认，主管领导同意方可进行。 8．重要接待必须熟悉辖区道路通行能力，实地采集通行的时间及里程，为领导安排来宾参观考察当好参谋助手。 9．负责接待礼品、接待物资的采购及接待经费的结算。 三、实施方案 （一） 受领接待任务 ??经有关领导批准后，接待中心受领接待任务。 （二）了解接待对象情况 接待中心受领接待任务后，详细了解接待对象的有关情况，包括： 1.主要来宾情况，包括姓名、性别、民族、单位、职务、饮食和起居习惯等。 2．来企业的目的、到达时间、主要活动、日程安排等。 3．其他来宾及陪同人员相关情况。 4 .其他情况，包括交通方式、联系方式和需要接待方办理的特殊事宜等。 ?（三） 重要接待必须提出接待预案 ?依据接待任务和领导要求拟订接待预案，内容包括： 接待对象主要情况。 参与接待的领导名单。 来宾主要活动和日程安排。 接待任务涉及的有关工作文件、资料及负责部门。 主要接待活动安排： a 礼仪安排，包括迎接、领导会见、陪同活动、欢送等； b 食宿安排，包括房间安排、客房布置、就餐方式、地点、饮食、宴请和陪餐人员安排等； c 车辆安排，包括来宾主车、工作车、行李车、备用车等； d 其他安排，包括安全保卫、交通疏导、卫生防疫、天气预报、新闻报道等； e 到生产现场活动情况安排 f 陪同领导的住房、乘车、就餐安排； g 责任分工，根据接待任务要求，明确各相关部门的责任及负责人； h 联系电话，包括主陪领导、接待人员、驻地值班电话等。 ?（四）接待预案审批 接待预案拟订后，报主管领导审批。 （??五）重要活动前期准备工作 根据接待方案协调有关部门做好各项前期准备工作。 1 .食宿安排。 ?a 客房。根据需要对房间布置、配套设施、宣传资料、洗浴卫生用品提出明确要求； ??b 就餐。确定就餐地点、就餐方式，对餐厅的环境卫生、食品检疫等提出要求，结合主宾饮食习惯及要求确定食谱，必要时印制就餐座位卡等。 2．活动安排。 （1）上级领导来公司视察、调研或进行慰问活动安排。 ????a 根据上级领导来公司情况，协调有关部门准备汇报、座谈材料。 ????b 提前准备视察、调研点及所在厂区的基本情况，并提前进行现场勘察，做好迎送、资料准备、情况介绍、参观路线等工作； ????c 汇报会、座谈会等会议安排，协调有关部门按照公司有关制度执行。 （2 ）外地宾客、客户来公司参观、考察、学习等业务活动安排。 ????a 在宾客房间摆放公司概况、产品等外宣品； ????b 根据来宾具体要求，安排活动内容，并通知有关部门提供相关资料。 ??3 .行车安排。按乘车方式、车辆类型等要求，确定主车、工作车、等各种车辆得的到位时间。通知沿途高速路口、收费站，做好有关车辆免检通行安排。 ??4 .安全保卫。协调保安、交警等有关部门，制定安全保卫、交通疏导方案，做好各项准备工作，确保接待过程中迎送、路途、驻地及活动场所的安全有序。 ? ?5. 卫生防疫。重要接待要协调卫生、防疫等部门，做好来宾紧急救护准备、随行保健以及客房、餐厅、会议室的环境卫生和食品检疫等工作。 ? ? 6 .新闻报道。通知新闻单位，按领导要求做好宣传报道有关准备工作。 7. 联系电话。掌握主陪领导、接待人员及相关部门负责人的联系电话，印制接待任务联系电话表。 ? 8. 印制接待手册。重要接待任务，印制包括天气预报、住房就餐安排表、活动日程、乘车安排、参观考察点情况简介、陪同领导名单、参加接待工作人员联系电话等内容