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办公室常务培训 二〇一一年九月二十日 培训内容 一、办公软件操作 Word文本文档 Excel表格 二、办公室日常工作 1、日常事务 ①物资管理 ②值班管理 ③文档管理 ④各类通知、表格、证书的制作 2、外务项目 ①办公室文件打印与复印 ②奖状、聘书收集、盖章与发放 ③活动的场地、教室、横幅的登记与申请 3、会务管理 ①受主席团委托、协助召开和参与召开社团代表大会、社团负责人会议、常务委员会 ②做好各种会议会前的准备工作，包括会前签到、记录、整理工作，会后的总结、誊写工作 三、礼仪方面 一、 Word的操作及注意事项 页面设置（文件） 页眉页脚（视图） 问题：首页不同如何设置？ 文件-页面设置-板式-页眉页脚-首页不同 字体设置 段落设置（首行缩进、行距、段落分栏格式） 编码右对齐（作目录时常用） 操作方法:画表格，然后把页码都放到一列格子里，右对齐或居中，然后的线条消隐 小技巧 CTRL+A全选 CTRL+N新建一个新的文件 CTRL+O打开“打开文件”对话框 CTRL+P打开“打印”对话框 CTRL+S保存当前操作的文件 CTRL+X剪切被选择的项目到剪贴板 CTRL+C 复制被选择的项目到剪贴板 CTRL+V粘贴剪贴板中的内容到当前位置 CTRL+Z 撤销上一步的操作 二、档案管理 档案管理应穿插在整个日常活动中 三、各类通知、表格、证书的制作 （一）通知的制作的注意事项： 1、格式方面 2、内容方面 3、落款 4、序号问题 5、红头文件的制作 1、格式方面 行间距：固定值24磅 字体要求： 标题部分：字体----黑体、加粗，字号----二号（或小二） 正文部分：字体----宋体，字号----四号（或小四） 2、内容方面 称 谓：各院团总支、学生分会： 开头语： 例：为构建和谐校园，浓厚校园新文化，也为提升青年学生综合素质，培养大学生的演讲口才能力，提高大学生思维能力、应变能力和语言表达能力，传承五四精神，了解参与世博，实现自我理想。根据淮阴工学院第五届社团巡礼既定方案，淮阴工学院世博演讲比赛将于5月16日举行，现将有关事宜具体通知如下： 一篇通知所应包含的内容和大体格式： 一、活动主题： 二、主办单位： 承办单位： 三、参赛对象： 四、报名要求：（报名要求中一定要有明确的报名时间和报名地点） 五、比赛时间及地点安排 比赛时间： 比赛地点： 六、赛程安排：（一定要说清楚比赛的要求） 七、注意事项 八、奖项设置 附：比赛报名表（报名表视具体情况而定） 3、落款 共青团淮阴工学院委员会 二O一O年十月一日 4、序号问题 一、 ㈠、 1 、 ⑴、 ①、 5、红头制作 具体格式与通知格式相同但有区别 1、工号：团淮工院 [ 2009 ] 号 2、通知二字的调整，一定要调到红头打印纸的括号中间 3、称谓：各院团总支、学生分会，各学生社团： 4、落款：共青团淮阴工学院委员会 二O一O年十月一日 主题词：第四届 干部调整 通知 报：院党委 送：各院团总支 （二）各类表格、证书、聘书的格式及制作，以及各种邀请函、贺信、致辞的书写 四、外务方面 （一）奖状、通知、红头等盖章的注意点 首先去团委找冯老师，将所要盖章的资料给冯老师看，待冯老师审批同意后，再去找左蕾老师（左老师办公桌在冯老师左边第二张办公桌）拿章。 盖章时要注意：章要盖正，团委的章不能低于社联的章，注意不同通知、奖状、红头盖章的区别。 （二）教室申请流程 1、正确填写教室申请单，注明是否使用多媒体 2、去YF11团委办公室找冯老师打印正规的申请表（并让冯老师签字或盖上团委章） 3、去YF10教务行政科办公室找张万芳老师签字、盖章 （三）横幅悬挂申请流程 1、去行政楼315宣传部办公室填审批表（横幅长10米、宽1.5米，字体：宋体，红色幕布，白色字色） 2、去行政楼111保卫处综合科找王主任签字 3、去北园门口印刷厂复印一份【一份交保卫处值班室，一份带回社联存档】 （四）场地、设备申请表的使用 一式分红、白、蓝三份，一份社联存档用，一份交团委，一份交给申请单位 1、确认申请时间不与其他活动有冲突。然后指导申请单位正确填写申请表，内容要详细，要包括申请人联系方式 2、问财务部是否要交纳押金，如果收取了押金，让财务部签字 3、再是找场备部部长杜成签字，确认场地、设备使用无冲突 4、去团委11楼找冯老师签字 5、