会议服务方案.docxVIP

会议服务方案 一、目的 为了更好地体现**公司的国际化、职业化形象，规范会议接待行为，也为了提升物业自身服务水平，提供多元化服务，做好会务服务的支撑工作，提高服务质量。 二、会议服务对象： **武汉研究所有会议需求的部门。 三、会议分类： 将会议按照所服务的客户群体进行如下分类： 会议级别 等级 客户群 备注 一级 VIP+ 所长、市级省级领导、机关领导等 包含媒体采访 二级 VIP 部门领导、所长、其他分部领导 包含高校招聘会、分部间交流会议 三级 一般 部门内部会议 包含各类培训、小型研讨会、座谈会等 四、承接服务类型： 服务类型 基础服务 增值服务 礼宾礼仪 服务内容 1、现场布置； 2、设备调试； 3、会场整理； 1、特殊饮品（茶叶、咖啡等）； 2、物品（简单文具、鲜花、横幅、文化礼品等）； 3、茶歇（果盘、茶点）； 1、接待（司仪）； 2、主持； 3、外请节目； 4、会场布置策划。 五、会务人员资质及会议安排 1、会议服务人员资质要求： 岗位 学历与资质 人数 素质要求 会务接待专员 1、专科以上学历，英语口语良好； 2、年龄22-30岁，身高165CM以上，形象气质佳； 3、酒店管理、旅游及空乘专业优先； 4、具备礼貌礼仪、会务服务基础，服务意识佳。 2人 1、具有良好的服务意识及服务精神； 2、具备良好的沟通理解能力，反应敏捷，突发事件应变能力较强； 3、工作积极主动，责任心强；4、心态平和，亲和力好，言谈得体，有上进心。 说明： （1）人员配备：共2名接待专员，特殊情况需临时增加人员可抽调前台兼会务接待，以满足紧急需求为原则。 （2）人员要求：女性、身高1.65m以上，年龄22-30岁之间；大专及以上学历，具备酒店管理、旅游管理、空中乘务等方面的知识，掌握接待服务礼仪及形体礼仪知识，了解会议服务流程，具备较强的听、说能力，能够进行简单的英语对话。 （3）素质要求： 具有良好的服务意识及服务精神； 具备良好的沟通理解能力，反应敏捷，突发事件应变能力较强； 工作积极主动，责任心强； 心态平和，亲和力好，言谈得体，有上进心。 （4）会务接待专员工作职责： 客户接待环境的保障； 会议区域管理； 规范化会议服务； 现场接待指引； 现场活动支撑。 （5）会务接待专员工作内容： 研究所会务接待总接口，负责前期的需求确认，判断是否接待，接待的 类型； 根据确认的接待需求，以天为单位排班接待支撑资源（依据时间排班，如果客户非常重要，可适度调整）； 负责每次会议接待的公共支撑，包括：接待电子流、园区路线指引、讲解、拍照、鲜花、横幅、茶歇等； 做好日常接待用品的登记及管理； 做好日常公共接待资源环境看护； 做好日常接待统计分发，每月输出接待总结月报； 整合周边资源，如周边各餐饮店、鲜花店、礼品店、水果店、酒店、礼仪公司等； 研究所大型活动支撑及礼宾礼仪服务的统筹、报价。 （5）保密要求：按**信息安全规定，严守客户信息、公司机构、部门分布及人员通讯信息，签署保密协议。 （6）考评要求：需求部门评价结果作为对方服务质量评价主要依据，同时参考现场抽检及月度考核结果。 （7）薪酬要求：参考业界标准，为保证服务质量，所有薪酬实际发放与合同要求保持一致，暂按专员薪酬标准（7314.3元/月/人）结算。 2、人员安排： 服务类别 会议人数 会务人员安排 会议级别 基础服务 不限 1 一般（三级） 增值服务 50人以下 2 VIP（二级） VIP+（一级） 50人以上 4 （其中2人为前台抽调） 礼宾礼仪 按需求 根据实际情况进行人员安排及各项费用报价 不限 说明： （1）本着勤俭、精简、高效的会议原则，原则上按照会议级别判断承接服务类别，进行人员安排，因特殊需要，可按实际情况根据需求方申请承接； （2）物业承担会议接待的“软件”服务，其他会议用品均由需求方承担，详见费用承担部分。 六、费用承担与结算： 1、费用承担原则： （1）武研所承担的费用包括：茶具、茶、咖啡、纸巾、消毒液等日常用品费用； （2）每次会议的具体费用由会议需求方负责，具体包括： a）资料、文具费用； b）文化礼品费用； c）鲜花、横幅、茶歇、果盘等会务费用； d）就餐、车辆等费用。 （3）上述费用原则上由甲方承担，若有特殊情况需要物业提供的，由会议需求部门负责人以纸面形式提出，会务专员负责询价、报价，首选与**有协议的供应商，待需求部门负责人签字确认后方可购买，开具发票，与**公司月结。 2、费用结算： （1）会务接待专员从到岗之日起计算，与其他人员薪酬支付方式相同，按月结算； （2）临时抽调人员按会议时间，20元/小时进行补贴，每月凭《会议服务登记表》与需求电子流对应结算； （3）对于会议中临时产生的费用，实报实销，按月结算。 附件：