电子邮件礼仪课件(PPT 40页).ppt

电子邮件礼仪 （Rev. * * 大纲 2 4 3 3 3 1 电子邮件礼仪的目的 电子邮件的收件人和主题 电子邮件的内容、结尾、附件 电子邮件的回复、转发 * * 你会很惊讶地发现在当今这个时代，一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要，许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复，或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题。非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者，会使你的公司很有竞争力。 Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C * * 为什么需要电子邮件礼仪？ 电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： 专业特性： 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象，“我很专业！” 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 效率: 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 严肃性 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性 本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪，学会应用，必使您获益良多 * * 1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC) 收件人(To List) 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List) 需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 密送（BCC List) 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TOCC的人知道 思考： 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管已经审核过了，而实际上你的主管并不知情 * * 2. 收件人、抄送和密送注意事项 出部门邮件，必须抄送给部门主管（总监、经理、副经理），出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 思考：内部讨论定价问题被客户知道了 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人，以节省大家的时间 不建议使用密送 BCC有可能看不到TOCC的人，BCC的回复有可能让TOCC的人看到 回复邮件时注意 要根据邮件内容修改“收件人”和 “抄送”名单， 不要随便就回复给所有人，通常不使用“回复全部” * * 3. 禁止使用“群发邮件” 因使用“群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡见不鲜 除了董事长/总经理“致全体员工”外，其他人禁止使用群发邮件 通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主管负责传达(这是部门主管的责任) 不要自认为“这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这样，你出错的机会就多一次。 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责发送 * * 4. 邮件主题 主题一定要写，不能为空 主题必须具体，不含糊，且有意义 例如：生产部周工作例会会议记录” 当回复邮件时，要修改主题以反映新的内容 邮件回复或转发多次后，主题前面会自动添加“回复”、“Re”、“Fw”等，你要适当删除，保留最多两个。这样的例子就没有意义，如： 在资源管理器中使用快捷方式发送邮件时，请删除主题中的“发送附件：”，不要出现“发送附件：XXXX” Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜 * * 不要使用“万金油”邮件主题 主题的含义要具体且有意义 以下的主题不够具体，不方便收件人理解 * * 5. 回复邮件时注意：主题与内容相符 主题要与邮件内容相符，特别注意在回复邮件时或转发邮件时，要根据邮件内容修改主题。 以下例子不应是回复邮件，而是要新建邮件 * * 6. 主题不是正文 不要把邮件正文内容写在主题中, 除非只有简单的一句话 以下是不恰当的邮件主题 * * 7. 称呼 邮件要有称呼 称呼要和收件人清单一致，不含抄送人 当收件人为多人时，称呼可用： 各位： 各位领导： 各位同事： Dear all,(如为英文邮件，要用逗号) * * 8. 邮件正文 正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。 按逻辑顺序安排邮件内容 首先：开门见山，点明问题 其次：细节描述，背景说明 接着：提供支持性材料或附件 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后 6W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，时因法） 清楚表达你的观点 每个项目都需要有一个责任人和截止日期 注意 邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中 * * 9. 避免错别字 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失 如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。如果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到word中进行中文语法检查 特别注