企业人事档案管理办法.doc

Page PAGE 2 / Total NUMPAGES 5 人事档案管理办法（试行） 目的 为了规范公司劳动人事档案管理工作，对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料的完整性，防止材料损坏和遗失，以及便于人事档案材料的使用，特制定本管理办法。 适用范围 本公司员工人事档案日常管理。 管理原则 安全、保密、清晰、完整。 管理职责 4.1人力资源部：负责按本管理办法对公司所有员工的人事档案进行管理： 档案类别 保管人 高层经理档案 人力资源总监 中基层管理人员档案 人力资源部经理 公司总部人员档案 薪酬福利专员 分支机构人员档案 分支机构人事专员 4.2管理者和员工：严格遵守和执行本管理办法。 人事档案管理程序 5.1 人事档案建立 新员工入职之日，由人力资源部为其建立一个独立的人事档案。人力资源部首先对档案材料进行收集和整理，如收集的是复印件必须与原件对照，准确无误后打印档案目录进行归案。人事档案包括但不限于以下资料： 入职登记表（公司提供表格） 个人简历（打印稿） 身份证（复印件） 毕业证书和学位证书（复印件）； 职称证书（复印件） 体检证明（原件） 个人照片1张 原公司离职和工作表现证明（原件） 专业笔试试卷（原件） 甄选与录用审批表（原件） 面试记录单（打印稿） 员工试用通知书（打印稿） 5.2 人事档案资料的添加 以下员工信息，在收到资料后三天内由人力资源部添加入个人人事档案： 公司接收的应届毕业生双方签订《就业协议书》、《就业推荐表》；实习介绍信、实习通知书、实习协议、承诺函、实习进度报告、实习鉴定、实习生返校手续。 试用进度报告，转正申请审批表及相关转正材料及考核资料； 员工与公司签订的《劳动合同》、《员工保密合同》、《竞业限制协议》、《职业培训协议》、《员工购房及付息补助协议》及办理市外户籍迁移等需补充的其它合同、协议书； 员工工资记录、调薪/降薪记录等； 员工职务变动调整通知书； 员工晋升、奖惩类相关资料； 员工培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料及考核相关资料 ； 员工离职申请、离职交接手续、离职访谈记录等； 员工个人资料：结婚证、独生子女证明等； 特殊岗位附加资料，包括司机、财务、外派财务、保安等补充担保书；外派财务人员另补充岗前培训协议书等。 员工变更的个人资料 员工新提交的个人资料 其他员工的个人信息等资料 5.3人事档案编号 公司人事档案划分在职员工档案及离职员工档案，分两种编号方式。 在职员工档案编号：以英文字母加工号依次排列。（如：C-489） 离职员工档案编号：以离字开头，加年号+数字顺序号依次排列。（如：离C-2007028） 员工离职后，其档案从在职档案中取出归入离职档案，按离职档案编号规则重新编号。该员工原在职档案编号为空，留新转正员工档案填充。 建立在职员工及离职员工编号表（电子版），以方便查询。 档案类别 在职编号 离职编号 高层经理档案 A-工号 离A-年号-数字顺序号 中基层管理人员档案 B-工号 离B-年号-数字顺序号 公司总部人员档案 C-工号 离C-年号-数字顺序号 分支机构人员档案 D-工号 离C-年号-数字顺序号 5.4 人事资料的定期更新与维护 员工有调动、薪资调整、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。 为确保员工人事资料的有效性，人力资源部必须定期（每半年一次）向员工发出更新个人资料的通知，按员工提供的最新个人信息更新人事档案和人事数据系统。 5.5 人事档案的查阅 人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，人力资源部必须合理存放，严格执行程序。员工档案资料是保密的，原则上只有公司领导及人事档案保管人员方可查阅，员工不能查阅其他人员的档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案，特殊情况按如下审批权限批准后方可调阅： （1）审批权限 档案类别 审批权限 高层经理档案 人力资源总监 中基层管理人员档案 人力资源总监 公司总部人员档案 人力资源部经理 分支机构人员档案 人力资源部经理 （2）查阅、借阅流程 员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅（借出），一般采取在人力资源部人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。各级管理人员查阅本部门下属员工的个人档案时，必须为员工个人资料情况保密，涉及到薪酬的部分由人力资源部保留。 如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行： 必须填写《人事档案借阅登记表》，按审批权限批准后，办理借阅登记手续才可借出。 借阅时间以两天为限，不得转借，拆卸、调换、复印。 归还时，由人力资源部按照人事档案